Kun kyse on vakuuttavista esityksistä ylimmälle johdolle, älä koskaan aliarvioi sitä, mitä voit saavuttaa kokouksessa ennen kokousta.
Kuvittele seuraava skenaario: Olet vihdoin napsahtanut paikan tärkeän johtoryhmän esityslistalle esitelläksesi "suuren ideasi" johdolle. Olet viettänyt päiviä tarkistaaksesi tietojasi, määrittämällä PowerPointin uudelleen ja tarkentamalla suosituksiasi.
Esitys sujuu todella hyvin. Sinä olet silmäkosketuksessa erekkeihin, otat huomioon kunkin päätöksenteon tyylin ja käytät jopa voimakkaasti vakuuttavia sanoja, kuten ”ilmeisesti”. Mielesi koputit tämän puistosta.
Mutta tällä ei ole merkitystä: Heidän päätöksensä ei mene sinun tietosi.
Myöhemmin päivällä, heijastaen tapahtunutta, se tapahtuu sinulle: He olivat päättäneet mieltään kauan ennen kuin kuulivat sinut. Jossain vaiheessa sen jälkeen, kun kokouksen esityslista oli lähetetty (mutta ennen kuin valitsit dia-napsauttajan), päätöksentekijät ennustivat kokouksen lopputulosta - etkä sinä ollut mukana.
Jos todelliset päätökset tehdään ennen kokousta, se ei ehkä riitä, että esität tapauksesi ja yrität voittaa sydämet ja mielet kokoushuoneessa.
Johtamisguru John Maxwell on kirjoittanut, että "hyvän kokouksen salaisuus on kokousta edeltävä kokous".
Maxwell kertoo kirjassaan Leadership Gold , mentorin neuvoja, joka kehotti häntä selvittämään etukäteen, mitkä avaintekijät tulevat olemaan missä tahansa kokouksessa ja tapaamaan heidän etukäteen joko yksittäin tai ryhmissä. Maxwell ja muut käyttävät ilmausta ”kokous ennen kokousta” viitatakseen prosessiin, jossa nämä avaintoimijat kirjautuvat sisään ennen suurempaa kokousta saadakseen sisäänostoonsa, kehittääkseen luottamusta ja välttääkseen sokeutta myöhemmin.
Vuotta sitten web-seminaarissa haastattelin lääketieteellisiä laitteita valmistavan yrityksen yritysviestinnän päällikköä. Hänen valitsemansa asiantuntija-aihe oli taito, jonka monien tavoittelijoiden on vielä kehittämättä: kuinka toimia tehokkaasti C-suite-johtajien kanssa.
"En voi kertoa sinulle kuinka monta kertaa olen nähnyt ihmisiä läsnä vanhemmassa johtoryhmässä", hän sanoi, "ja se on ensimmäinen kerta, kun kuka tahansa huoneessa kuulee koskaan siitä, mitä yrität vakuuttaa heidät tekemään. ”
Viestintäjohtajan mukaan yksi usein lausumattomista säännöistä tehokkaaseen työskentelyyn vanhempien johtajien kanssa on yllätyksien välttäminen - ja yksi hieno tapa saavuttaa tämä on ottaa vastuu kokouksesta ennen kokousta. ”Kysy päälliköiltäsi 15 minuuttia aikaa ennen suurta kokousta”, hän suositteli. ”Voit esikatsella ajatuksiasi ja ideoitasi ja kuulla heidän huolenaiheesi. Tee heistä osa prosessista niin, että suuren kokouksen tultua he tuntevat olevansa kiinnostuneita siitä. ”
Vaikka se voi tuntua epäviralliselta vuorovaikutukselta, älä ota mansetin ulkopuolelle lähestymistapaa; Suosittelen valmistautumista tähän ahkeraan 15 minuutin kokousta edeltävään kokoukseen kuin päätapahtumaan.
Tavoitteesi jokaisessa näissä ”mini-kokouksissa” on testata hypoteesisi kunkin toimeenpanevan johdon kanssa ja tuoda esiin pintaan mahdolliset huolenaiheensa ja vastaväitteensä, joita hänellä voi olla vähentääksesi todennäköisyyttä, että esityksesi suistuu radalta. Viime kädessä tavoitteesi on linjata jokainen johtaja puoltajaksi - ennen pääkokousta.
Yritystoiminnan viestintägurun suosittelemana tässä on joitain kysymyksiä, joita voit esittää potentiaalisille edustajillesi ideastasi:
- Onko tällä ajatuksella järkeä sinulle?
- Oletko samaa mieltä siitä?
- Onko tämä älykäs tapa sijoittaa aikamme ja rahamme?
- Soveltuuko tämä alueesi aloitteisiin? Jos ei, miksi?
- Ja jos on, tuletteko minua, kun esitän esityksen?
Jos vastaus on kieltävä, on paljon parempi, että tiedät nyt, kun sinulla on vielä mahdollisuus muuttaa suuntaa ja korjata kurssi ennen suurta kokousta.
Keskustelujen jälkeen et ehkä ole valinnut 100% tärkeimmistä päätöksentekijöistä puolustajiksi, mutta myymällä ideasi ennakkoon ennen suurta kokousta, tiedät ainakin, kuka kannattajiasi. Ymmärrät myös, kuka on puolueeton, kuka epäilevä, keitä mahdolliset vääristäjät voivat olla ja missä he asettavat asiaan. Masteroimalla kokous ennen kokousta ja myymällä ennakolta ideoitasi, voit huolehtia lopullisen esityksen kaikista näkökulmista - ja naulata se sitten.
