Voi, sähköposti. Hallitsetpa muutamaa ihmistä, suurta joukkuetta tai vain itseäsi, se voi auttaa ja haitata menestystäsi. Koska, kuten olen varma, että olet huomannut, mitä enemmän ihmisiä teet yhteistyötä, sitä enemmän viestejä muodostuu ja sitä haastavampaa on saada ne läpi viidessä minuutissa, joka sinulla on vastakkaisten kokousten välillä.
Vaikka en voi räpätä taikasauvaa ja ratkaista tätä ongelmaa puolestasi, voin kertoa, että löysin järjestelmän, joka todella toimii minulle ylläpitäjänä - kaikki johtuu siitä, että postilaatikossasi on muutama luotettava tarra. (Jos sinulla ei ole aavistustakaan siitä, kuinka niitä käyttää, tässä on 101 asia Gmailille ja Outlookille.)
Toisin kuin suodattimissa, joita käytän pysyvään arkistointiin, nämä kolme ovat väliaikaisia ja niitä käytetään vain kiinnittämään huomioni tärkeisiin asioihin. Heti kun osoitan viestin, poistan tarran ja tiedoston normaalisti.
Joten ilman enempää:
1. ”BLOCKER muille”
Kyllä, tämä on kaikissa korkeissa. Muutin jopa postilaatikon väriä punaiseksi. Joka aamu käyn postilaatikoni läpi varmistaakseni, että olen löytänyt kriittiset viestit, jotka vaativat vastaukseni. (Aka: Ilman vastaustani ihmiset eivät voi siirtyä eteenpäin. Ei ollenkaan.) Tunnistamalla ne nimenomaisesti varmistan, että en priorisoi nopeita vastauksia tärkeisiin vastauksiin.
Jokaisen päivän lopussa varmistan, että kaikki tämän tunnisteen jäljellä olevat sähköpostit käsitellään ensin. Ellei harvinaista poikkeusta ole, en kirjaudu yöksi ennen kuin se on tehty. Tämä ei tarkoita paitsi sitä, että en pidä ketään yllä, vaan voin lopettaa joka päivä tietäen, että kiireellisimmistä kysymyksistä huolehditaan.
2. ”Niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa tapaat säännöllisesti”
Minulla on yksi-one-tapaaminen jokaisen suoran raporttini kanssa joka viikko, ja vaikka pidämme jatkuvaa esityslistaa Google-asiakirjassa keskustettavista asioista, olen huomannut, että toisinaan nopeat kysymykset tai FYI: t putoavat halkeamien läpi.
Tämän vuoksi minulle muuttui luomalla jokaiselle henkilölle yksi etiketti, jolla oli heidän nimensä, esimerkiksi “For Lindsay” ja “Yusuf.” Koska sähköpostit tulevat postilaatikkooni, jotka mielestäni ovat heidän kannalta merkityksellisiä tai että haluan päivityksen Lisäsin tunnisteen heidän nimellään. Sitten viikoittaisissa kokouksissani voin tehdä pikahaun nähdäkseni, olenko puhunut heille kaikesta ennen kuin ryhdymme asiaan. Kun tämä tehtävä on suoritettu, poistan tagin.
Vaikka käytän tätä suoria raporttejani, voit käyttää sitä kaikille , joiden kanssa tapaat säännöllisesti, omasta päälliköstäsi markkinointitiimiin projektipäällikköön.
3. ”Pikavastaus”
Olen kirjoittanut tästä aiemmin, mutta minusta on uskomattoman hyödyllistä saada luettelo sähköposteista, joihin voin vastata viiteen minuuttiin tai vähemmän. Kun odotan rivillä kahvia, lähten metrolla muutaman pysäkin tai tapaamisen aikaisin, minulla on nyt ensimmäinen pysähdys (kyllä, ennen Twitteriä tai Instagramia) varmistaakseni, että käsittelen kaikki pyynnöt.
Paras osa tätä etikettiä? Tunnet olosi erittäin saavutetuksi, hyvin nopeasti.
Ja siinä kaikki, kolme yksinkertaista etikettiä, jotka voit asentaa helposti yhden iltapäivän aikana. Onko sinulla muita postilaatikk temppuja, jotka auttavat sinua hallitsemaan? Jaa ne kanssani Twitterissä @acav!
