En ole varma, mistä puhutaan puhuttaessa useamman kuin yhden puhelimen kanssa, mutta neuvottelupuhelut voivat käydä hankalalta nopeasti. Ihmiset roikkuvat taaksepäin ja odottavat muiden puhetta (tai puhuvatko toistensa yli), ja on usein epäselvää, mihin keskustelun pitäisi mennä seuraavaksi. Kivuliaita hiljaisuuksia on runsaasti, ja kaikki ryhmän jäsenet alkavat ihmetellä, ovatko heillä huono ensimmäinen päivä.
Puhelinyhtiön markkinointitiimin kirjoittajana olen aina mukana tämän tyyppisissä puheluissa ja olen oppinut muutamia temppuja, joiden avulla ne toimivat sujuvammin. Jos ajatus puhelusta, jossa on enemmän kuin kaksi ihmistä, saa sinut rypistymään istuimellasi, lukemaan ja toistamaan minua jälkeen: Neuvottelupuhelujen ei tarvitse olla hankalia.
Seuraa johtajaa
Toki, neuvottelupuhelun tarkoituksena on pitää konferenssi, mutta asiat sujuvat hyvin rasvatulla säiliöaluksella, jos valitset johtajan ennen kokouksen alkamista. Tämä ei tarkoita, että muut eivät pysty punnitsemaan, mutta johtaja voi ohjata keskustelua tai hypätä tarvittaessa (ts. Jos on hankala hiljaisuus sen jälkeen, kun myyntikaveri tuo esiin hintapisteitä).
Jos sinut nimitetään johtajaksi, tule mukaan luettelo kysymyksistä, joihin on vastattava. Onko puhelun tarkoitus saada lisätietoja ennen ostoa? Onko se selvittää parisuhteen ehdot? Sinun tulisi myös laatia lyhyt esityslista, joka merkitsee kohdat, joissa muiden ryhmän jäsenten tulisi johtaa keskustelua, ja levittää se ennen puhelua, jotta kaikki tietävät mitä odottaa. Enemmän odotuksia tarkoittaa vähemmän hankalia hiljaisuuksia.
Hanki oikea järjestelmä (ja osaa käyttää sitä)
Paljon hankaluuksia näissä puheluissa voi johtua teknisistä häiriöistä (“Anteeksi kaikille - yrität silti saada tämän asian valmiiksi!” “Amy ei osaa soittaa - voisiko joku auttaa?” “Onko Charlie edelleen paikalla tai putosiko hän? ”)
Joten on tärkeää, että sinulla on toimiva puhelinjärjestelmä, joka tukee neuvottelupuheluita ja - mikä tärkeintä - testata se ennen kokousta, jotta olet varma, että se toimii. Ja sinun ei tarvitse työskennellä Fortune 500 -yrityksessä, jotta sinulla olisi edistyksellinen ja helppokäyttöinen tekniikkaratkaisu tiimillesi - pienetkin yritykset ja Startup-yritykset voivat löytää edullisia VoIP- ja virtuaalisia PBX-järjestelmiä, jotka tukevat neuvotteluja.
Harkitse videota
Joka kerta, kun minulla on puhelinkonferenssi, toivon, että voisin nähdä muiden ihmisten kasvot. Ei siksi, että haluan tarkistaa ne (OK, ehkä teenkin vähän) - vaan koska se tuntuu enemmän ihmisten väliseltä tapaamiselta. Sen sijaan, että arvaisi, hymyilee joku vai et, voit nähdä sen. Sen sijaan, että ihmettelisit, onko joku hajamielinen tai jos hän vain ajattelee, voit lukea hänen kasvonsa. Olin hiljattain puhelinneuvottelussa jonkun kanssa, joka kuulosti olleen kotona alusvaatteissaan Cheez Doodles -vuoren ympäröimänä. Oliko hän? En tiedä - toivon, että minulla olisi video.
Siellä on paljon videoratkaisuja, joita käytetään laajasti, kuten Google Hangouts, Skype ja Join.me. Jos kokousvieraat eivät ole kotona alusvaatteissaan, se voi tehdä asioista paljon hankalia.
Käytä iso lasten ääntäsi
En ole varma miksi, mutta ihmiset haalistuvat usein taustalle tällaisten puheluiden aikana, pelkäävät päästä sinne ja puhua mielensä. Älä kuitenkaan pelkää puhua - sinut kutsutaan neuvottelupuheluihin, koska mielipiteesi arvostetaan! Itse asiassa, käytä ison lapsesi ääntäsi, puhu äänekkäästi ja varmasti, jotta kaikki kuulevat sinut.
Vielä parempi, varmista, että myös kaikki muut puhelun osallistuvat. Jos joku ei ole sanonut mitään jonkin aikaa, pyydä häntä punnitsemaan. Se varmistaa, että kaikki saavat äänensä kuuluvan (ja todella kiinnittävät huomiota kokoukseen).
Jos sanot, että se on hankala, se on hankala
Uskon vakaasti, että tilanteet ovat vain hankalia, koska annamme niiden olla. Toki joskus hiljaisuus on epämiellyttävää, mutta niiden ei tarvitse tehdä meitä irvistymään. Menkää jokaiseen neuvottelupuheluun avoimesti ja sitoutukaa epämiellyttävään kokemukseen! Jos et halua päästää puhelua hankalille alueille, niin se ei ole, taattu.
On syytä, että konferenssipuhelut ovat olemassa - ne ovat tuottava tapa yhdistää ryhmä, vaikka yksi jäsen asuu Wisconsinissa ja toinen Los Angelesissa. Älä vain ajattele neuvottelupuheluita välttämättömänä pahaa, ajattele niitä hauskana tapana saada kaukaiset kollegat virtuaalihuoneeseen yhdessä. Jos hyppäät hankaluudesta, neuvottelupuhelut voivat olla hauskoja!
