Tuulen aina, kun todella vaikutusvaltaiset ihmiset mainitsevat jotain, ”Voinko, saan yli 600 sähköpostia päivässä”, koska se kuulostaa aivan todella kauhistuttavalta, jopa nöyrälle kerskaukselle. Mutta mikä voi olla vielä surullisempaa? Mahdollisuudet, että tällainen henkilö näkee sähköpostiviestisi ja reagoi niihin, eivät ole niin hyviä.
Mutta on olemassa muutamia yksinkertaisia sääntöjä, joita voit seurata lisätäksesi todennäköisyyttä, että sähköpostit eivät vain lukeudu, vaan saadaan vastaus. Noudata näitä sääntöjä, olitpa sähköpostitse yrityksesi korkean tason toimeenpanija tai tärkeä ammatillinen yhteyshenkilö.
Kiinnitä huomiota kellonaikaan
Sähköposti on hienoa, koska se tuntuu tunkeilemattomalta tavalta saada kiinni joku. Ajatuksena on, että ”ei ole väliä, kun lähetät sähköpostia, he saavat sen, kun heillä on vapaa hetki.” Mutta se ei aivan toimi. Itse asiassa meillä kaikilla on sähköpostin käyttömalleja, joissa tarkastelemme sähköposteja ja vastaamme niihin tiettyinä ruuhka-aikoina. Ja viestisi saaminen postilaatikkoon, kun joku lähettää aktiivisesti sähköpostia, tarkoittaa, että sinulla on parempi laukaus nähdä.
Yleensä johtajat tarkistavat sähköpostit aikaisin aamulla tai myöhään illalla, koska he ovat kiireisiä kokouksiin suurimman osan päivästä, joten se on hyvä paikka aloittaa. Jos et saa vastausta joltakin viikon kuluttua, kokeile sähköpostin lähettämistä uudelleen, mutta aivan toisella kellonajalla.
Ole lyhyt
Älä aloita sähköpostia pitkällä jaksolla siitä, kuka olet, mistä löysit jonkun sähköpostiosoitteen tai elämäntarinasi. Päästä suoraan siihen. Journalismissa on ajatus, että kaikki tarinan olennaiset elementit laitetaan ledeihin, eikä haudata niitä syvälle viidenteen kappaleeseen. Tee sama täällä.
Ja kirjaimellisesti pidä sähköpostiosoitteesi mahdollisimman pienenä sanana. Todella pitkä sähköposti skannataan niin nopeasti, että käytännössä ei ole mahdollista, että sähköpostisi lähettämisen todellinen syy nähdään. Tuo huomautus:
Ole selkeä siitä, mitä kysyt
Saan sähköpostia aina, kun lopetan lukemisen ja sanon itselleni: "Minulla ei ole aavistustakaan, mitä tämä ihminen haluaa." On välttämätöntä, että lukijalla on tavoite tai haluamasi toiminto, koska jos joku ei tiedä mitä haluat, hän todennäköisesti ei vastaa. Joten mikä on päämäärä? Haluatko jonkun tapaavan kanssasi? Haluatko hänen yhdistävän sinut jonkun kanssa? Tai haluatko hänen napsauttavan linkkiä saadaksesi lisätietoja jostain? Varmista, että mainitset erityisesti sen, minkä haluat toiminnan olevan. Ja varmista, että olet niin kohtelias kuin mahdollista.
Tee siitä heistä
Kiireisellä henkilöllä ei ole aikaa lukea siitä, mitä yrityksesi tekee, millainen työnhakusi on tai mitä todella tarvitset juuri nyt yrityksellesi. Sen sijaan, että omistaisit paljon sanoja itsellesi, tee se toisesta henkilöstä. Mitä voit tehdä auttaaksesi häntä? Miksi vastaaminen on hänelle hyödyllistä tai helppoa? Vastaan harvoin sähköpostiin, jossa henkilö puhuu kahdesta kappaleesta siitä, mitä hänen yrityksensä tekee tuskallisissa yksityiskohdissa. Mutta jos joku voi nopeasti kertoa minulle, kuinka hän helpottaa elämääni, olen taipuvainen oppimaan lisää.
Aihe Lines Matter
Vietimme niin paljon aikaa sähköposteihimme, että unohdamme usein aihepiirin. Mutta henkilökohtaisten sähköpostiviestien otsikkorivit ovat yhtä tärkeitä kuin sähköpostien markkinoinnissa (joissa olemme huolellisesti pakkomielle kaikkien sanojen suhteen ja testaamme kuumeisesti erilaisia vaihtoehtoja nähdäksemme mikä toimii parhaiten).
On helppo ohittaa yleiset aiheet yli tai jättää ne huomioimatta, joten tässä on joitain, joita voisin välttää kokonaan:
- esittely
- Terveisiä Elliottilta
- Seuranta
- Upea tapaaminen
Miksi? Koska ne ovat geneerisiä ja voivat tulla mistä tahansa. Et erotu. Kokeile sen sijaan jotain tällaista:
- Ravisimme kättä Smith Charity -tapahtumassa eilen illalla
- Johdanto henkilölle 1 ja henkilölle 2 yhdistämistä varten
- Et todennäköisesti lue toista tällaista sähköpostia tänään
Ne voivat olla hiukan ulkopuolella, mutta eroavat todennäköisesti kaikista muista henkilön postilaatikossa.
Huono uutinen on, että kun tavoitat tärkeän kontaktin, saatat tehdä kaiken oikein etkä silti saa vastausta. Mutta hei, kun joku lukee muutama sata sähköpostia päivässä, hän ei aina pääse sinuun. Älä ota hiljaisuutta hylkäämisenä - lue sen sijaan vinkimme siitä, kuinka olla miellyttävästi pysyvä ja pysyä siinä. Ajan myötä näiden sääntöjen noudattaminen lisää mahdollisuuksiasi saada vastaus suurempiin prosentteihin sähköposteista.
