Otetaan tosi. Se, että Gmail antaa sinun jakaa postilaatikkosi viiteen alikansioon, voi tarkoittaa vain yhtä asiaa: Suurin osa vastaanotetuista sähköposteista on kokonaan paska. Kun lähetät muistion kollegallesi, pomollesi tai palkkaamispäällikölle, se todennäköisesti purkaa jonkin kriittisen ja Viagra-roskapostin tai BuzzFeed GIF -sivun välillä.
Joten miten voit varmistaa, että viestisi huomaa ja - mikä tärkeintä - lukea? Laita itsesi vastaanottajan kenkiin ja varmista, että kirjoittamassasi sähköpostiviestissä vastataan näihin viiteen kysymykseen.
1. Miksi minun pitäisi avata tämä?
Aiherivi on sähköpostisi soittajan tunnus - se määrittää, saako siihen vastauksen vai ohitetaanko se. Tee siitä tarkka ja suora, jotta vastaanottaja tietää tarkalleen mitä viestin odottaa. Jos tarvitset työtoverisi antamaan palautetta tiistaina mennessä, älä hauta muistiinpanoa viimeiselle riville. Nimeä sähköpostiosoitteesi vastaukseksi tiistaina: tämän päivän kokouksen muistiinpanot sanan "Hei" (joka vastaa sähköpostin vastausta kuulemisen "meidän täytyy puhua") sijasta.
Jos haet työpaikkaa, käytä erotumiseksi avainsanoja, kuten tehtävän nimi tai kokemuksesi. ”Yhteisön johtajan, 4 vuoden kokemuksella” kirjoittaminen on lyhyt ja suloinen tapa tarjota valtakirjasi etukäteen.
2. Kuka sinä olet?
Jos kirjoitat jollekin ensimmäistä kertaa - esimerkiksi vuokrauspäällikkö tai joku, jonka kuulit puhuvan tapahtumassa, mutta et tavannut -, sinun kannattaa luoda yhteyshenkilö mahdollisimman nopeasti. Esimerkiksi, ennen kuin kirjoitin kylmän sähköpostin yritykselle avoimista freelance-tehtävistä, sain tietää, että perustaja ja minä molemmat osallistuimme samaan yliopistoon. Laitin ”Yale alum” sekä aiheeseeni että sähköpostini ensimmäiseen virkkeeseen; Sain vastauksen ja ajoin haastattelun 48 tunnin kuluessa.
Käytä mitä tahansa löydettävää yhteisöä - kouluita, keskinäisiä ystäviä tai kiinnostuksen kohteita, ammatillisia yhdistyksiä - kertoaksesi vastaanottajille, että sinun kannattaa olla yhteydessä. Tai jos työskentelet suuressa yrityksessä ja otat yhteyttä johtoon, jonka kanssa olet tavannut aiemmin, nopea muistutus siitä, milloin ja mihin viimeksi yhteydenotto auttoi, muistamaan hänen muistinsa.
3. Mitä tarvitset?
Siksi kirjoitat ensinnäkin! Nyt on aika isolle selitykselle, eikö niin? Ei vielä. Tavoite olla selkeä ja houkutteleva yhdessä tai kahdessa lauseessa. Ajattele työssäsi sähköpostiviestiä vain lyhyeksi alkuyhteydeksi, joka voi muodostaa live-keskustelun puhelimitse tai henkilökohtaisesti, jos lisätietoja tarvitaan.
Tämä pätee erityisesti kylmiin sähköposteihin, kun vastaanottaja ei ennakoi viestiäsi. Jos kirjoitat pyytämään kahvikokousta, ole tarkka, mutta jätä tilaa juonittelua varten. Kirjoita esimerkiksi ”Haluaisin jakaa mitä olen oppinut sisältömarkkinoinnista ja kuinka voin osallistua nykyisiin projekteihisi.” Muista: Varatut ihmiset eivät halua, että heidän aivonsa “poimitaan”, he haluavat saada fiksumpi vaihtamalla ideoita.
4. Mitä se sisältää minulle?
Ajattele sähköpostiasi tapahtumana: Sen, mitä haluat vastaanottajalta, pitäisi olla hänen eduksi niin paljon kuin se hyödyttää sinua. Työssä etsimme kaikki hyväksyntää kollegoiltamme, johtajiltamme ja asiakkailtamme. Kuinka se, mitä pyydät, auttaa vastaanottajaasi saavuttamaan tämän? Ole selkeä ilmaisulla, kuten ”voin olla hyöty tiimillesi”, “tämä voi auttaa esittämään ideoitasi selkeämmin” tai jopa „asiakaspalaute osoittaa, että he etsivät tällaisia ratkaisuja”.
5. Arvioitko sitä?
Kun postilaatikoihimme tulee päivittäin niin paljon persoonaton sähköposteja, tee sinun erotumaan osoittamalla pieni ihmiskunta. Pitäisit sitten yhteyttä kollegaan tai kylmää yhteyttä, pyydät kyseisen henkilön aikaa seurata harkiten sähköpostiisi. Osoita, että arvostat ponnisteluja kirjautumalla sisään kiitoksella tai "vilpittömästi" (tosissani, "paras" on aivan liian hämmentävä). Pieni etiketti menee pitkälle haluamasi vastauksen saamiseksi.
Pidä nämä kysymykset Post-it-huomautuksessa ja tarkista viestisi niitä vastaan ennen lähettämistä. Sen lisäksi, että hallitset sähköpostin valmistamisen, olet helvetin hyvä kommunikaattori missä tahansa ammatillisessa ympäristössä.
