Työskentely suuressa yritystoimistossa voi olla siunaus ja kirous.
Yhtäältä sinulla on tonnia resursseja - tekninen apu, luovat joukkueet, mentorit, hyvin varusteltu tarvikehuone ja kaikki muu, mitä tarvitset vain ostotilauksen päässä.
Mutta toisaalta, yritysympäristön byrokratia voi helposti vaimentaa uusia ideoita ja hidastaa työtä, jonka tarvitset tekemiseen. Tarpeettomien politiikkojen, loputtoman paperityön ja päätöksentekovallan puuttumisen välillä voi alkaa ihmetellä, yrittävätkö yrityslainsäätäjät tehdä aktiivisesti työtäsi vaikeammaksi.
Totuus on, että et todennäköisesti pysty yksin päästä eroon yrityksestäsi tällaisesta naurettavuudesta - eli byrokratiasta - milloin tahansa pian. Kohtaamalla se päin päin ja käsittelemällä sitä oikealla tavalla, voit tehdä siitä paljon vähemmän turhauttavaa itsellesi ja joukkueellesi.
Vietettyäni muutaman vuoden yritysmaailmassa, tässä ovat asioita, jotka pidin turhauttavimpana - ja kuinka olen oppinut käsittelemään niitä ennakoivasti.
Aihe: avoimuuden puute
Ellet ole C-sarjassa, et todennäköisesti saa paljon tietoa yrityksen liiketoimintapäätöksistä. Vaikka olisitkin valvontatehtävässä, sinut todennäköisesti sokea odottamattomat ilmoitukset, uudet aloitteet ja politiikan muutokset.
Omaan toimistossani: Noin kuukausi sitten neljä osastoni työntekijää kutsuttiin kokoukseen, jossa heidät lomautettiin - kaikki ilman ennakkotietoani. Heidän esimiehenään kiirehtiin esimieheni kanssa kysyä, mitä hän tiesi tilanteesta. Osoittautui, että hänellä ei ollut aavistustapausta lomautuksiin, mihin tietoon ne perustuivat ja jos uusia tulisi.
Sama asia tapahtui, kun yritys ostettiin ja sulautettiin toiseen yritykseen. Muutokset rakenteessa ja johtamisessa toimitettiin vain tietyille osastoille, jolloin loput työntekijät olivat riippuvaisia huhuista, kunnes tiedot suodatettiin strategisesti.
Kuinka käsitellä
Ei todellakaan ole taattua tapaa saada tietoa yrityksen sisäisestä toiminnasta - jos toimitusjohtaja ei halua sinun tietävän, et todennäköisesti pääse selville. Ei kuitenkaan ole haittaa kommunikoida säännöllisesti esimiehesi kanssa ja kysyä, mitä hän tietää tietyistä tilanteista. Olen huomannut, että vaikka johtajani ei pysty antamaan minulle monia yksityiskohtia, voin kerätä satunnaisia informaatiokirjuja (jotka ainakin antavat minulle kappaleen suuresta kuvasta, vaikka en näe kokonaisuutta).
Tiedon puutteen (ja siihen liittyvän turhautumisen) käsittelemisen toinen puoli on keskittyminen ketteryyteen roolissasi. Vaikeaa se voi olla, jos voit oppia hyväksymään muutoksen siro ja rauhallisella tavalla (sen sijaan, että valittaisi tai kysyisi jatkuvasti, miksi asiat eivät voi palata entiseen tapaan), sinulla on paljon helpompaa säätää aikaa ja ottaen muutokset askelta.
Aihe: Näennäisesti turha käytäntö
Tutustu minkä tahansa yrityksen käsikirjaan, ja löydät politiikan jälkeen käytännön kaikesta odotetusta käyttäytymisestä pukeutumiskoodiin vapaapäivien viemiseen. Ja suurimmaksi osaksi et luultavasti kyseenalaista miksi nämä politiikat ovat välttämättömiä.
Toisin sanoen, kunnes törmäät säädökseen, joka määrittelee jotain absurdia: Esimerkiksi, että voimanottoa voidaan pyytää vain puolipäivänä tai koko päivän välein tunnin (ja puolen tunnin? Unohda se!) Sijasta - niin sinulla on käyttää neljä tuntia siitä arvokasta loma-aikaa lääkärin vastaanottoon yhden tunnin sijasta. Tai sääntö, jonka mukaan tuntivälittäjät eivät voi käyttää matkapuhelimia tekstiviesteihin tai surffata Internetissä, vaikka he olisivatkin poissa kellonaikasta lounaan ja tauon aikana.
Toimistolle, joka on täynnä aikuisia, jotka tietävät miten työ saadaan aikaan? Nämä politiikat vaikuttavat tarpeettomilta ja kohtuuttomilta.
Kuinka käsitellä
Turhauttavaa, koska säännöt saattavat olla, niihin on todennäköisesti päteviä syitä. Olen huomannut, että se auttaa minua hyväksymään (ja panemaan ne täytäntöön), jos saan lisätietoja näistä syistä. Jos esimerkiksi huomaan, että voimanottojärjestelmämme ei yksinkertaisesti pysty käsittelemään muuta kuin neljän tai kahdeksan tunnin pyyntöjä, olen tyytyväisempi kuin olettaa, että henkilöstöosasto haluaa vain pakottaa meidät käyttämään aikamme yhtä nopeasti kuin mahdollista. (Tiedän myös, että koska tämä on ainoa syy säännölle, että se voi olla hameellista - kuten antaa työntekijälle jättää lounaatunnin korvatakseen lääkärin tapaamisen, joka teki hänestä myöhässä.)
Aihe: päätöksentekokyvyn puute
Ennen kuin olet johtajatasolla, sinulla ei todellakaan ole paljon liikkumavaraa tehdä päätöksiä ryhmäsi, asiakkaidesi tai edes oikeasti itse.
Esimerkiksi ryhmäni ensisijainen tehtävä on perustaa asiakkaiden ohjelmisto vakuutushakemusten välittämiseksi sähköisesti, mutta meille annettiin myös äskettäin vastuu vastata laskutriitoihin. Joten asiakkaat soittaisivat, raivovat, että heiltä veloitettiin kaksinkertainen summa, jonka heidän olisi pitänyt olla. Pystyisimme tutkimaan asiaa jossain määrin, koska voisimme kirjautua etäyhteyden kautta heidän järjestelmäänsä.
Mutta saalis oli, vaikka huomasimmekin, että lasku oli virheellinen, meillä ei ollut pääsyä asiakkaan sopimukseen, jossa täsmennettiin, mitä he olivat ja jotka eivät olleet vastuussa maksamisesta. Vaikka oli ilmeistä, että asiakas ansaitsi luoton ylimääräisistä maksuista, meillä ei ollut valtuuksia antaa sitä hänelle. Meidän piti siirtää asiakas toiseen osastoon, sitten piti käydä ylös rivien läpi saadaksemme hyväksynnän. Se oli uuvuttava ja raivostuttava kaikille osapuolille.
Missä tahansa tehtävässä työskenteletkin, todennäköisesti koet myös tämän. Sinulla ei voi olla valtuuksia tehdä päätöksiä, muuttaa prosesseja tai lähteä asiakkaan ulottuville ilman asianmukaista hyväksyntää - mikä voi tehdä joustakin epämiellyttävästä tilanteesta.
Kuinka käsitellä
Jos tiedän etukäteen, että en ole oikea henkilö tekemään muutosta tai antamaan hyväksyntää jokaiselle, haluan antaa sen täydellisen paljastuksen get-go-julkaisusta. Joten kun puhun asiakkaan kanssa laskusta, aion puhua keskustelun selittämällä: ”Aion tutkia tätä ongelmaa, mutta jotta lasku tosiasiallisesti korjataan, minun on siirrettävä sinut asiakaspalveluumme osasto, OK? ”
Asettamalla oikeat odotukset kenelle tahansa osallistuvalle eliminoit turhautumisen, joka olisi ollut, jos odottaisit keskustelun loppuun selittämään auktoriteetin puute.
Aihe: loputon paperityö ja punainen nauha
Vaikka sinulla voi olla loputon tehtäväluettelo ja täydellinen projektikirjoitus, tosiasiassa eteneminen näissä kohteissa osoittautuu usein helpommin sanotuksi kuin tehtynä. Sen sijaan, että sukeltaisit oikein sisään, sinun on ensin luotava projektisuunnitelma, josta käy yksityiskohtaisesti selville, ketkä sinun on otettava mukaan, aiheutuvat kulut ja odotettu aikataulu.
Saadaksesi palautetta siitä, lähetä se sähköpostitse pomollesi - ja kun et kuule vasta viikon kuluttua, lähetät muutaman seurantaviestin. Odotat häntä saavan hyväksynnän linjalta, ja vasta sitten, viikkoja sen jälkeen, kun olet ”aloittanut” projektin, pystyt tosiasiallisesti aloittamaan.
Kuulostaa tutulta? Tällaisissa ympäristöissä on vaikeaa - ja uskomattoman turhauttavaa - saada itse asiassa aikaan kaikki.
Kuinka käsitellä
Valitettavasti jo olemassa olevan hyväksymisprosessin vastustuskyky, niin pitkä ja työläs kuin se voi olla, vie vain kauemmin. Esimerkiksi työntekijäni tulevat usein luokseni valittamaan tietystä tapaan tehdä toimintoja, ja minä aina kysyin: “Voisitko dokumentoida muutaman esimerkin?” Loppujen lopuksi se on ainoa tapa, jolla voin määrittää, onko muutos voidaan tehdä - ja esitä se ylemmille yrityksille, jos niin. Jos henkilöstöni eivät ole valmiita näillä esimerkeillä, se lisää vähintään päivän tai kaksi prosessiin - mutta jos he ovat valmiita, voimme aloittaa heti.
Sama pätee projektisuunnitelmien laatimiseen, paperityön täyttämiseen ja projektisuunnitelmien laatimiseen. Jep, ne ovat tuskaa, mutta jos pystyt ennakoimaan niiden tarpeen ja pääset alkuun etukäteen, pääset alkuun (ja vältät turhautumista kuulla pomosi toistavan: “Oletko dokumentoinut tämän? ”). Pro-vinkki: Kokeile luoda uudelleenkäytettäviä malleja, joita voit käyttää pyydettäessä hyväksyntää, ehdotettaessa muutosta tai idean esittämisessä.
Päivän lopussa säännöt ja käytännöt ovat olemassa, koska ne mahdollistavat liiketoiminnan sujuvan toiminnan. Ne saattavat olla turhauttavia, mutta he eivät ole menossa minnekään. Mutta säätämällä tapaa, jolla käsittelet byrokratiaa, pääset helpommin liikkumaan vesillä - ja saat suuren vaikutuksen jokapäiväisessä työelämässäsi.
