Arvaa kuinka monta sähköpostia tavallinen toimistotyöntekijä saa päivittäin? 121.
Ja tämän määrän odotetaan nousevan 140: ään vuoteen 2018 mennessä.
Tuntuuko tuhma ja paniikki ajatellen sitä? Et ole yksin. Tämä sähköposti tulva rohkaisee monia ammattilaisia jatkuvasti - melkein pakkomiellesti - tarkistamaan sähköpostit koko päivän ajan, olivatpa he matkalla töihin, keskellä kokousta tai edes lounastamassa kollegansa kanssa. Tämä tapa tarkistaa ja tarkistaa uudelleen postilaatikkosi voi olla kuin riippuvuus.
Pahempaa on se, että uusi tutkimus, joka seurasi sähköpostin käyttäjien sykettä, osoittaa sähköpostin olevan erittäin stressaavaa. Stressi nostaa kortisolitasoja, jotka häiritsevät muun muassa kehosi ruoansulatusta ja immuunijärjestelmää. Tämä tarkoittaa, että kun olet stressaantunut, energiasi romahtaa, keskittymisesi hajoaa ja tuottavuus uppoaa.
Bottom line? Sähköpostiosoitteesi tarkistaminen pakkomielle on stressaavaa. Stressi on haittaa terveydellesi ja tuottavuudellesi. Se on huolestuttava jakso. Ja sen on lopetettava.
Mutta miten?
Aloita perusteista
Vaikka on erittäin houkuttelevaa antaa postilaatikkoosi vain yksi päivitys (ja sitten toinen ja toinen), on tärkeää tuottavuudellesi ja keskittyä kouluttautumaan uudelleen, jotta sinulla olisi terveellisempi yhteys sähköpostiin. (Jotkut psykologit saattavat nimittää tämän "riippuvuuden murtamiseksi". En pääsisi enimmäkseen niin pitkälle, joten pitäkäämme kiinni "tavan muuttamisesta".)
Aloita tekemällä päivittäisessä rutiinissasi pienet muutokset, jotka auttavat sinua jatkamaan keskittymistä sähköpostistasi:
- Poista push-ilmoitukset puhelimestasi, jotta et saa ilmoituksia joka kerta kun saat sähköpostia
- Älä jätä sähköpostiosoitettasi auki, kun teet jotain muuta tietokoneellasi. Itse asiassa on hyödyllistä pyrkiä pitämään vain yksi välilehti auki.
- Tee sopimus itsesi kanssa tarkistaaksesi postilaatikkosi vain tietyn määrän kertoja tunnissa tai päivässä. Tämä voi vaihdella kaikille - joillekin se voi tarkoittaa sähköpostin tarkistamista 15 minuutin välein; muille se voi tarkoittaa tarkistamista kerran, kahdesti tai viisi kertaa päivässä. Asia on perustaa päivittäinen sähköpostirutiini, joka lisää tuottavuutta ja suoritustunnetta.
- Kun joudut todella keskittymään etkä halua häiritä, yritä estää väliaikaisesti uusien viestien näkyminen postilaatikossa (Saapuneet-tauko toimii minulle!).
Tällaisten logististen muutosten tekeminen voi todella auttaa lyhyellä aikavälillä - ne ovat pieniä askelia, jotka voit toteuttaa välittömästi. Tuottavuushakeissa ja sovelluksissa ei kuitenkaan luoda pysyviä muutoksia, ennen kuin puutut myös taustalla oleviin emotionaalisiin tekijöihin, jotka lisäävät sähköpostisi pakkomiellesi.
Pääset numeron juureen
Jos haluat muuttaa kielteistä tapaa pysyvästi, ensimmäinen - ja tärkein - askel on ymmärtää, miksi ja miten kyseinen tapa syntyi.
Selvittääksesi seuraavan kerran, kun tunnet halua tarkistaa sähköpostisi, kysy itseltäsi seuraavat neljä kysymystä:
- Mitä tunnen nyt?
- Miksi haluan tarkistaa sähköpostini nyt?
- Tunnenko minun tarkistaa sähköpostini nyt?
- Pitääkö minun tarkistaa sähköpostini nyt?
Mitkä ovat todelliset motiivisi vastauksiesi perusteella tarkistaa, tarkistaa ja tarkistaa uudelleen?
Yleisiä motiiveja, joita asiakkaani usein kuvaavat, ovat:
- Pelko kadota: "Minun on tarkistettava sähköpostiviesttini jatkuvasti koko päivän ajan, tai en ehkä vastaa mihinkään ajoissa - mikä voi johtaa siihen, että menetin mahdollisuuden."
- Huolestuneena siitä, mitä muut ajattelevat: ”Jos en vastaa heti, pomo voi ajatella, etten ole tunnollinen, etten ole työn päällä tai että olen vain tossut koko päivän. ”
- Haluaisimme kiinnittää huomion tylsyydestä tai stressistä: ”Olen kyllästynyt, uupunut tai kyllästynyt siihen, mitä teen. Sähköposti antaa minulle aikakatkaisun siitä, mitä minun pitäisi tehdä. ”
- Haluatko täyttää tunnetilan tai etsiä inhimillistä yhteyttä: ”Tunnen olevani hieman yksinäinen. On hyvä tietää, että joku on lähettänyt minulle viestin. ”
Kun olet löytänyt motiivin, joka ajaa sinua pakkomiellesi tarkistamaan postilaatikkosi, sinulla on tehokkaita tietoja, joiden avulla voit muuttaa tapojasi.
Aloita uusien valintojen tekeminen
Tämän tiedon avulla voit aloittaa uusien valintojen tekemisen ja tyydyttää tunteelliset tarpeesi uusilla tavoilla - luottamatta sähköpostiin kainalosauna.
Haluatko esimerkiksi sitä inhimillistä yhteyttä? Nouse vain lounastauollasi, mene ystävällisen työtoverin pöydälle ja sano: "Hei, kuinka päiväsi kulkee?"
Jos tunnet stressiä ja tarvitset häiriötekijöitä, ota viiden minuutin tauko lukeaksesi mielenkiintoinen artikkeli ja palaa sitten takaisin töihin.
Haluatko hukkautua? Muistuta itsellesi: ”Olen keskittynyt työhöni. Jos jotain on todella tärkeää, se on silti siellä, odottamassa minua, yhden tai kahden tunnin kuluttua. Minun ei tarvitse häiritä nykyistä projektini nyt. "
Jos olet huolissasi siitä, että pomo ajattelee löysää, jos et vastaa sähköposteihin heti, vakuuta itsellesi: ”Pomoni tietää, että olen vastuullinen ja ahkera. Jos en vastaa sähköpostiin heti, pomoni olettaa, että olen kiireinen muihin tärkeisiin töihin - ja se on hyvä asia. "
Sähköposti ei ole luonnostaan hyvää tai huonoa; se on vain työkalu. Sijoita aikaa itsereflektioon ja varmista, että käytät tätä työkalua tavalla, joka tukee terveyttä, tuottavuutta ja uraa - sen sijaan että sabotoisit sitä.
Tarkistatko postilaatikkosi yhden, kaksi tai 60 kertaa tänään, tee se oikeista syistä.
