Tuntuuko sinusta koskaan huutavan mustaan aukkoon, kun lähetät sähköpostia tai jätät puhelinvastaajan jollekin? Laitat pyyntösi maailmankaikkeuteen - ja istu sitten pöydälläsi pöydälläsi ristissä toivoen ajoissa tapahtuvaa vastausta.
Työni PR-maailmassa ansiosta olen nähnyt kaiken vastaamattomien viestien suhteen. Olen hoitanut kirjeenvaihtoa toimitusjohtaja-asiakkaiden kanssa (eli jatkuvasti kiireisiä), asiakkaideni asiakkaiden johtajien ja lakitiimien kanssa (aka niiden kanssa, jotka luulevat olevani tärkeä) ja tiedotusvälineiden (aka niiden, jotka eivät haluat käsitellä PR-ihmisiä). Ja matkan varrella olen oppinut paljon siitä, kuinka saada vastauksia tarvittaessa.
Huolimatta viivästymisen syystä, tässä on joitain vinkkejä kiireisten (ja kyllä, ärsyttävien) hitaiden kiinnittämiseen kiinnittämään huomiota.
Tee yhteys
Ensinnäkin, kun muodostat yhteyden toiseen ihmiseen, sinun on annettava hänelle syy haluta auttaa sinua.
Aloita välttämällä virheitä, jotka irrottavat vastaanottimen välittömästi. Hänen nimensä kirjoittaminen väärin on hyvä esimerkki: tiedän, että se on perustiedot, mutta en voi kertoa sinulle kuinka monta sähköpostia saan Ashely tai Ashleigh -sivustolta - ja kun teen niin, huomaan hetkessä olevani ärsytetty ja vastaamaan todennäköisemmin nopeasti. Yritä myöskään olla kuulostamatta myyntipisteeltä (esimerkiksi ”Haluaisin puhua kanssasi …”) - kukaan ei halua käsitellä sitä.
Sen sijaan kiinnitä yhteyshenkilösi huomio tekemällä kaikesta hänelle merkityksellisestä. Haluan sanoa kaiken mahdollisen sanalla "sinä". Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisin: "Tarvitsen sinun katselevan näitä lomakkeita", sanoa: "Asiakkaasi tarvitsee hyväksyntää näihin lomakkeisiin." Se on yksinkertainen, mutta tehokas temppu.
Voit myös vedota ihmisiin pelaamalla heidän persoonallisuutensa tai kuumien painikkeiden avulla. Esimerkiksi joku, jolla on vähän egoa, vastaa todennäköisesti parhaiten tunnistukseen siitä, kuinka tärkeä hän on (esim. ”Ymmärrän aikasi merkityksen, joten ehdotan, että aloitamme 10 minuutin puhelun keskustelemaan tapaustutkimus. ”).
Tee helppo vastata nopeasti
Vaikka yhteyshenkilösi olisivat kiinnostuneita auttamisesta, kiireisillä henkilöillä ei ole aikaa rikastua kääntyvän sähköpostin kautta tai kuunnella pitkää, häikäisevää vastaajaviestiä. Joten varmista, että virtaviivaistat viestiäsi ja jonka avulla hänelle on helppo vastata nopeasti käyttämällä seuraavia taktiikoita.
Onko informatiivinen aihepiiri
Käytä otsikkorivilläsi tarvetta heti ja auta vastaanottajaa priorisoimaan pyyntösi. Aloittaminen jostakin, esimerkiksi "Tarkistettavaksi", "Vaatii palautetta" tai "Ole hyvä ja vastaa tiistaina", on nopea tapa tehdä odotuksesi kristallinkirkkaat hankkeesta.
Mene suoraan kohtaan
Älä vie paljon aikaa viestissäsi epäolennaisten tietojen tai mukavuuksien kanssa. Ole kohtelias nopealla ”Toivottavasti kohtelee sinua tänä aamuna”, ja sukella sitten johdannon perusteisiin ja syihin vastaanottimen tyydyttämiselle. Pidä tämä myös yksinkertaisena (esim. “Asiakkaasi X ja minä työskentelemme yhdessä Y: n kanssa, ja minulle ilmoitettiin, että olet paras yhteyshenkilö Z: lle”).
Anna toimeksiantojen määräajat
Voit estää sähköpostiosoitteesi tai puhelinvastaajasi laittamisen "aina, kun saan siihen" -pinoon. Kysy erityisiä kysymyksiä tai anna toimintokohteita ja anna aikataulu, jolloin haluat vastauksen. Tietyn projektin ja asiakkaan kanssa olen löytänyt menestystä sanomalla: ”Anna palautetta perjantaihin mennessä. Tuolloin päivitän ja lähetän tämän asiakirjan muulle ryhmälle tarkistettavaksi. ”Se on hieno tapa vihjata:“ Jos et pääse siihen ajoissa, olet menettänyt sananpyyntisi asiaan. .”
Antaa suositus
Jos etsit vastausta kysymykseen tai ratkaisua ongelmaan, anna aina muutama eri vaihtoehto ja suositus. Tekemällä tämän henkilön, johon otat yhteyttä, on ajateltava sitä vähemmän ja pystyttävä vastaamaan nopealla ”Kyllä, suosituksesi on hyvä” tai “Mennään vaihtoehdolla 1”.
Seuraa toimintaa älykkäästi
Joten olet helpottanut vastaanottajan vastaamista, etkä vieläkään saa vastausta. Mitä nyt? On aika jatkaa. Voi olla hankalaa tasapainottaa hyödyllisyyttä ja ärsyttävyyttä tässä vaiheessa, mutta se on mahdollista seuraamalla oikeaa viestintälinjaa.
Alkuperäisen sähköpostiviestisi jälkeen, tee nopea seuranta, joka on järkevää määräajasi mukaan. Tämän sähköpostin tulee sisältää alkuperäinen sähköpostiviesti, jonka yläosassa on lyhyt lause, joka muistuttaa yhteyshenkilöäsi alkuperäisestä pyynnöstä ja määräajasta. Asenna myös kaikki tarvittavat materiaalit uudelleen.
Toinen sähköposti, etkä vieläkään saa vastausta? Puhelun aika. (Odota vähintään 24 tuntia seurantaviestin lähettämisen jälkeen, ellet välttämättä tarvitse jotain nopeammin.) Olkaa lyhytaikainen, saatko henkilön puhelimeen vai jätätte vastaajaviestin. Muistuta häntä alkuperäisestä sähköpostiviestistä, kuka olet ja mitä tarvitset.
Riippumatta siitä, miten seuraat, jätä aina seuraavan askeleen ollessa käsissäsi - “Seuraan uudelleen huomenna” tai “Jos en kuule sinusta takaisin päivän päätteeksi, minä olen muun ryhmän palautteen sisällyttäminen ja lähettäminen asiakkaalle. ”
Ja muista seurata kaikkia yrityksiä ottaa yhteyttä henkilöön - viittaaminen heihin voi auttaa osoittamaan kiireellisyytesi ja voi osoittautua hyödylliseksi, jos pakotat antamaan varmuuskopion auttamaan sinua.
Vedä isot aseet ulos
Tässä huomautuksessa, jos olet yrittänyt ottaa yhteyttä jonkun kanssa useita kertoja turhaan, yritä kopioida pyynnötsi muut osapuolet. Vastaa alkuperäiseen sähköpostiosoitteeseesi (uudelleen), lisää alla olevaan sähköpostiin ”Halusin vain kirjautua sisään”. Onko sinulla ollut mahdollisuutta…? ”Ja kopioida pomosi, asiakas tai joku muu, jonka luulet kannustavan häntä pitkin. Se ei ole suosikkini, ja saatat ärsyttää vastaanotinta hiukan, mutta se antaa sinulle varmasti vastauksen hyppysellisesti.
Viimeinen vaihtoehto on löytää uusi yhteyshenkilö, joka voi vastata kysymykseesi tai ajaa alkuperäisen vastaanottimen vastaamaan. Tämä voi olla sisäinen yhteyshenkilö, jonka kanssa sinulla on hyvät suhteet, tai joku, jolla on enemmän valtaa. Varoitus: Kun tavoitat tässä tilanteessa, et koskaan halua syyttää alkuperäistä yhteyshenkilöä. Sen sijaan vain kehystä se nimellä "Minun on saatava tämä liikkuva ASAP - voitko auttaa minua?"
Kuka tiesi, että sähköposti tai puhelinvastaaja voi olla niin monimutkainen? Riippumatta siitä, millä toimialalla olet, kirjeenvaihto muiden kanssa on melkein aina välttämättömyyttä ja valitettavasti hitaita pokkeja on aina olemassa. Mutta näiden vinkkien avulla sinun pitäisi pystyä saamaan tarvitsemasi vastaukset ajoissa (tai ainakin jossain vaiheessa). Nyt pääset ulos ja saat vastauksia!
