Jos olet johtanut kokousta, olet todennäköisesti kokenut yrittää vetää takaisin istunnon, joka on nopeasti ottanut käänteen kaoottiseksi.
Ehkä olet tekemisissä ylimääräisen puheellisen joukon kanssa - tai yhden henkilön kanssa, jolla näyttää olevan 4-vuotiaan huomionväli. Ehkä jokaisella siellä on hieno idea jakaa - tai ehkä kuninkaallinen vauva sai vihdoinkin nimen, ja siitä kaikesta voi puhua.
Mistä syystä tahansa, kokoukset voivat ja voivat tapahtua spiraalin ulkopuolella. Mutta jos olet vastuussa kokoontumisesta, haluat tuntua asioiden päältä ja välttää kaikkien ajan tuhlaamista tehottomilla kokouksilla.
Ryhmän pitäminen tiellä voi olla helpompaa sanoa kuin tehdä, mutta älykkäällä suunnittelulla ja muutamalla päivästrategialla saat matkan keskittyneempiin joukkuekokouksiin.
Aloita suunnitelmasta
Ensimmäinen askel valvonnan luomisessa on esityslistan laatiminen. Ja tarkoitan hyvää, vanhanaikaista, kirjoitettua ohjelmaa, joka voidaan lähettää osallistujille etukäteen (ja sitten näyttää tai jakaa kokouksessa ystävällisenä muistutuksena). Voi tuntua liian itsestään selvältä kirjoittaa kaikki muistiin, mutta luota minuun, sillä muutaman paperin yksityiskohdan pitäminen auttaa sinua - ja kaikkia muita - keskittymään siihen, mistä kokous oikein on.
Kun kokoat suunnitelmaa, ajattele lopullista tavoitetta, jonka haluat saavuttaa kokouksessa (esim. Onko se aivoriihi-istunto vai joudutko viimeistelemään joitain avaintoimintokohteita?). Sitten työskentele taaksepäin selvittääksesi, mistä on keskusteltava tavoitteen saavuttamiseksi, mihin kysymyksiin on vastattava ja mitkä vastuut on osoitettava. Varmista, että jollain näistä löysistä päistä on asetettu asialistalle, joten kaikki tietävät mitä odottaa ennen saapumistaan.
Ajattele näiden esityslistan kohtien lisäksi myös ihmisiä, jotka osallistuvat. Kuinka monta ihmistä tulee olemaan? Tuntevatko he toisiaan? Mitkä ovat heidän persoonallisuutensa? Mikä häiritsee heitä yleensä? Tämä auttaa sinua päättämään, haluatko rakentaa lisäaikaa istunnon alussa. Jos esimerkiksi tiedät, että kokousvieraat haluavat käydä henkilökohtaista keskustelua ennen aloittamista, suunnittele muutama minuutti aikaa, jotta kaikki saavat keskustelun pois järjestelmästään ennen liiketoimintaa.
Helppo keskittyä
Seuraava askel on luoda kokoustila, joka estää häiriöitä ja keskeytyksiä. Aloita fyysisestä tilasta varmistamalla, että huone on suljettu ulkopuolelta tulevalta melulta ja keskusteluilta ja ettei siinä ole visuaalisia häiriöitä, kuten silmukkavideonäyttö tai pöydällä olevat materiaalit. Ja juuri ennen kokouksen alkamista, aseta puhelin pois ja sulje kannettava tietokone - se on hieno merkki muille, että heidän tulisi toimia samalla tavalla.
Aseta sitten vaihe tuottavuudelle. Varmista, että esityslista on saatavissa - joko tulostamalla kopioita tai vetämällä se näytölle - ja muista kokouksen tavoitteet, kun olet tervetullut kaikille (esim. “Olemme täällä tänään viimeistelemään yksityiskohdat varainkeruutapahtumaan. ”). Muista myös muistuttaa ihmisiä siitä, milloin kokouksen on tarkoitus kääntyä. Yksinkertaisesti sanomalla: "Tiedän, että meillä kaikilla on paljon tekemistä, joten yritämme pitää tämä alle 30 minuuttia", muistuttaa ihmisiä siitä, että haluat tehokkaan kokouksen yhtä paljon kuin he tekevät.
Jos sinulla on ylimääräistä kokousmateriaalia, lähetä ne enemmän kuljettaessasi pikemminkin istunnon alussa kuin logistiikkahuomautuksessa. Olen kuullut muiden väittävän, että tämä lähestymistapa häiritsee, mutta olen oppinut, että suurin osa ihmisistä lukee eteenpäin ja ohittaa kokoukset, jos heillä on mahdollisuus nähdä, mitä on tulossa.
Ryhmän tuominen takaisin
Selkeä esityslista ja puhdas kokoustila vievät pitkälle asioiden pitämisen tiellä, mutta riippumatta siitä, kuinka huolellisesti suunnittelet kokousta, häiriötekijöitä voi silti tapahtua. Siellä siirrytään siirtymävaiheen taiteeseen. Ennen kuin siirryt kokoukseen, varmista, että olet aseistettu muutamalla kohteliaalla, mutta tehokkaalla tavalla, joilla voit ohjata keskustelun takaisin mihin haluat. Tässä on muutama suosikkini:
Kääri se
Aivan kuten hyvän esseen (kyllä, me kaikki muistamme ne), sinun tulisi kääriä kokouksesi lyhyellä yhteenvedolla. Selvitä selvästi, mitä on suoritettu, ja kaikki myöhemmät tehtävät, seuraavat vaiheet tai vastuut. Tämän ei tarvitse olla yksityiskohtaista - itse asiassa sen ei pitäisi kestää yli minuutin tai kaksi -, mutta se auttaa kumartamaan kokousta sanomalla jotain: ”Kiitos kaikille. Olemme edistyneet huomattavasti tapahtumalogistiikan viimeistelyssä. Emily ottaa yhteyttä tapahtumakoordinaattoriin näiden tietojen avulla, ja lähetän sähköpostiluettelon kaikkien viimeisistä tehtävistä. ”
Katsotaanpa, että kun asetat joukon ihmisiä pieneen huoneeseen, voi olla vaikeaa luoda ja ylläpitää hallintaa. Meneminen seuraavaan kokoukseen suunnitelman, esityslistan ja joidenkin keskeisten linjojen avulla saada kaikki takaisin raiteilleen voi tehdä kaiken.
Kerro meille! Kuinka hallitset kokouksiasi?
