Vihdoinkin! 23 kirjoittamatonta sähköpostisääntöä

Vasta autin yliopisto-ikäistä veljeäni hakkeroimaan (er, perustamaan) hänen postilaatikkoonsa ja selitin eräitä tämän arjen yleisen viestintämenetelmän vivahteita tajusin, kuinka monta kirjoittamatonta sähköpostisääntöä on kehittynyt vuosien varrella.

Jotkut niistä ovat melko ilmeisiä, mutta ne kannattaa toistaa (koska näen silti ihmisiä rikkovan niitä aika ajoin). Ja toiset eivät ole heti intuitiivisia - mutta jos niitä noudatetaan yleisesti, auttaisi meitä kaikkia paremmin lähettämään ja vastaamaan sähköpostiin.

Joten laitan heidät kirjallisesti. Tarkista luettelo ja toista jälkeenpäin: "Vannan juhlallisesti, että seuraan sähköpostin sääntöjä ikuisesti."

Aiherivin tulee aina olla kuvaava. "Intro" ei ole tarpeeksi kuvaava. "Johdanto: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" on parempi.
Pidä kaikki sähköpostit niin lyhyinä kuin mahdollista; se säästää aikaa ja mikä tärkeintä, kunnioittaa vastaanottajan aikaa.
Mitä nopeammin vastaat, sitä lyhyemmän vastauksen saa olla.
Sisällytä aina yksi rivi asiayhteyttä, jos vastaanottaja ei odota tätä sähköpostia. Tämä on yhtä tärkeää ensikertalaisille sähköposteille ("Täällä tapasimme") kuin sähköposteille henkilöille, joiden kanssa työskentelet säännöllisesti ("Tämä sähköposti on sen projektin seuraavasta vaiheesta, jonka parissa työskentelemme yhdessä").
Laita "kysy" tai "toimintokohteet" ensin sähköpostiin, älä viimeksi, ja tee ne selkeiksi. Vastaanottajan tulisi olla heti selvä, mitä haluat.
Jos on määräaika, sano niin. Jos pyyntö ei ole kiireellinen, sano niin.
Jos et tarvitse vastausta ja sähköposti on vain FYI, sano niin.
Tee mitä tahansa kysymyksiä mahdollisimman yksityiskohtaisia. ”Mitä mieltä olet ehdotuksesta?” Ei ole hyvä kysymys. "Voimmeko edetä myyjän ehdotuksella 20 000 dollaria perjantaihin mennessä?" On parempi.
Käytä luettelomerkkejä tai numeroituja luetteloita mahdollisuuksien mukaan. Näitä on helpompi rajata kuin tekstilohkoja.
Kun jokin on todella tärkeää, rohkaise se.
Älä käytä liikaa lihavointia sähköpostissasi.
Käytä luettavia kirjasimia. Comic Sans ei ole luettavissa oleva fontti.
Jos saat kysynnän joltakin toiselta, mutta et voi vastata heti, vastaa ilmoittamalla hänelle, kun saat sen. Tämä säästää kirjautumissähköposteja ja auttaa toista henkilöä suunnittelemaan.
CC Aina tarkista minimimäärä ihmisiä, jotka ovat tarpeen työn tekemiseen. Mitä enemmän ihmisiä on sähköpostiketjussa, sitä heikompi on vastuuntuntoa vastata.
Käytä ”Vastaa kaikille” vain silloin, kun sitä todella tarvitaan. Kukaan ei pidä siitä henkilöstä, joka tukkii koko osaston postilaatikon.
Jos joku on sähköpostikierrossa, jonka hänen ei enää tarvitse olla päällä, siirrä henkilö BCC: hen seuraavassa vastauksessasi ja sano niin sähköpostin ensimmäisellä rivillä. ("Sam, kiitos siitä, että esittelit Marian ja minut - siirron sinut BCC: hen ja viet sen täältä.")
Tee aina kaksinkertainen opt-in intros. Jos et, ihmiset alkavat pelätä kuulevani sinusta.
Älä kaappaa yhden aiheen ketjua keskustellaksesi toisesta aiheesta. Aloita uusi viestiketju sen sijaan, asianomaisella rivillä ja vastaanottajilla.
Älä kasa päälle. Kukaan ei tarvitse 20. "Tämä näytti hyvältä myös minulta!" -Sähköpostia.
Jos lähetät sähköpostia yritystarkoituksiin, säilytä yhteystietosi ja otsikkosi alatunnisteessa. Mitä yksinkertaisempi, sitä parempi.
Jos lähetät sähköpostia erittäin kiireiselle henkilölle, on täysin hyväksyttävää ja on jonkin verran odotettavissa, että lähetät alkuperäisen sähköpostiviestin takaisin hänelle seuraavan viestin kanssa viikon tai kahden kuluttua. Useimmat kiireiset ihmiset vaativat ainakin yhden näistä. Älä tee enemmän kuin kolme.
Ei ole hyväksyttävää seurata sähköpostia 48 tunnin sisällä, ellei se ole todella kiireellistä. Monet ihmiset pitävät sähköpostia sähköpostin muodossa kirjeenvaihtona, ja heillä voi olla korkeammat prioriteetit kuin heille vastaaminen heti.
Jos saat tai haluat lähettää vihaisen sähköpostin, odota sitä. Jos se on kiireellistä, ota sen sijaan puhelimeen.