Ei enää pidetä hulluksi farkkujen käyttämistä työpaikalla tai napata juomia pomoosi tuntien jälkeen, mutta kun käytetään emojoja sähköpostissa, linjat muuttuvat hieman hämärtyneemmiksi.
Ammatillisen sähköpostiohjeen selaamisessa voi olla vaikeaa. Mutta se on todennäköisesti päätapa, jolla yhdistät pomosi ja työtovereihisi (lisäksi tiedät, henkilökohtaisesti). Ja se tarkoittaa, että jokainen lähettämäsi viesti on mahdollisuus tehdä hyvä vaikutelma … tai huono.
Tässä on yhdeksän työ sähköpostisääntöä, joita sinun on noudatettava - jos haluat pitää online-maineesi ennallaan.
1. Aloita kiinteällä aihepiirillä
Jos lähetät sähköpostia yhdelle esimiehellesi, muista, että heidän postilaatikossaan on todennäköisesti satoja viestejä.
Joten mitä pomosi tekee useimpien kanssa? Joko paina Poista tai merkitse ne myöhempää käyttöä varten (äläkä koskaan lue niitä). Tämä tarkoittaa, että sinulla on vain yksi mahdollisuus saada heidän huomionsa: Houkutteleva aihepiiri voi auttaa varmistamaan, että he todella avaavat sen.
2. Katso sanojasi
Oletko koskaan saanut tekstiviestiä, joka päättyi jaksolla? Jos näin on, luulit luultavasti sen lähettäneen henkilön olevan vihainen sinuun (vaikka he todellakin yrittivät käyttää oikeita välimerkkejä).
Tämä johtuu siitä, että käyttämäsi sanat voivat välittömästi houkutella tai järkyttää jotakuta. Vältä sanojen kuten "hei" tai "kiireellinen" käyttöä ja käytä sen sijaan "sinä" tai "tänään". (Hämmentynyt? Tarkempi selitys alla.)
3. Kirjoita kuten toimittaja
Et ehkä kirjoita yliopistolehteä, mutta se ei tarkoita, ettet pääse luokitteluun. Huono kielioppi, kirjoitusvirheet ja jopa johdannon, kappaleen ja johtopäätöksen puute saavat sinut kuulostamaan ikään kuin yrität päästä postilaatikkoon nollaan, etkä ole vastuullinen työntekijä.
4. Ole kohtelias henkilön ajan suhteen
Jos aiot lähettää jollekin sähköpostia, kerro, miksi lähetät sen.
Jos esimerkiksi liität esityksen, kerro heille tarkalleen, mitä haluat heidän seuraavien vaiheidensa olevan (Tarvitsetko heidän hyväksynnän? Haluatko heidän lisäävän dio?). Jos aiot seurata ketään, kerro heille, miksi heidät on otettu mukaan.
5. Käytä hymiöitä varoen
Tässä on hymiöiden asia: Kaikki eivät ole heidän faneja. Vaikka työskentelissäkin rentoympäristössä, on edelleen merkittävä osuus työväestöstä, joka pitää heitä epäammattimaisina. Älä riski, jos et ole varma, miten se vastaanotetaan.
6. Kiinnitä lisälaite
Se kuulostaa itsestään selvältä, mutta olemme kaikki syyllisiä tähän sähköpostiloukkaukseen useita kertoja.
Tarkista ennen kuin painat Lähetä: Liititkö liitteesi, jonka sanoit liitettäväksi? (Sano se 10 kertaa nopeasti.)
7. Kynsien allekirjoittaminen (ilman tavallista "parasta")
Sinun on lopetettava sähköpostisi kirjautumalla sisään, mutta se ei tarkoita, että sinun on sanottava "paras" tai "kiitos" jokaisen viestin lopussa (varsinkin jos sinulla ei ole mitään, josta olla kiitollinen).
Sen sijaan valitse tervehdys, joka on ammattimaista, mutta toiminnallista. Kokeile "terveisin", "kunnioittavasti" tai "puhun pian kanssasi".
8. Käytä ammatillista allekirjoitusta (jopa puhelimellasi)
Jos olet juuri laatinut ammattimaisen, hyvin kirjoitetun sähköpostiviestin, miksi haluat lopettaa sen lähettämällä ”Lähetetyt iPhonestani”? Valitse sen sijaan yksinkertainen, houkutteleva allekirjoitus, joka sisältää otsikon, sosiaalisen median profiilit, verkkosivustosi ja ehkä jopa kuvan kasvoistasi.
9. Tiedä milloin et halua lähettää sähköpostia
Tietenkin, riippumatta siitä, kuinka hyvä etiketti on, kaikki on turhaa, jos sähköpostit jotain mitä sinun ei pitäisi olla.
Jos esimerkiksi tarvitset erittäin nopeaa vastausta joltakin, soita heille sen sijaan. Ja jos haluat pyytää pomolta korotusta, ajoita kokous (et halua käydä keskustelua sähköpostitse).
Niin kauan kuin noudatat näitä yhdeksää sääntöä, saat melkein aina sähköpostisi lukemaan ja niihin vastaamaan. Ja hei, saatat vain tehdä hyvän vaikutelman pomollesi, kun olet siinä!
