Viime aikoina olen käynyt yhä enemmän yritystoimintaan liittyvissä puheluissa, jotka ovat älykkäiden ihmisten kanssa olemisesta huolimatta jättäneet minulle huonon vaikutelman. Tietysti puhelut näyttävät melko yksinkertaiselta, mutta kaikki teknologisista häiriöistä, jotka olisi voitu välttää, huonoon ajanhallintaan, voivat todella vaikuttaa asiakkaidesi ja kollegoidesi näkemyksiin sinusta (puhumattakaan tuottavuudestasi).
Joten, kuten sähköposteja ja kokouksia varten on kirjoittamattomia sääntöjä, täsmentän yrityspuhelut ja neuvottelupuhelut, joita kaikkien tulisi noudattaa. Tässä tuottavammat (ja vähemmän ärsyttävät) puhelut ikuisesti!
Sovita ennen puhelua, mikä henkilö soittaa kenelle ja millä numerolla. Sähköpostin lähettäminen kolmen minuutin kuluttua puhelun piti alkaa sanalla "minne minun pitäisi soittaa sinulle?" tuhlaa kaikkien aikaa.
Yleensä, jos kysyt jotain joltakin toiselta, sinun tulisi tarjota soittaa hänelle. Jos autat jotakuta toista, pyydä henkilöä soittamaan sinulle, jotta sinun ei tarvitse jahdata ketään.
Aikatauluta puhelu tarvittavaksi ajaksi ja muista, että puhelu voi olla viisi, 10 tai 20 minuuttia. Sinun ei pitäisi pyöristää lähimpään 30 minuutin lisäykseen.
Jos tiedät etukäteen, että aiot myöhästyä puheluun, kerro toiselle henkilölle sähköpostitse ja tarjoa soittaa hänelle, kun olet valmis.
Jos henkilö, johon soitat, ei ota vastaan, älä jätä viestiä ensimmäistä kertaa. Yritä uudelleen 1-2 minuuttia myöhemmin, ja jos hän ei ota vastaan, jätä viesti ja myös sähköposti, ilmoittamalla hänelle, että soitit ja ilmoitat kuinka paljon enemmän aikaa olet käytettävissä. Älä soita sen jälkeen uudelleen, ellei se ole kiireellistä.
Jos enemmän kuin kaksi ihmistä puhuu, aseta puhelinsoitto etukäteen. On paljon ilmaisia palveluita, kuten UberConference, jotka auttavat tässä.
Pidä puhelu mahdollisimman harvalle ihmiselle ja varmista, että kaikki siellä olevat ovat todella välttämättömiä. Mitä enemmän ihmisiä linjalla, sitä vähemmän kaikki kiinnittävät huomiota.
Varmista, että soitat puhelun hiljaisesta paikasta hyvällä signaalilla. Maajohtojen käyttäminen aina kun mahdollista auttaa välttämään signaaliongelmia.
Jos joudut meluisaan paikkaan, kerro ihmisille heti, että olet hiljainen, ellet puhu. Se on kunnioittava asia.
Jos et soita säännöllisesti käyttämästäsi puhelimesta, varmista, että osaat käyttää sitä. Tämä on erityisen tärkeää käytettäessä tuntematonta toimistopuhelinjärjestelmää.
En suosittele diojen käyttämistä puhelun esittelyyn, ellet tee esittelyä, mutta jos olet, älä lähetä niitä sähköpostitse. Käytä sen sijaan näytönjakopalvelua, kuten GoToMeeting tai Screenleap, varmistaaksesi, että ihmiset eivät kurkista, hyppää eteenpäin ja lopeta sitten huomion kiinnittäminen.
Jos käytät näytönjakopalvelua, varmista, että se toimii ennen puhelun alkamista ja että vastapuolillasi on asennettuna kaikki tarvittavat asiat ennen puhelua.
Jos tapaat ihmisiä ensimmäistä kertaa tai haluat todella kiinnittää huomiota, harkitse videoneuvotteluita.
Kuten kokouksissakin, aloita ajoissa. Stragglerien odottaminen vain rohkaisee heitä.
Jos olet liittymässä neuvottelupuheluun, esittele heti itsesi, joten kukaan ei ole yllättynyt siitä, että kuuntelit kolmen minuutin ajan sitä, mitä heidän mielestään oli yksi-yksi-keskustelu.
Jos joku liittyy myöhään, älä kiinnitä häntä. Se tuhlaa kaikkien muiden aikaa. Kannusta tätä henkilöä seuraamaan joku puhelun lopussa nähdäksesi mitä jäi.
Anna katsaus kuka olet ja miksi soitat ensimmäisen 120 sekunnin sisällä puhelusta, ja aseta sitten asialista tai tavoite. Muiden soittavien ihmisten tulisi tietää heti, mitä haluat heiltä.
Vahvista kunkin puhelun muutaman ensimmäisen minuutin aikana, kuinka kauan kaikkien on puhuttava, jotta voit hallita keskustelua vastaavasti.
Jos linjalla on enemmän kuin kolme ihmistä, järjestäjän tulisi soittaa pikavalinta, varmistaaksesi, että kaikki ovat paikalla, ja esitellä heille lyhyesti, jos mahdollista.
Kiertäkää tekemällä yksilöllisiä esittelyjä vain, jos se auttaa yritystä saamaan aikaan, ja ota se huomioon asialistallasi. Muuten tuhlaat paljon aikaa.
Ellei puhelun aiheena ole asiantuntemuksen jakaminen, sinun ei pitäisi puhua yli 70% ajasta. Jos linjalla on paljon ihmisiä, tämä määrä putoaa 25 prosenttiin.
Pidä lauseet lyhyinä ja tee tauko säännöllisesti ideoiden välillä. Tämän avulla ihmiset voivat hypätä sisään tai kysyä kysymyksiä.
Jos olet puhelun järjestäjä, sinun tehtäväsi on kutsua ihmisiä osallistumaan, jos he eivät puhu ja joku muu monopoloi keskustelua.
Käytä mykistyspainiketta strategisesti. Jos sinulla on mykistetty 90% puhelusta, et todennäköisesti kiinnitä huomiota kokonaan.
Älä ole henkilö, joka tarkistaa sähköpostia ja tarvitsee kysyä, että kysymys toistetaan. Jos huomaat tarkistavan sähköpostia useimpien puheluidesi aikana, ne ovat joko liian pitkiä, he ovat liian monia osallistujia tai sinun ei tarvitse olla heissä.
Varoita viittä minuuttia ennen puhelun päättymistä, että puhelu kääntyy, ja kysy, onko sinulla kysymyksiä. Älä anna sen ajaa yli, jos se on mahdollista - se on epäkunnioittava muiden ihmisten aikaa kohtaan.
Seuraa seuraavia vaiheita puhelun jatkuessa ja lähetä ne sähköpostitse myöhemmin muistutuksena.
Kerro meille! Mikä on suosikkipuhelinsääntösi? Jokin mitä meillä jäi?
