Yritätkö tehdä vaikutuksen uuteen pomoosi tai menestyäksesi ylennykseen, voi olla vaikea sanoa ei lisää työtä. Loppujen lopuksi haluatte, että kaikki näkevät ahkera, haasteita hyväksyvä ja kaikille sopiva asenne. Valitettavasti jokaiselle uudelle projektille, jonka suostut aloittamaan, on määräaika - ja ennen kuin tiedät sen, voit tuskin pitää pään veden yläpuolella.
Kun sinusta tuntuu, että projektit alkavat liukastua halkeamien läpi tai et vain pysty antamaan parasta, koska olet levinnyt liian ohutksi, ota hetki tilanteen selvittämiseen, ennen kuin tehtäväluettelosi saa parhaasi. Tässä on muutama tapa torjua ylivoimainen työmäärä ja palata takaisin raiteilleen.
1. Luo aikataulu
Pidä kaikkien lopullisten määräaikojesi pääaikataulu perustamalla kalenteri iCal- tai Google-kalenteriin tai käyttämällä hienoa suunnittelijaa (rakastan Moleskinen viikoittaisten muistikirjojen kokoonpanoa). Näkemällä kaiken yhdessä paikassa voit priorisoida aikasi, koska tiedät tarkalleen, mitä tapahtuu, päiviä ja viikkoja etukäteen.
Mutta älä lopu tähän - aikasi järjestämiseen liittyvä temppu on hajottaa projektisi pienemmiksi tavoitteiksi, jotka on helpompi saavuttaa. Pienet, saavutettavissa olevat tavoitteet auttavat sinua selviytymään kovien projektien kautta ja pysymään tiellä.
Esimerkiksi suuren työtapahtuman suunnittelu edellyttää, että koordinoit useita ryhmiä sekä toimiston sisällä että ulkopuolella. Sen sijaan, että asettaisit yhden suuren määräajan tapahtumapäivään, ajoittakaa se pienempiin tehtäviin tapahtumaan johtaviin viikkoihin, kuten varmistamalla, että ateriapalveluillasi on valikko, viimeistelemällä oikea osallistujamäärä ja todistamalla ja jakamalla monisteita. Näiden minitavoitteiden saavuttaminen matkan varrella varmistaa, että mitään ei jää viime hetkeen.
2. Pysy valppaana
Pääaikataulun asettaminen on vain puolet taistelusta - toinen puoli tosiasiallisesti käyttää sitä. Jos sinulla ei ole tapana tarkistaa kalenteriasi päivittäin, saatat tarvita hieman työntää oikeaan suuntaan, joten aseta itsellesi määräaikoja myös asettaaksesi joitain hälytyksiä. Tietokoneesi tai puhelimesi ponnahdusikkuna voi olla nopea muistutus tulevista tapahtumista (tutustu sovelluksiin, kuten 2Do, Wunderlist ja Todoist), tai jos käytät paperisuunnittelijaa, määritä visuaaliset hälytykset muistuttamalla Post-Its-sovellusta. siitä, mitä tapahtuu seuraavan viikon aikana.
Nämä hälytykset voivat sisältää suurten määräaikojen tarkistuspisteitä (esimerkiksi projektin eräpäivän puolivälissä voit asettaa hälytyksen varmistaaksesi, että pyydät esimiestä tarkistamaan raporttiluonnoksen) tai vain yleisiä päivittäisiä muistutuksia. (esimerkiksi asettamalla hälytykset maanantaisin ja keskiviikkoisin, jotta voit varmistaa, että olet oikealla tiellä, ennen kuin aika loppuu työviikon lopussa).
3. Järjestä se
Kun työskentelet useiden projektien kanssa samanaikaisesti, postilaatikkosi voi nopeasti räjähtää ylivoimaiseksi informaation sekaksi. Ja vaikka et voi estää saapuvien sähköpostien kulkua, voit ainakin pitää tehtävät järjestetyinä ja erillään.
Kokeile lisätä kansioita ja värikoodauksia postilaatikkoosi, jotta löydät tärkeät tiedot tarvittaessa. Luo esimerkiksi erillinen kansio jokaiselle määrittämällesi tehtävälle, jonka avulla voit helposti etsiä tarvittavia keskusteluja tai tiedostoja.
Jatketaanksesi askelta pidemmälle, voit jopa asettaa Outlookissa säännön lähettää sähköpostia tietyistä osoitteista tai tietyillä aihepiirillä olevilla lauseilla luomiin määriteltyihin kansioihin. Gmail tekee saman, jos määrität suodattimen. Kummankin menetelmän avulla voit lajitella postilaatikot etukäteen, joten sinun ei tarvitse viettää arvokasta aikaa seulomalla sotkua!
4. Ota pienet jutut pois tieltä
Oletko vastuussa toistuvista raporteista tai laskentataulukoista, joiden on mentävä viikossa tai kuukausittain? Voit säästää aikaa ja energiaa (ja vapauttaa arvokasta tilaa jo täynnä tehtäväluetteloa) luomalla malli jokaiselle raportille sen sijaan, että aloittaisit tyhjästä joka kerta.
Vastaanotatko jatkuvasti sähköposteja, joissa esitetään samanlaisia kysymyksiä? Luo säilytettyjä vastauksia Gmailissa tai pidä Word-asiakirja työpöydällä vastauksineen yleisiin ongelmiin (esim. Miten FTP-sivustoasi käytetään, kenen puoleen ottaa yhteyttä asiakaspalveluun tai tulevien messujen päivämääristä). Jos sinulla on jotain, josta voit helposti leikata ja liittää, rutiiniviestien vastaaminen vähentää aikaa vievää.
Pienten asioiden tekeminen aikaisin ja mahdollisimman virtaviivaistaminen antaa sinulle enemmän tilaa työskennellä monimutkaisissa projekteissa.
5. Pidä ajan tasalla
Käännä muutama minuutti ennen lähtöä illalla katsoaksesi aikatauluasi ja päivittääksesi sitä päivittäisellä kehitykselläsi (jopa vain tämän viikoittainen tekeminen on suuri apu!). Eikö aivan suorittanut tehtävää? Siirrä se seuraavaan päivään tai seuraavaan ajanjaksoon, jonka olet suunnitellut kyseiselle projektille. Se auttaa myös pitämään jonkin verran vapaata aikaa joka päivässä (tai jopa vain kerran viikossa), mikä antaa sinun olla joustavampi, jos et saavuta minitavoitetta ja joudut järjestämään aikataulun uudelleen.
Tarkkailemalla mitä teet päivittäin, ei vain voi auttaa sinua tuntemaan uupumusta, vaan se voi myös auttaa sinua arvioimaan kuinka paljon aikaa todella tarvitset tietylle projektille tai tehtävälle. Ja kun tiedät sen, tunnet tarkalleen, kuinka paljon voit ottaa tulevaisuudessa!
6. Puhu jakamisesta
Jos huomaat, että jotkut minitavoitteistasi eivät saavuteta, koska aikaa ei ole tarpeeksi, koska muut projektit ovat etusijalla tai koska uudet vastuut pysyvät laskeutumassa pöydällesi, voi olla aika puhua esimies joidenkin töiden uudelleenjakamisesta.
Tämä on toinen syy, jonka vuoksi yksityiskohtainen aikataulu projektistasi suunnitellaan päivä- ja viikottain, on ratkaisevan tärkeää: Jos sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä on tehtävä ja missä aikataulussa, pomosi näkee helposti, mitä levylläsi on. Sitten yhdessä voit määrittää, mikä on tärkeintä pysyä välittömässä tehtäväluettelossasi ja mitä voidaan siirtää takaisin tai siirtää toiselle.
Kyllä, siitä voi olla vaikea päästä irti, mutta on aina tärkeämpää jakaa työmäärä muun ryhmän kanssa ja asettaa määräajat kuin yrittää todistaa, että pystyt käsittelemään kaikkea etkä aivan päästä sinne.
Viimein, kun alkaa tuntea kadota sitä, ota iso hengitys. Muista, että hallitsemisessa tarkoitetaan itsesi järjestämistä ja rehellisyyttä siitä, mitä pystyt käsittelemään.
