En välttämättä pidä itseäni suurena multitaskerina. Itse asiassa minusta on melko vaikeaa tehdä enemmän kuin yksi asia kerrallaan. Sanotaan vain, että pääni rentouttaminen ja vatsan hankaaminen ei ole minun juhlatilaisuudeni temppu.
Projektisäiliö kuitenkin? Se on maine, jonka ehdottomasti otan haltuun. Luonnoin artikkelin, vastaan satunnaiseen sähköpostiin ja aloitan sitten projektin kanssa - ennen kuin siirryt takaisin takaisin postilaatikkooni vastaamaan vielä toiseen viestiin. En käsittele systemaattisesti yhtä asiaa kerralla. Sen sijaan hyppään tehtävistä toisiinsa pitääkseni piippauksen pois näennäisesti loputtomasta tehtäväluettelostani.
Tajusin kuitenkin äskettäin jotain, joka sai minut haluamaan muuttaa menetelmiäni. Kyllä, työpäiväni tuntuivat mielenkiintoiselta kiireiseltä. Mutta he eivät välttämättä tunteneet olevansa tuottavia . Pääisin iltaan isojen, uhkaavien projektien kanssa, jotka edelleen roikkuvat luettelossani. Tiesin, että vietin viimeiset kahdeksan tuntia kirjoittaen kuumetta tietokoneelleni. Joten kuinka en onnistunut saamaan näitä asioita saamaan aikaan? Mihin minun aikani meni?
Juuri tästä syystä päätin kokeilla menetelmää nimeltä "batching". Se on hauska sana, mutta uskomattoman yksinkertainen käsite. Pohjimmiltaan se tarkoittaa, että ryhmität samanlaiset tehtävät yhteen ja huolehdit sitten niistä yhdellä kierroksella. Tämän menetelmän oletetaan lisäävän tuottavuutta auttamalla sinua välttämään raivoista vaihdevaihtoa, joka tapahtuu aina, kun siirryt projektista projektiin. Sen sijaan voit pysyä keskittyneenä ja vyöhykkeellä käsillä oleviin tehtäviin, vähentää häiriötekijöitäsi ja valloittaa nämä tehtävät strategisesti.
Sanomattakin on selvää, että se kuulosti taktikolta, joka oli suunniteltu juuri minulle. Joten kokeilin tätä järjestelmää yhden vankan viikon ajan nähdäksesi onko se jotain, joka todella auttoi antamaan tuottavuudelleni ja keskittymiselleni tarvittavan potkun housuihin. Haluatko tietää mitä ajattelin? No, pidetään kiinni ryhmittelystä kuten asiat yhdessä -teemasta ja katsotaan joitain etuja ja haittoja.
Plussat
Tuhlasin todella vähemmän aikaa
Vaikka Pomodoro-tekniikka onnistui heikentämään minua hiukan, pidän silti itseäni skeptikkona, kun on kyse erilaisista tuottavuushakeista, jotka lupaavat maksimoida työaikani. Joten epäröin tätä kokeilua. Jos jotain, oletin, että tuhlan vain arvokasta aikaa yrittäessään selvittää, kuinka tehdä tämä tehokkaasti.
Päädyin kuitenkin yllätykseen siitä, kuinka paljon aikaa tämä taktiikka todella pelasti minut. Ensinnäkin samanlaisten tehtävien hoitaminen samassa palasessa auttoi minua tuntemaan olonsa vähemmän turmeltuneeksi ja stressaantuneeksi. Lisäksi en osaa edes riittävästi selittää kuinka monta minuuttia olen säästänyt, koska minun ei tarvitse jatkuvasti avata ja sulkea joukko erilaisia asiakirjoja ja selaimen välilehtiä. Sen sijaan pääsisin tarvittavaani, saan kaikki asianmukaiset hoidetut tehtävät ja rajatan sitten kokonaisen joukon asioita luettelostani. Se oli todella fiksu tapa työskennellä!
Minua pelottivat suuret projektit vähemmän
Olemme kaikki tuttuja isoista projekteista ja toimeksiannoista, jotka löytävät pysyvän kodin tehtäväluetteloissamme, lähinnä siksi, että olemme liian hätkähdytettyjä ja peloteltuja aloittaaksemme niistä.
Mutta käyttämällä tätä erätekniikkaa, päätin hajottaa suurempia tehtäviä pienemmiksi, pureman kokoisiksi toimintokohteiksi. Esimerkiksi, olen aikaisemmin kirjoittanut ”Kirjoita artikkeli museolle” luettelooni. Jotta asiat tosiasiallisesti ryhmittyisivätkin tehokkaammin, hajotin kyseisen toimeksiannon useisiin pienempiin vaiheisiin, kuten tutkimusten keräämiseen, kappaleen esittämiseen, luonnosteluun ja muokkaamiseen ja lähettämiseen.
Tein tämän kaikille artikkeleille tai isommille projekteille, joissa työskentelin tuona päivänä. Sitten tutkisin niitä kaikkia ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen sen sijaan, että yrittäisin käsitellä yhtä kokonaista artikkelia kerrallaan.
Tämä tarkoitti, että todella edistin niissä asioissa, joista olen yleensä taipuvainen ajamaan pois. Koko prosessi tuntui kuitenkin paljon hallittavissa.
Tein vähemmän virheitä
Tarkastellaan sitä - jatkuvasti ohittaminen koko työpäivän ajan voi olla häiritsevää ja häiritsevää. Tietysti kukaan ei ole täydellinen. Mutta huomasin, että tämä hajanainen lähestymistapa työhöni aiheutti aivan liian monia virheitä ja ylenmääräisyyksiä, mukaan lukien kirjoitusvirheet artikkeleissa ja väärille ihmisille lähetetyissä sähköposteissa.
Eräajottessa huomasin tekeväni vähemmän näitä liukastumisia. En ole tutkija, mutta menen eteenpäin ja kunnioitan sitä tosiasiaa, että pystyin omistamaan kaiken keskittymiseni edessäni olevaan tehtävään. Ajatukseni eivät olleet niin hajaantuneita, mikä tarkoitti, että pystyin ennakoivasti kiinni näistä pienistä virheistä ja virheistä.
Haittoja
Tehtäväluetteloni luominen kesti kauemmin
Tasapainon ja rehellisyyden vuoksi en yritä teeskennellä, että tämä tuottavuustekniikka oli täysin vailla mitään haittapuolia. Suurin, jonka tapasin uudestaan ja uudestaan, oli tehtäväluetteloni vie paljon kauemmin, jotta voin koota yhteen aamulla.
Olen visuaalinen henkilö. Joten tiesin, että aion pitää kiinni tästä erämenetelmästä, luetteloni olisi rakennettava samalla tavalla - muuten päädyn vain hyppäämään uudelleen. Olen kuitenkin oppinut nopeasti, että strategisiin yrityksiin liittyy vakavia ajatuksia ja muutoksia.
Lopulta tein sen yleensä tällä tavalla:
- Halusin kirjata kaikki asiat, jotka halusin suorittaa sinä päivänä yhdeksi jättiläisluetteloksi.
- Haastin korostusmerkkeihini värikoodin ja ryhmitellä samanlaiset tuotteet yhteen.
- Sitten, koska tuon kritisoidun ja korostetun sotkun katseleminen olisi ajautunut minut suoraan reunan yli, kirjoitin täysin uuden luettelon - kiinnittäen huomiota esineiden ryhmittelyyn värikoodaukseni perusteella.
Kuten olen varma, voit arvata, tämä tarkoitti vain valmistautumista työskentelemään joka päivä, kesti minut melkein kaksi kertaa niin kauan. Mutta rehellisesti, mielestäni nämä pari ylimääräistä minuuttia päätyivät sen arvoisiin!
Se ei ollut aina kestävää
Satunnaisia kokouksia ja hätätilanteita esiintyy koko työpäivän ajan - asiat, joita et edes suunnitellut huolehtia, yhtäkkiä päädyt ensisijaisiksi. Me kaikki tiedämme kuinka se menee.
Joten vaikka tämä menetelmä toimii erittäin hyvin noina päivinä, jolloin kaikki menee suunnitellusti, se ei ole aina hallittavissa, kun olet yhtäkkiä odottamattoman kokouksen tai työkriisin takana. Ja vaikka joudut tietysti tekemään joitain säätöjä ja huolehtimaan siitä, mitä on tehtävä, voi ehdottomasti olla hieman turhauttavaa ja häiritsevää, jos jakoavain heitetään parhaimpiin suunnitelmiin. Et todellakaan voi "erällä" aikapainottavia hätätilanteita.
Joten aionko edelleen jatkaa tehtäväluettelon erää?
Kuten mikä tahansa, tämän menetelmän mukana on joitain selviä etuja ja vikoja. Mutta kaiken kaikkiaan sanoisin, että se on ehdottomasti jotain, jota jatkan toteuttaa. Se auttoi todella lisäämään keskittymiskykyäni ja rohkaisi minua valloittamaan tehtäväluetteloni hieman strategialla.
Toki, oli joitain asioita, jotka saivat tulosta, joita en voinut suunnitella. Niin kauan kuin olet valmis ylläpitämään hiukan joustavuutta tällä ajanhallintajärjestelmällä, mielestäni löydät siitä suurta menestystä.
Annoitko erälle yrittämisen? Ota minuun yhteyttä Twitterissä ja kerro, kuinka se toimi sinulle!
