Vastakkainasettelu (etenkin työkohtainen vastakkainasettelu) ei ole koskaan hauskaa kenellekään. Mutta vielä epämiellyttävämpää kuin yrittää sanoa jotain epämiellyttävää jonkun kasvoille, on yrittää ilmaista nämä tunteet sähköpostitse.
Koska olen täysin virtuaalisen organisaation perustaja, jolla on yli 120 avustajaa ympäri maailmaa, minulla on ollut kohtuullinen osuus hankalista vastakkainasähköposteista. Joten, mitä sinun pitäisi tehdä, jos joudut sähköpostiviestien vaikeuteen? Tässä muutamia vinkkejä.
1. Älä turvaudu sähköpostitse, ellei sinun tarvitse tehdä
Tämän pitäisi olla itsestään selvää, mutta se on tärkeää: sähköpostin ei tulisi koskaan olla ennen ensimmäistä valintaa vastakkainasetteluun. Itse asiassa sitä pitäisi käyttää vain viimeisenä keinona.
Älä lähetä yhteenottoviestiä jollekin, ellet ole yrittänyt ottaa yhteyttä häneen kaikin mahdollisin tavoin ilman tulosta tai jos ongelma on niin kiireellinen, että hänelle on kerrottava heti ja ainoa käytettävissä oleva vaihtoehto on sähköposti. Lisäksi vastakkainasähköposteja tulisi käyttää vain pienemmissä asioissa, ei suurissa, elämää muuttavissa tapahtumissa (kuten jonkun ampuminen; mieluiten se tapahtuisi ainakin Skypessä tai alustalla, jolla voit nähdä jonkun kasvot).
Perusteelle on kaksi pääasiallista syytä. Ensinnäkin henkilökohtainen vuorovaikutus (vaikka se tapahtuisi Skypen tai Google Hangoutin kautta) antaa toiselle henkilölle mahdollisuuden tutustua kasvojen osoituksiin ja kehon kieleen jossain määrin, mikä voi auttaa sinua paremmin saamaan pisteesi läpi. Toiseksi sähköpostin sanat voidaan poistaa kontekstista erittäin helposti (kuten myös sähköpostin konteksti), etkä halua tilanteeseen räjähtävän kasvoissaan (osoita, että toinen henkilö menee pomoosi valittamaan sähköpostisi).
On kuitenkin ehdottomasti aikoja, jolloin joudut käyttämään sähköpostia ja luottamaan minuun, näissä tilanteissa on parempi kommunikoida sähköpostitse kuin ei ollenkaan.
2. Ole mahdollisimman suoraviivainen ja tarkka
Tärkein osa sähköpostin kirjoittamista on vain sanoa mitä haluat sanoa. Ota kommenttisi tai muut sivuidesi pois (tämän ei ole tarkoitus olla romaani) ja siirry suoraan kohtaan. Koko vastakkainasähköpostisi tulisi olla vain muutama lause ja tavoitteen tulisi olla siirtää viestintä offline-tilassa ja tosielämään mahdollisimman nopeasti.
Mitä tuo tarkoittaa? Älä lyö pensan ympärillä, älä oksenna kaikkea mieleen tulevaa, äläkä anteeksi sanomastasi. Voit silti tehdä tämän ilman tarkoitusta - tarkista esimerkiksi alla oleva sähköpostiosoite, jonka lähetin yhdelle avustavalle kirjoittajalle.
Lisäksi, jos sinusta tuntuu, ettet pysty selittämään tapaustasi enintään kuudessa lauseessa, aihe on ehkä liian iso ja karvainen sähköpostia varten. Loppujen lopuksi et halua minimoida herkkää tilannetta. Lyhyt sähköpostiosoite, joka osoittaa myöhässä olevista määräajoista, toimeksiannon laadusta, poissaolosta tai etenemisestä, on hieno - mutta voit vain kuvitella, kuinka hirvittävää olisi lähettää sähköpostia, jossa sanotaan: "Hei niin ja niin, vain halusi kertoa sinulle. kirjoitetaan. Viileä."
3. Tarjoa olla käytettävissä chattiin
Toinen ongelma, joka syntyy, kun kohtaat jonkun sähköpostitse, on se, että verkkoviestintä on hyvin yksipuolista. Joku muu ei voi välittömästi olla eri mieltä kanssasi; sen sijaan he vastaanottavat sähköpostisi, lukevat sen, vastaavat ja niin edelleen. Siten voi viedä hetken, kun molemmat osapuolet saavat pisteensä, eikä tyypillisesti paljon saavuteta.
Vaikka lähetit vastakkainasettelun sähköpostitse, sinun tulisi antaa toiselle henkilölle mahdollisuus vastata muulla välineellä. Päättyy kirje jollain, kuten: "Ilmoittakaa ehdottomasti minulle, jos sinulla on kysyttävää, ja jos haluat keskustella tästä tarkemmin, voimme ehdottomasti napata lounaan tai hypätä Skypen kautta."
4. Ajattele ennen lähettämistä
Ennen kuin lähetät sähköpostiosoitteesi vilkkuvaan kyberavaruudessa, mietti itsellesi: Jos esimieheni näkivät tämän, mitä he ajattelevat sanomastani? Se voi estää sinua lähettämästä sähköpostia, joka on liian ankaraa tai antaa erilaisen tunnelman kuin toivoit. Jos luulet pomosi saavan väärän viestin tarkastellessasi sähköpostiosoitettasi ilman kontekstia, on aika palata takaisin piirustuspöydälle.
Jos mahdollista, kokeile ja kirjoita sähköpostisi päivässä (tai ainakin pari tuntia) ennen kuin lähetät sen. Jos kirjoitat kirjeenvaihtoa vihan keskellä, haluat jonkin aikaa jäähtyä ennen kuin toinen henkilö näkee viestisi. Raivon aikana ei tehdä paljon suuria päätöksiä, ja et todellakaan halua, että maineesi vaarantuisi, koska lähetit yhden ei-niin huolellisesti muotoilun sähköpostin.
5. Ole valmis vastaukseksi (tai ei)
Tietysti sähköpostit ovat kaksisuuntainen katu; Varmista, että olet valmis kaikkiin reaktioihin, kun lähetät kaikenlaista vastakkainasettelua. Lisäksi vie jonkin aikaa miettiä, mitä aiot tehdä erilaisissa tilanteissa, kuten jos toisessa päässä oleva henkilö ei vastaa tai jos hän räjäyttää sinulle 10 minuuttia myöhemmin.
Esimerkiksi, jos kirjoittaja, jonka lähetin yllä olevaan sähköpostiviestiin, ei vastaa kolmen tai neljän päivän kuluessa, lähetän seurannasähköpostiviestin, jossa on määräaika tai ultimaatti (jotain kuten ”Jos en kuule sinua, Oletan, että et enää ole kiinnostunut kirjoittamaan The Prospect ”). Tämä asettaa toiselle henkilölle hiukan enemmän paineita vastata.
Ja jos saat töykeän tai vihaisen vastauksen, vie jonkin aikaa (ainakin muutama tunti) ennen kuin vastaat. Se voi olla houkutteleva palata takaisin ja myös erittäin helppo, että yksi viesti muuttuu sähköpostisota-alueeksi. Ja jälleen kerran, päätavoitteesi pitäisi olla päästä eroon sähköpostikilven takaa ja puhua asiat kasvokkain.
