On vaikea kuvitella elämää ilman sähköpostia, etenkin työpaikalla. Käytämme sitä työtovereiden mielipiteiden pyytämiseen, käytämme sitä esimiehemme neuvojen kysymiseen, ja toisinaan (tai ei niin satunnaisesti, tottumuksistasi riippuen) pyydämme sitä pidentämään määräaikaa.
Tästä huolimatta on muutamia pyyntöjä, joita ei pitäisi tehdä tällä tavalla. Kuten mitä? No, minä sanon sinulle, ettet tee sitä virhettä (että niin monet ihmiset tekevät) ajatellessasi, että sähköposti on ensimmäinen paikka, johon sinun pitäisi kääntyä, kun tarvitset jotain.
1. vaatii erittäin nopeaa vastausta
Olet ollut siellä aiemmin: Lähettämällä työtoverillesi sähköpostiviestin, joka tarvitsee vastauksen ASAP, mietitään miksi et ole saanut vastausta maan päällä viisi, sitten 10, sitten 30 minuuttia myöhemmin. Mutta onko työtoverisi todella syy siihen, että et ole liimattu postilaatikkoonsa joka toinen päivä? Ehkä hän on kokouksessa. Ehkä hän on lounaalla. Ehkä hän työskentelee valtavan projektin parissa ja on sulkenut sähköpostinsa.
Ohjelmoija Cyrus Stoller, museokirjoittaja Lily Herman selittää, että sinun tulee lähettää sähköpostiin vain jollekin ”jos tarvitset jotain tekemistä seuraavien parien päivän aikana.” Tarvitsetko vastauksen tunnin sisällä, tai maailma loppuu? Mene henkilön pöydälle. Ei siellä? Ota puhelin ja soita. Ei vastausta? Lähetä teksti. "Sähköpostin ei tulisi olla oletuksena viestinnän keinoa käydä läpi kaiken, joka on tiedettävä tai jota on käsiteltävä reaaliajassa", kirjoittaa Herman.
2. Korotuspyynnöt
Tiedämme, että verkossa on runsaasti "korotusta pyytäviä sähköpostiviestejä" - olemme myös nähneet ne. Mutta se, että ne ovat olemassa, ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi käyttää niitä tai että sinun tulisi viettää tuntikausia mallineen kaunopuheisempaa versiota. Tämä johtuu siitä, että kun neuvotellaan palkankorotuksesta, soittoääni on yhtä tärkeä kuin mitä sanot.
Ja sähköpostin oikea ääni on hankala. Kuinka osoitat korotusta pyytävässä viestissä, että olet toiveikas, mutta et epätoivoinen tai itsevarma, mutta et ylimielinen? (Vihje: Et voi, ellet halua täyttää sähköpostiasi hymiöillä.)
Joten, vaikka voit varmasti pyytää tapaamista managerisi kanssa keskustellaksesi urapolustasi (eli korotuksesi) sähköpostitse, sinun tulee kysyä henkilökohtaisesti.
3. Pyynnöt rutiinin muuttamiseksi
Joskus meillä on (mahtava) vaihtoehto valita milloin ja missä työskentelemme. Tällä joustavuudella on kuitenkin tietty vastuutaso. Jos olet äskettäin tajunnut, että työskentelet paremmin yöllä tai et haluamasi työpaikka ei ole toimistossa, vaan on todella kahvilan sohvalla, älä muuta äkkiä rutiiniasi kysymättä pomolta.
Mutta älä myöskään tee kysyä sähköpostitse. Todennäköisesti pomo haluaa yksityiskohtaisen selityksen tekemistäsi muutoksista ja siitä, kuinka uusi aikataulu hyötyisi paitsi sinulle, myös koko joukkueelle. Henkilökohtainen keskustelu voi auttaa sinua kuulostamaan vilpittömästi ja vakuuttamaan hänet siitä, että se on kaikkien edun mukaista - eikä vain tekosyyn nukkua myöhemmin.
Vain siksi, että sähköpostista on tulossa yksi (jos ei suosituimmista) tavoista ottaa yhteyttä ihmisiin, ei tarkoita, että sinun pitäisi käyttää sitä kaikkeen. Ajattelematta kahdesti ennen kuin napsautat tätä lähetyspainiketta, voit lähettää työmaineesi oven ulkopuolelta.
