Ihmiset kysyvät minulta jatkuvasti, kuinka tehdä asiat nopeammin, paremmin ja tehokkaammin ja mitä työkaluja suosittelen auttamaan heitä tekemään niin. Mutta on yksi kysymys, jonka saan paljon vähemmän, ja se on yhtä tärkeä: Kuinka voin säästää aikaa tekemällä vähemmän?
Itse asiassa tietäminen, mitä ei tarvitse tehdä, ja mitä lopettaa tekeminen, voi todella vaikuttaa suuresti onnellisuuteen ja tuottavuuteen.
Testaa itsesi tällä seitsemän kysymyksen luettelolla varmistaaksesi, että sijoitat aikaasi hyvin.
1. Sanotko ei?
Suurimmalla osalla ihmisistä on syytä olla tyytyväisiä. Seurauksena on, että sanomme kyllä melkein kaikelle, mitä meiltä kysytään, mikä tekee mahdottomaksi tehdä kaikkea hyvin, ja vie aikaa ja tuottavuutta. Katso viimeksi saatuja 10 pyyntöä (jättämättä huomiotta pomosi tehtävät, joita sinulla ei ehkä ole hallintaa). Jos vastasit kyllä yli puolelle, on todennäköisesti aika pakottaa itsesi alkamaan sanoa ei (tässä on muutama tapa tehdä niin hienosti).
2. Delegoitko tarpeeksi?
Olitpa johtaja vai et, on olemassa mahdollisuuksia siirtää työtovereille. Jos teet kaiken itse ja ajattelet, että "minun on vain nopeampi tehdä se", saatat olla deletoophobe. Katso hyväsi tehtävät viime viikolla - ovatko nuo kaikki todella työtehtäväsi? Jos ei, tutustu suositteluni onnistuneeseen delegointiin aloittaaksesi työntää joitain asioita levyltäsi.
3. Tarvitseeko tehtäväluettelosi kaikki?
Älä harkitse loputonta tehtäväluetteloa haasteena saadaksesi kaikki saatu aikaan, kun prioriteetin asettaminen on itse asiassa haaste. Jos et ole tehnyt tehtävää viikkoina tai se on aina sitä, mikä on siirretty myöhempään ajankohtaan, se saattaa olla merkki siitä, että se ei ole todella tarpeen. Käytä päällikköäsi ja kollegoitasi soittolevyinä yrittääksesi poistaa tarpeettomia kohteita tehtäväluettelostasi, jotta voit käyttää enemmän aikaa ensisijaisiin kohteisiin, jotka liikuttavat tavoitteitasi eteenpäin. Pro-vinkki: Onko sinulla vaikeuksia siirtää tehtäviä töihin? Käy läpi jokainen ja kirjoita muistiin vaikutukset, joita sillä on (esim. ”Tulomahdollisuus” tai “käyttäjän kasvu”). Yllätät, kuinka monta tuotetta ei ole yhdenmukaistettu yrityksesi tai henkilökohtaisten tavoitteidesi kanssa.
4. Tarvitaanko kaikki kalenterisi toistuvat kokoukset?
Peruuta kaikki, joilla ei ole vaikutusta tai jotka voidaan korvata sähköpostin päivityksellä. Pidä pidetyissä kokouksissa uudelleen, jos muoto, pituus ja osallistujat vaikuttavat niiden tehokkuuteen. Kuten yrittäjä Jim Belosic selittää, tämä säästää sekä aikaa että rahaa - tunnin kokous 17 työntekijän kanssa, jotka ansaitsevat keskimäärin 40 000 dollaria vuodessa, maksaa 232, 88 dollaria. Yikes.
5. Onko oletuspituutesi liian pitkä kertaluontaisissa kokouksissa?
Useimmat ihmiset käyttävät oletusarvoisesti 60 minuutin kokouksia, kun ensimmäiset keskustelut tarvitsevat harvoin niin paljon aikaa. Kokeile asettaa kalenterisi oletusarvoksi 30 tai 20 minuuttia. Saat ajan takaisin, ja todennäköisesti sinulla on paljon tuottavampia kokouksia.
6. Tarvitsetko edes kokousta?
Uutiset välähtää: Sinun ei tarvitse suostua jokaiseen kokoukseen, johon sinut pyydetään osallistumaan. Tämä pätee kaksinkertaisesti niille ihmisille, jotka lisäävät kokouksia kalenteriin kysymättä - sinulla on lupa hylätä kaikki, jotka eivät ole kriittisiä työsi kannalta. Aseta korkea palkki antaa ihmisille aikaa, niin huomaat, että enemmän kysymyksiä selvitetään sähköpostitse tai usein tehokkaammin ottamalla puhelin.
7. Oletko postilaatikkosi orja?
Puhuminen asioista, joita sinun ei tarvitse tehdä: Sinun ei tarvitse vastata kaikkiin saapuviin sähköposteihin. Anna itsellesi lupa arkistoida merkityksettömiä kylmiä sähköposteja ja FYI-sähköposteja, joissa olet kopio: ed tai piilokopio: ed. Ja kun olet siinä, lopeta tilauksesi kaikesta, mitä et lue (ei, sinun ei tarvitse lukea kaikkia verkkokaupan uutiskirjeitä, joihin olet kirjautunut). Kieltämättä jättäminen sähköpostilla on avainta oikean työn tekemiseen.
Joskus tuottavuus ei koske asentamiasi järjestelmiä tai lataamiasi sovelluksia. Kyse on siitä, että tarkastellaan hienosti kuinka vietät aikaa ja vapautat aikataulun tarpeettomista tehtävistä. Lisää tunteja päivässä? Mielestäni voimme kaikki olla yhtä mieltä siitä, että se on hyvä asia.
