Mistä tahansa syystä olet myöhässä työstäsi. Tehtäväluettelosi ei ole hallinnassa, puuttuu määräaikoja, ja postilaatikkosi on täynnä työtovereiden lähettämiä sähköposteja, jotka seuraavat niitä asioita, jotka lupasit heille viikkoja sitten.
Kun asiat ovat todella hirveitä, pikakorjaus tai uusi tehtäväluettelosovellus ei aio korjata tilannetta. Hallinnan ottamiseksi uudelleen on aika ottaa askel taaksepäin, arvioida tilanne ja tehdä joitain strategisempia toimia levyn puhdistamiseksi.
Ensinnäkin sinun on tehtävä se, mitä kutsun ”keittiön pesualustalistaksi”. Estä aikataulusi aikataulusta kokousta varten itsesi kanssa (suosittelen aamiaista toimistojen ulkopuolella). Sitten, kokouksessa, kirjoita ehdottomasti kaikki mitä olet meneillään. Aloita tunnistamalla tärkeimmät työryhmät (esim. Asiakasviestintä, sisäinen raportointi, palkkaaminen) ja lisää “Muu” -ämpäri kaikille sekalaisille kohteille, jotka väistämättä aukeavat. Kirjoita sitten paperille kaikki tarvitsemasi tekemistä varten. Mikään esine ei ole liian pieni tai liian merkityksetön luettelon laatimiseksi. On tärkeää kohdata todellisuus juuri sen suhteen, mitä sinun on tehtävä tilanteen vakavuuden määrittämiseksi - ja kuinka äärimmäinen strategia sinun tulee laatia.
Tyypillisesti, kun olet tehnyt keittiön pesuallasluettelon, löydät itsesi kahdesta leiristä. Ensimmäinen leiri on, jos tarkastellaan kaikkea ja se tuntuu paljon, mutta hiukan näkökulmasta, muutamista asioista uudelleen ja parin viikon peto-moodista se voi tapahtua. Se on vain kiireinen muutama viikko.
Mutta jos katsot keittiön pesuallasluetteloa ja tiedät, että kaiken mahdotonta saada aikaan, olet leirissä kaksi. Jotenkin olet purettu paljon enemmän kuin osaat pureskella, ja olet täysin hukku ja epätoivoisesti jäljessä. No, olen täällä kertoakseni, että on aika kohdata tuo todellisuus ja tehdä joitain muutoksia.
Tässä on seitsemän strategiaa, jotka helpottavat hämmentyneen itsesi käyttöä: saat työelämäsi takaisin hallintaan:
1. Leikkaa puu
Katso keittiön pesuallasluettelon tehtäviä ja päätä, mitkä niistä voidaan ottaa kokonaan pois. Tiedän, se kuulostaa pelottavalta - jopa mahdotonta. Mutta olen valmis lyömään vetoa siitä, että on olemassa joitain asioita, joita ei todellakaan tarvitse tehdä nyt (ainakaan sinun mukaan). Kaikkien ei-kriittisten pitäisi saada kirves.
2. Yksinkertaista tulosta käyttämällä 80/20 -sääntöä.
Onko tehtäviä tai hankkeita, joissa 20 prosentilla ponnisteluista saataisiin 80 prosenttia vaikutuksista? Esimerkiksi pomosi haluaa kilpailukykyisen analyysin uudesta tuotteesta, jonka hän aikoo lanseerata. Ennen kuin hänelle lähetetään romaani kilpailumaisemasta, riittääkö yksi sivu jokaiselta vakavalta kilpailijalta päätöksenteon auttamiseksi? Tai jos suurin osa myyntiedustajana annetuista tuloista tulee isommista kaupoista, mutta vietät puolet ajasta pieniin kauppoihin, jotka tuskin liikuttavat neulaa, voisitko siirtää aikasi ja huomionne isompiin kauppoihin? Joo? Mene näiden tehtävien tai hankkeiden kanssa.
3. Automatisoi tai ulkoista
Tuottavuusasiantuntija Stever Robbins kirjoitti loistavan kappaleen 30/3 -säännöstä. Se selittää, että jokin, joka vie 30 minuuttia päivässä, lisää jopa kolme viikkoa vuodessa. Kolme kokonaista viikkoa! Hanki aika takaisin katsomalla, onko pienempiä tehtäviä, jotka voit automatisoida tai ulkoistaa kolmannen osapuolen työkaluilla, kuten Assistant.to, nopeuttaaksesi ajoittamista.
4. Pyydä apua
Keskustele pomosi, kollegoidesi, työntekijöidesi tai jopa muiden osastojen kanssa nähdäksesi, voiko kukaan auttaa ottamaan osan työstä. Kuka tietää - ehkä harjoittelijasi on kuollut kastavansa jalat märkäksi PowerPointissa, tai ehkä Danin myyjällä on Excel-malli, jonka voit helposti mukauttaa budjettisi ennustamiseen. Tarkastele alueita, joilla ilmeisimmistä vaihtoehdoista on päällekkäisyyksiä kollegojen työn kanssa. (Katso nämä delegointivinkit, jos tarvitset apua keskustelun aloittamiseen.)
5. Aloita sekvensointi
Jos kaiken luettelossa olevan on tapahduttava etkä saa apua, niin sen on tapahduttava - ei vain kaikkia kerralla. Määräajojesi mukaan voit selvittää, mitkä kohteet ovat todella kiireellisiä ja mitkä aikataulut voidaan siirtää taaksepäin. Johtajasi voi ja sen pitäisi auttaa sinua priorisoinnissa ja sekvensoinnissa.
6. Suorita moratorium kyllä
Tämä strategia ei auta käsittelemään olemassa olevaa ongelmaasi, mutta se on kriittisen tärkeää pitää se kurissa. Ennen kuin asiat ovat jälleen hallinnassa, sinun on oltava "ei!" Kuningas tai kuningatar. Älä ota lisäprojekteja, ennen kuin olet päässyt pois tästä sotkusta.
7. Ehdota vuokrausta
Jos olet kokeillut kaikkia yllä olevia ja löydät silti itsesi uimaan tehtävissä, voi olla aika pyytää jonkun lisäämistä joukkueeseesi. Yrityksen kulttuurista ja budjetista riippuen harkitse osa-aikaista, harjoittelijaa tai väliaikaista apua edullisempana vaihtoehtona.
Ja jos kaikki muu epäonnistuu, julista tehtäväluettelon konkurssi ja siirry Balille. Vain leikkiä, et epäonnistu. Sinulla on vain hieman enemmän stressiä kuin tavallisesti, kunnes tajuat tämän kaiken - mutta lupaan, että pääset sinne.
