Olemme hauska rotu. Tiedämme hyvin, että pitkät työajat ovat suoraan korreloineet stressin, ahdistuksen ja sydänsairauksien kanssa, mutta huolimatta siitä, että annamme työllemme yhä enemmän aikaa.
Viime vuonna keskimääräinen amerikkalainen työskenteli yli 45 tuntia tietyssä viikossa. Joka kolmas ammattilainen työskentelee yli 50 tuntia viikossa. Ikään kuin se ei riitä, tutkimus osoittaa, että 80% työntekijöistä viettää aikaa “tuntien jälkeen” vastaamalla sähköposteihin ja vastaamaan puheluihin. Ja kaikki tämä, mitä varten? Osoittautuu, että pidempien työaikojen työskentely ei todellakaan lisää tuottavuutta. Itse asiassa johdonmukainen työskentely yli 40 tuntia viikossa voi tehdä sinusta vähemmän tuottavaa. Käännös: työskentele enemmän; saavuttaa vähemmän.
Miksi on niin vaikeaa jättää työtä ajoissa, kun tiedät tämän? Ehkä saat häirintää helposti, et pysty asettamaan prioriteetteja tai anna viime hetken pyyntöjen työntää sinut ylityöhön. Ehkä sen sijaan, että pyrkisit saamaan kaiken aikaan kahdeksan tunnin työpäivän sisällä, olet ajatellut ajatusta, jonka sinun pitäisi aina olla.
Riippumatta syystäsi, on aika arvioida uudelleen. Joten lopeta näiden ylimääräisten tuntien kirjaaminen ja käytä näitä seitsemää vinkkiä päästäksesi ovesta ajoissa.
1. Aloita päivä loppua ajatellen
Tämä kuulostaa perusteltavalta, mutta olen vakuuttunut siitä, että monet ihmiset eivät jätä työtä ajoissa yksinkertaisesti siksi, että he eivät aseta odotusta, jonka he haluavat. Sen sijaan he yksinkertaisesti seuraavat työpäivän virtausta, työskentelevät heidän tapaansa suuntaan ja unohtavat estää kalenterissa olevan ajan prioriteettityötä varten. Sitten päivän päätteeksi on vielä tehtävä pino työtä - kaikki siksi, että he eivät suunnitelleet viiteentoista.
Joten kun saavut aamulla, tunnista aika, jonka haluat lähteä sinä yönä. Aseta se kalenteriin, aseta hälytys matkapuhelimeesi tai tee vain psykologinen sitoutuminen lähtöaikaan.
Se voi myös auttaa liittymään luokkaan tai sosiaaliseen ryhmään, joka kokoontuu tietyllä hetkellä työn jälkeen, mikä antaa sinulle ylimääräisen kannustimen hoitaa päiväsi poistuaksesi työstä ajoissa.
2. Kerro ihmisille, kun sinun on lähdettävä
Jos alat kertoa ihmisille, että sinun on poistuttava tiettyyn aikaan, olet todennäköisesti tekevä niin. Tee sitoumus itsesi suhteen ja jaa sitten se muiden kanssa: Kun keskustelet suunnitelmista ja tehtävistä koko päivän, kerro kollegoillesi: ”Minun on oltava poissa täältä ajoissa tänä iltana, joten jos tarvitset jotain, kerro minulle kello 15.00 mennessä. ”
Kannustamalla työtovereitasi ilmoittamaan sinulle mahdollisimman paljon kaikista pyynnöistä ja asettamalla odotukselle, että et ole käytettävissä aikaisin illalla, vältetään tarpeettomia viime hetken tehtäviä tai kokouksia.
Kokeile tätä menetelmää yhtenä päivänä, sitten toisena ja sitten seuraavana. Lopulta koulutat kollegansa uudelleen odottamaan, että lähdet ajoissa päivittäin. Lisäksi se, että sanot sen ääneen ja omistat tavoitteesi lähteä ajoissa, auttaa sinua tuntemaan olevansa enemmän kykyäsi tehdä niin.
3. Anna 20 minuutin siirtyminen
Kun olet asettanut lähtöaikasi, anna itsellesi käytännön apua sen saavuttamiseen: Estä 20 minuuttia ennen kyseistä ajankohtaa kalenterissasi puhdistaaksesi kaikki viimeisimmät päivittäiset yksityiskohdat (esim. Arkistointi, työtilan järjestäminen ja varmistaa, että kaikki välttämätön sähköposti tyhjennetään) ja ole valmis huomenna.
Kohtele näitä viime minuutteja kuten tärkeätä tapaamista pomoosi tai asiakkaaseesi - ts. Älä anna minkään häiritä sitä ja älä anna kenenkään aikataulua viimeisessä tapaamisessa kanssasi. Tämä on ensisijainen aikaväli, josta ei voida neuvotella.
4. Tee tärkein työ
Seuraavaksi varmista, että kriittinen työsi on saatu päätökseen - ja tee se aikaisin. Työskenteletkö C-prioriteettihankkeessa, koska se on hauskempaa vai vähemmän vaikeaa kuin A-prioriteettihanke? Tiedän - sähköpostilla työskenteleminen voi tuntua kuin saat asiat hoidetuksi, mutta se ei auta viimeistelemään kuukausittaista raporttia tai ensi viikon suuren kokouksen esityslistaa.
Varmista, että olet oikealla tiellä, tässä on nopea tarkistus: Luo luettelo kahdesta sarakkeesta. Luetteloi vasemmalla puolella kolme tai viittä kriittistä prioriteettia, josta olet vastuussa. Luetteloi oikealla puolella kaikki aktiviteetit, joita teet päivän aikana. Päivän lopussa sovita se. Kuinka suuri osa oikealla puolella saavutetustasi oli suoraa tukea vasemmalle tärkeitä painopisteitäsi?
Jos sinulla ei ole tähtien välisiä otteluita, sinun tulee arvioida uudelleen tekemäsi työ koko päivän ajan. Tärkeimpien prioriteettien saaminen ei vain helpota poistumista ajoissa, vaan myös auttaa sinua tuntemaan olosi tyytyväisemmäksi suorittamasi työhön.
5. Älä tuhlaa aikaa päivällä
Jos huomaat jatkuvasti toimistossa myöhään illalla, ota myös muutama minuutti arvioidaksesi työtapasi päivällä. Tarkistatko sähköpostisi viiden minuutin välein? Vastaatko jokaiseen tekstiin välittömästi? Jätätkö pikaviestit koko päivän?
Vaikka voi olla tarpeen pitää jatkuvasti yhteyttä kollegoihisi, jatkuva häiriötekijä voi heikentää vakavasti tuottavuuttasi ja keskittymistäsi, ja kaikki nämä tottumukset voivat toimia sinua vastaan pitämään sinut pidempään töissä.
Sen sijaan haasta itsesi tarkistamaan sähköposti vain muutamalla ilmoitetulla kertaa päivällä ja estä kalenterisi aika, kun suljet kaikki tulevat häiriötekijät ja metsästäjä työskentelemään tärkeimpien prioriteettien parissa.
6. Nosta puhelin
Tuottavuudesta puhuttaessa: Sähköposti on loistava työkalu moniin asioihin, mutta siitä voi myös helposti tulla aikaa vievä raapu - koska puhelinkeskustelu vie usein vähemmän aikaa ja voi olla tehokkaampaa.
Joten jos postilaatikkosi on täynnä jatkuvia viestijonoja, jotka eivät koskaan näytä saavuttavan resoluutiota, ja se hidastaa työtäsi, on aika muuttaa strategiaasi: Ota puhelin. Yksinkertaisella puhelulla säästät tunteja sähköpostien lukemista, lajittelua ja vastaamista.
7. Käytä tekniikkaa auttamaan sinua keskittymään
Kyllä, jokin tekniikka voi varmasti olla tuottavuuden tappaja, mutta on myös satoja sovelluksia ja online-työkaluja, jotka voivat auttaa pitämään sinua keskittyneenä. Esimerkiksi 30/30 auttaa sinua pysymään tehtävänä tietyn ajanjakson ajan, ja Freedom katkaisee sinut Internetistä, jotta voit työskennellä ilman häiriötekijöitä. (Kun yritin ensimmäistä kertaa Freedomia ja katkaisin Internetin käytöstä 45 minuutiksi, jokin napsautti. Koska tiesin, että verkkoon pääsy ei ollut vaihtoehto, keskityin toisin - ja se muutti tapaa, jolla lähestyin työtäni.)
Sammuta ainakin sähköpostiviestien, tekstien ja sosiaalisen median viestien hälytyshälytykset ja visuaaliset kuvakkeet. Poistuminen työstä ajallaan tarkoittaa kyseisen työnkulun hallintaa aikajanalla, ei päinvastoin.
Se on melko yksinkertaista: Elämä on lyhyt; aika on arvokas. Hienon työn tekeminen ja 100% työn antaminen ei tarkoita tuntien ylityötuntien viettämistä toimistossa. Ratkaisu? Priorisoi vastuusi, minimoi häiriötekijät, aseta oikeat odotukset - ja jätä sitten työ ajoissa.
