Hyvä viestintä ja säännöllinen tiedonjako ovat välttämättömiä onnistumisen suhteen riippumatta siitä, työskenteletkö pienessä käynnistysyrityksessä, valtavassa yrityksessä tai muussa väliin. Aivan yhtä vanha kuin yritys itse, kokousten on tarkoitus olla arvokas tapa varmistaa, että kaikki työskentelevät ahkerasti kohti samaa pohjoismaista tähteä.
Ja silti suurin osa meistä vihaa heitä. Kuten tiedät todennäköisesti aivan liian hyvin, kokoukset ovat usein haitallisia ja vievät enemmän aikaa kuin niiden arvoinen. Ei ole paljon pahempaa kuin poistua huoneesta ihmettelemällä, mitä vietät vain tunnin tekemällä, etenkin hillopakatulla päivänä.
Mutta onko niiden oltava sellaisia? Ei. Jotta saat kaiken hyödyn kaikista aikatauluihisi tai osallistumisi kokouksiin, sinun on vain tietoisesti vältettävä kaikkein hankalimpia aikaa imeviä. Tarvitsetko apua? Kokoimme luettelon temppuista, joita voit käyttää lyhyempiin ja tuottavampiin kokouksiin, jotka todennäköisemmin ovat kaikkien ajan erinomainen käyttö.
1. Karkota tekniset ongelmat
Teknisissä häiriöissä käytetty sekunti voi nopeasti muuttua minuuteiksi tai, mikä pahempaa, vie jopa puolet kokouksesta. Tämä on erityisen yleistä, kun on kyse kommunikoinnista ihmisten kanssa, jotka eivät ole fyysisesti läsnä. Koska viimeinen asia, jonka joku haluaa, on istua ympäri, kun yrität kiinnittää kannettavan tietokoneen projektoriin tai kuunnella etäyhteydessä olevan henkilön kymmenen minuutin sanoa "kuuletko minua nyt?", Hanki itsellesi oikeat työkalut tehdäksesi kaikki sujui hyvin.
Näytönjako- ja projektiotekniikan lisäksi kaikille paikan päällä, luotettava ohjelmisto, joka yhdistää sinut etätiimiin, on välttämätöntä. Skype-kokousten ilmainen versio on loistava ratkaisu, koska kuka tahansa voi nopeasti liittyä räätälöityyn (ja helppo muistaa) URL-osoitteeseen mistä tahansa laitteesta tarvitsematta viettää aikaa tilille kirjautumiseen tai numeroiden hakemiseen.
2. Suunnittele lyhyemmät kokoukset
Perinteinen tunnin mittainen kokous voi viedä eteenpäin niin kuin näyttää ikuisesti, ilman vähän paineita kääriä asioita ja siirtyä eteenpäin. Joten lyhyemmän kokouksen suunnittelu voi tehdä ihmeitä tehokkuuden suhteen - aikaa ei yksinkertaisesti tarvitse tuhlata!
Kun asetat kokousta, haasta itsesi olemaan rehellinen siitä, kuinka kauan se vie - ja aikatauluta ehkä vähän vähemmän aikaa kuin luulet tarvitsevasi. Muista, että kokouksen pituuden ei aina tarvitse olla 30 minuutin välein ja että vain viiden tai 10 minuutin ajaminen, jota et tarvitse kustakin, voi kasvaa nopeasti.
Pro-vinkki: Harkitse ajastimen asettamista tietokoneellesi, jonka kaikki näkevät kokouksen aikana - ajankohdan tarkistaminen auttaa pitämään sinut tiellä.
3. Aseta erityinen esityslista ja pysy siitä
Esityslistan luominen voi tuntua vanhentuneelta käytännöltä, mutta se on itse asiassa yksi hyödyllisimmistä tavoista pitää kokous eteenpäin nopeasti. Ajattele sitä: Jos lähetät vain kutsun keskustelemaan ”tuotetarjonnasta” ilman muuta asiayhteyttä, kaikki voivat tulla kokoukseen erilaisten ideoiden kanssa siitä, mitä aiotaan kattaa, ja tuhlaat aikaa pääsemällä samalle sivulle.
Sen sijaan, lähetä esityslista päivä tai kaksi etukäteen ja ole mahdollisimman tarkka. Kokeile seuraavaa yksinkertaista muotoa jokaisesta keskusteltavasta aiheesta:
- Tietty aihe
- Mitä on valmisteltava ennen kokousta
- Mitä päivityksiä annetaan kokouksen aikana
- Mihin kysymyksiin on vastattava kokouksen aikana
On erityisen tärkeää asettaa kullekin aiheelle määräaika - tämä pitää sinut rehellisinä siitä, mikä mahtaa realistisesti kokoukseen ja antaa sinulle vapaan liikkumavaran siirtää ihmisiä eteenpäin, kun on aika seuraavaan esityslistan kohtaan.
4. Näytä, älä kerro
Kuva sanoo 1 000 sanaa - ja se pätee myös kokouksiin! Kuvien, kaavioiden ja kaavioiden avulla voit usein kommunikoida selkeästi sen sijaan, että puhut jokaiseen pisteeseen - puhumattakaan, säästät kaikkien aikaa.
Joten valmistellessasi mieti visioita, jotka voisivat helpottaa ajatuksiesi kommunikointia. Miksi viettää aikaa tuotepäivityksen selittämiseen, kun pystyt osoittamaan sen päivityksen? Miksi yrittää keksiä sanoja jakaa monimutkainen idea, kun kaavio voi tehdä sen sekunnissa?
Jos olet huoneessa kaikkien kollegoidesi kanssa, älä pelkää hypätä ylös ja käyttää taulua tai kääntää tietokoneesi ympäri näyttääksesi mitä työskentelet. Jos tapaat kaukaisia ihmisiä, tämä voi olla hankalampaa, mutta ilmaiset Skype-kokoukset, kuten ilmaiset Skype-kokoukset, tarjoavat usein runsaasti yhteistyövälineitä, jotka tekevät tuulista visuaalisten ajatusten ja havaintojen jakamisen näytöllä. Esimerkiksi ilmainen Skype-kokousten helppo PowerPoint-latauslaite (interaktiivisilla työkaluilla, kuten virtuaalisella laserosoittimella) tai näytönjako-ominaisuus antaa sinulle ihmisille mahdollisuuden suunnitella etukäteen suunniteltuja visioita, ja virtuaalinen taulutyökalu antaa kollegoillesi piirtää ideoita reaaliajassa.
5. Osaa antaa kaikkien punnita
Kyllä, kokouksen tulisi koskea vain yhteistyötä, mutta kun kaikki yrittävät puhua kappaleensa, keskustelusta voi nopeasti tulla pidempi kuin kaikkien tarkoitus. Joten yritä etsiä luovia tapoja kaikkien punnitsemiseksi välttämättä viettämättä kokousaikaa.
Esimerkiksi mielipidekyselyt tai nopea kädennäyttö ovat hyödyllisiä tapoja välttää liiallisten mielipiteiden saaminen tai keskustelu, joka muuttuu nopeasti siitä, että kaikki puhuvat keskenään yrittäessään nopeaa konsensusta - turhauttavaa ajanhukkaa. Jos pidät virtuaalikokousta, voit käyttää integroitua pikaviestitoimintoa, kuten yhden ilmaisen Skype Meetings -tuotetarjouksen, saada ihmiset lähettämään kysymykset, joihin vastataan lopussa, tai antamaan ihmisille mahdollisuuden ilmaista kiireellisiä ajatuksia, jotta niitä voidaan seurata päälle kokouksen jälkeen.
6. Leikkaa kokoukset, joihin sinun ei oikeastaan tarvitse mennä
Vaikka voi vaikuttaa siltä, että joudut osallistumaan jokaiselle kokoukselle, johon sinut kutsutaan, on hyvää jättää pois yksi, jonka tiedät, että se ei ole sinun aikasi hyvä käyttää. Jos et esittele tai se ei korreloi tiiviisti jonkun kanssa, jolla työskentelet, saattaa olla parasta kiinni avainpisteissä jälkeenpäin.
Muista, että hyvä työntekijä ja vahva joukkuetoveri osaa priorisoida ja tuottaa. Päätöksesi ja tuloksesi vaikuttavat kaikkiin, joten muista itsellesi, että ajan käytölläsi on vaikutusta myös joukkueeseesi.
Etkö ole varma siitä, kuinka optimoidusti poistua käytöstä? Keskustele järjestäjän kanssa suoraan ilmoittaaksesi hänelle, että vaikka arvostat, että sinut kiinnitetään, olet suuressa urassa kaiken kanssa, jonka parissa työskentelet, ja mieluummin jatkaa myöhemmin. Jos järjestäjä on sinun pomo, lisää muistiinpano etenemisestäsi ja erityisestä suunnitelmassasi edetä eteenpäin jollain, kuten ”Olen innostunut tämänpäiväisestä keskustelusta, mutta vedän silti numeroita Project Siniseen. Haluatko mieli, jos pitäisin pääni alas ja tarttuin muistiinpanoihin myöhemmin? ”
Kokoukset voivat todella olla päivän parhaimmasta vietetystä ajasta, kunhan ne ovat harkittuja suunnitelmia ja mestarillisesti hoidettuja. Näiden temppujen pitäisi auttaa sinua pääsemään sinne!
