Jopa silloin, kun sähköpostisi eivät vaadi välitöntä vastausta, tietyt ihmiset luulevat tekevänsä.
Joten kun olemme verkossa muutama tunti - ehkä lääkärin tapaamisen tai kannettavan tietokoneen ulkopuolella pidetyn kokouksen takia - ihmiset alkavat ihmetellä, olemmeko elossa ja hyvin (ja mikä tärkeintä heidän päässään, miksi emme ole palataan heihin).
Siksi OOO-viesti on hyödyllinen! Vakavasti - se ei ole vain lomalle. Ne voivat auttaa lieventämään iskua, kun sinulla on puutteellinen asiakas tai nagging työntekijä, ja he varmistavat, että palaatte ihmisille nopeasti, vaikka vain kertoa heille, että vastaat myöhemmin.
Tässä on kuusi yllättävää tapausta, joita sinun tulisi käyttää yhdellä (ja malleilla tämän täydellisen ammatillisen viestin laatimiseen):
1. Kun matkustat (töihin)
Joten, olet päivystyksessä, mutta et voi vastaanottaa puhelinta, koska hyvin, lentoemäntä käski sinun olla tekemättä. OOO-viestin avulla ihmiset voivat kertoa, että sait heidän sähköpostinsa, ymmärtää sen olevan tärkeä ja palata heille heti kun laskeudut.
Hei,
3. Kun huono Wi-Fi-alue
Ei ole mitään ärsyttävää kuin kehruupyörän hankkiminen, kun painat Lähetä tärkeässä sähköpostissa. Asettamalla OOO: n osoitat, että yrität vastata, mutta kirjaimellisesti ei voi.
Hei,
4. Kun sinulla on (pitkä) tapaaminen
Vain, jos hammaslääkärisi on päässyt lounasaikaan, laita valmistaja OOO, jotta ihmiset tietävät, että olet poissa käytöstä.
Hei,
5. Kun teet päätä alas -työtä
Tiedämme kaikki, että sähköposti voi olla vakava tuottavuuden parantaja, joten jos se tuntuu sopivalta toimistossasi, voit vapaasti käyttää OOO: tä kertoaksesi muille, että yrität keskittyä, etkä tarkista viestejäsi muutama tunti.
(Ennen kuin teet tämän, kysy kuitenkin esimieheltäsi, että se ei vaikuta työnkulkuun.)
Hei,
6. Kun se on ulkopuolella
Ja jos huomaat, että asiakkaat eivät kunnioita iltoja tai viikonloppuja (ja työtehtäväsi kuvauksessa on selvää, että sinun ei tarvitse olla silloin käytettävissä), kokeile tätä käyttämällä kouluttaa heitä ottamaan sinuun yhteyttä vain työaikana. Jälleen kerran tarkistan pomoasi varmistaaksesi, että se on sallittua.
Hei,
OOO-viestin käyttäminen arkipäivissä (mutta aikaa vievissä) tilanteissa ei vain auta kaikkia yhteyshenkilöidesi huolenaiheita, mutta varmistaa myös, että ylläpidät tähtien online-mainetta. Lisäksi se auttaa sinua luomaan terveellisempiä sähköpostitapoja - koska bonce tajuaa, että useimmat sähköpostit eivät ole todella kiireellisiä, sinun ei tarvitse OOO: tä tietää, että on OK olla vastamatta heti.
