Työskentelet suurhankkeen parissa ja olet estänyt muutaman tunnin työntääksesi sen todella ulos. Mutta aivan kuin olet pääsy vyöhykkeelle, pomo pysähtyy pudottamalla pois paperityötä. Sitten työtoverisi tulee keskustelemaan ensi viikon kokouksesta. Puhelimesi soi. Sähköpostisi sammuu. Voit kohdata yhden häiriön toisensa jälkeen. Ja kun lopulta palaat projektiisi, kaikki loistavat uudet ajatuksesi (puhumattakaan motivaatiosta) ovat kauan poissa.
Valitettavasti näiden keskeytyksien hallinta ei ole niin helppoa kuin toimisto-oven sulkeminen (kysy vain kollegalta ajattelua ”pitäisikö minun pitää minun koputtaa?”) Tai käsket työtovereitasi menemään pois. (Sain jonkin verran mainetta aikaisemmassa työpaikalla kuolemantapauksesta, jonka annoin, kun olin liian kiireinen keskustelemaan - sanotaan vain, ettei paras tapa.)
Mutta kuten olen oppinut, on olemassa joitain yksinkertaisia, tehokkaita tapoja fokusoida uudelleen keskeytyksien jälkeen tai, mikä vielä parempi, estää niitä ensisijaisesti. Käytä seuraavia ideoita estääksesi odottamattomat tauot heittämästä sinua pelistäsi.
Keskeytysten välttäminen
Paras tapa minimoida keskeytykset on ryhtyä ennakoiviin toimenpiteisiin niiden välttämiseksi. Ennen kuin aloitat suuren projektin, kokeile näitä lähestymistapoja varmistaaksesi, että saat todella aikaan suunnitellun tuottavan ajan.
1. Kommunikoi kollegoidesi kanssa
Puhelimen Älä häiritse -painike ei ole vain koristelua varten, aivan kuten toimistosi ulkopuolella oleva viesti ei ole vain vapaa-ajan vieressä. Joten, hyödynnä tätä muokattavaa tekniikkaa ja aseta viestit ilmoittamaan kollegoillesi, että et ole käytettävissä. Vaihda vastaus toimistoon ulkopuolelle sanoaksesi, että vastaat sähköposteihin huomenna. Estä Outlook-kalenterisi aika ”Ei saatavana - Projektin nimi”, jotta hyvää tarkoittavat kollegat eivät valitse sitä aikaa, jonka kuluttua keskustellaan. Ja älä pelkää DND puhelimeesi. Ei-kiireelliset viestit voivat olla puhelinvastaajassa muutaman tunnin ajan, ja jos joku tarvitsee sinua, he tulevat etsimään sinua. (Huomaa: Tämä lähestymistapa ei toimi, kun teet sen joka tiistai. Käytä sitä vain suurissa, aikaherkissä projekteissa.)
3. Ota käyttöön käyttölause
Onko mahdollista estää keskeytykset, kun joku kävelee kirjaimellisesti pöydällesi? Et halua sivuuttaa häntä tai katkaista hänet selittääksesi kuinka kiireinen olet, joten tässä on tärkeää estää häntä: Ole lause, jota käytät aina keskustelun aloittamiseen (ja lopettamiseen), kun olet liian kiireinen puhumaan. Kun näet jonkun tulevan kohti sinua, sano: “Olen keskellä jotain juuri nyt - voinko tarkistaa kanssasi huomenna?” Tai “Olen uinut juuri nyt, voitko lähettää minulle kokouspyynnön?” Tämä Hän tietää, että seuranta on tehtäväluettelossasi, mutta se ei ole nyt hyvä aika.
Keskittyminen keskeytyksen jälkeen
Tietenkin, kun pystyt minimoimaan keskeytykset, et voi aina välttää niitä kokonaan, varsinkin kun ilmenee aikaherkkä kysymys. Kun väistämätön tapahtuu, tässä on kuinka palata nopeasti takaisin raiteilleen.
1. Jos olet aivoriihi
Oletetaan, että ajattelet tulevaa kampanjaa tai tapa lähestyä potentiaalista kumppaniorganisaatiota, kun kiireellinen sähköposti saapuu. Mitä nyt? Vaikka ensimmäinen vaisto voi olla pudottaa kaikki ja vastata, yritä keskeyttää 20 sekunniksi ja kirjoittaa kourallinen avainsanoja, jotta et menetä ideoitasi kokonaan. Jos se on hyödyllistä, liitä muistiin nuolia siitä, kuinka ne yhdistyvät, tai muita symboleja. Sen ei tarvitse näyttää kauniilta tai järkevältä kenellekään muulle - tärkeätä on vain se, että voit koota ajatuksesi istuessasi takaisin töihin.
2. Jos kirjoitat
Yksi turhauttavimmista asioista, jotka aiheutuvat häiriintymisestä kirjoitettaessa, on tunne kuin sinulla olisi ollut rytmi ja olet nyt menettänyt sen. Sen sijaan, että odottaisit itsesi hakevan sinne, josta lopetit, varaa muutama minuutti palataksesi ja lukeaksesi uudelleen viimeksi kirjoittamasi kappaleet. Käytä tätä aikaa tehdäksesi henkisiä muistiinpanoja siitä, mitä ajattelit tai minne olet menossa seuraavaksi, ja anna heidän ohjata sinut takaisin raiteilleen.
3. Jos et voi tarkentaa uudelleen
Joskus uudelleen keskittyminen ei ole mahdollista. Ehkä olet häiriintymässä (palohälytys, tänään - todella?) Tai tunnet vain siltä kuin kadotit mojoosi. Älä tässä tapauksessa pakota sitä. Anna itsellesi vähän aikaa purkaa ja nousta seisomaan, kävellä ympäri tai mennä hakemaan kupillinen kahvia. Se on tilaa, jonka avulla voit miettiä uudestaan projektia uudelleen (tai antaa itsesi olla täysin hajamielinen), joten voit aloittaa tuoreena palaamalla pöydällesi.
Valitettavasti keskeytyksiä tapahtuu, joten merkitystä on sillä, miten käsittelet heitä. Ole proaktiivinen ja käytä fiksuja strategioita palataksesi takaisin raiteillesi, ja tulet olemaan tuottavampi (puhumattakaan siitä, että pelottat vähemmän kollegoitasi).
