Löysä, HipChat, Yammer, Lync, Pie, Bitrix24 - yhdellä näistä sanoista on todennäköisesti paljon merkitystä sinulle. Loppujen lopuksi se, miten kommunikoit kaikkien työtovereidesi kanssa joka päivä. (Muut saattavat saada sinut naarmuttamaan päätäsi ja ihmettelemään, kuinka yhdellä lauseella voisi olla niin monta kirjoitusvirhettä.)
Monille yrityksille nykyään chat-huoneet ovat vesijäähdyttimiä. Joten, kuten sinun on oltava kunnioittava ja varovainen toimistossasi ääneen sanotun suhteen, sinun on tiedettävä näiden työkalujen asianmukaisen käytön ehdot ja kiellot. (Tämä ei ole vuosi 1997, eikä sinun pitäisi kysyä keneltäkään ”A / S / L?”) Vaikka käytät sitä joka päivä, saatat silti tehdä joitain etikettivirheitä.
Noudata näitä viittä sääntöä, ja sinun pitäisi olla hyvä mennä.
1. Käytä sitä (vain), kun tarvitset vastauksia, nopea
Jos tarvitset nopeaa vastausta tai sinulla on uutisia, jotka joukkueesi on tiedettävä nyt, tämä on ensimmäinen kohta, johon sinun pitäisi kääntyä. Ihmisillä on yleensä ilmoitukset asetettu siten, että he näkevät uusia keskusteluja heidän saapuessaan ja voivat vastata nopeasti herkkiin kyselyihin. Jos kuitenkin haluat kommunikoida FYI: n, ota yhteyttä sähköpostitse kysymykseen, joka vaatii ajattelua, enemmän pitkäaikaista ideaa tai hanketta tai jotain mitä haluat tulevaisuudessa viitata. Saat huomaavaisemman vastauksen - ja vältä työtovereidesi ärsyttämistä.
2. Ole ystävällinen
Nyt tiedät, että näitä huoneita ei ole tarkoitettu pitkille, perusteellisille keskusteluille. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että voit unohtaa käytöksesi varjolla ollessaan lyhyt. Muista ”kiitos” ja “kiitos”. Huomaa myös, että tämä on yksi niistä harvinaisimmista työviestinnän muodoista, joissa hymiöt ovat kunnossa ja hymiöiden kasvot vastauksena ”Olet tervetullut” -kohtaan voi tehdä ihmeitä. Kuten keskustelun aloittaminen aiheesta ”Kuinka päiväsi menee?” Ennen kuin siirryt kohtaan “Onko raportti valmis?”
3. Vastaa nopeasti
Yksi keskustelun suurimmista eduista verrattuna sähköpostiin on, että viestin lähettäminen vie vain sekunnin. Mutta se tarkoittaa, että usein odotetaan, että sinun on myös vastattava nopeasti. Joten kun sinulta kysytään jotain chatissa, vastaa niin pian kuin mahdollista. Useimmissa tapauksissa kollegat olettavat kuulevansa heti. Jos työskentelet jonkin tärkeän parissa, kokouksessa tai jopa menet lounaalle, muuta hetki tilaasi muuttaaksesi, jotta ihmiset tietävät et ole käytettävissä.
4. Aseta hälytykset
Näin ollen chatti voidaan unohtaa helposti vain juoksemalla tietokoneesi taustaikkunassa koko päivän. Varmista, että et unohda mitään säätämällä asetuksiasi siten, että kuulet äänen tai näet ponnahdusikkunan aina, kun viesti tulee. (Muista vain, että jos et käytä säännöllisesti kuulokkeita, sinun pitäisi sammuttaa tämä ääni) .)
Tämän lisäksi sinun tulee tarkistaa asetukset nähdäksesi, voitko lähettää sinulle keskusteluja offline-tilassa. Useimmiten joku lähettää sinulle sähköpostia, jos hän ei kuule. Mutta se ei ole huono idea pysyä silmukalla ja käydä läpi ikäväsi - etenkin ryhmäkeskusteluissa, joissa keskustelu liikkuu usein edestakaisin kevyen sydämen ja vakavien aiheiden välillä.
5. Pysy aiheesta
Tässä huomautuksessa, koska chatissa on helppo syöttää joukko kommentteja, voit helposti häiritä ja löytää itsesi keskustelemaan viikonloppusuunnitelmistasi sen sijaan, että keskustelisit huomisesta projektikatsauksesta. Pidä keskustelu produktiivisena tarttumalla käsillä olevaan aiheeseen.
Jos sinä (ja tiimisi) kamppailet sen kanssa, perusta erillinen ”break room” tai “topic-out” chat-huone mahdollisille sivukeskusteluille. Ei ole häpeä, että huone on varattu yksinomaan pentuvideoille. Loppujen lopuksi hyvä nauru voi valaista kaikkien päivän. Ja ei ole mitään muuta kuin katsoa, että kaikki lukevat saman chatin ja purskahtivat nauramaan samaan aikaan. Älä vain siirrä itseäsi tai mene kaikki NSFW. Loppujen lopuksi tämä on työtä.
Chatista tulee nopeasti tiimiviestinnän standardi tänään. Pidä nämä säännöt mielessä työskennellessäsi. Se ei vain tee työstäsi helpompaa, mutta myös viestintääsi paljon tehokkaampaa. Lisäksi, jos todella sitoudut siihen, GIF-pelisi on paljon vahvempi.
