Suurin osa meistä on jossain vaiheessa kokenut hetken, päivän tai jopa pidemmän ajanjakson, jolloin tunsimme olleensa kauhistuttavia kommunikoidessaan. Ehkä joku ei ymmärtänyt aikomuksiasi. Tai keskustelut eivät osoittautuneet haluamallesi. Tai pyydetyt tulokset eivät tulleet odotetulla tavalla.
Voit yrittää osoittaa sormella jotain muuta, mutta jos olet huomannut jatkuvan viestintähäiriökuvion eri ihmisten kanssa, kertoimet ovat se mitä teet. (Ja vaikka ilmaisitkin melko osaavasi, voisit aina olla hieman parempi.)
Tässä on viisi yleistä virhettä ja kaikki tapa, jolla voit aloittaa niiden korjaamisen tänään:
1. Et kiinnitä huomiota
Tiedät, mitä haluat päästä läpi - ja ollakseni rehellinen, se on ainoa puoli keskustelustasi, johon olet todella keskittynyt. Seurauksena on, että kuulet vain puoliksi kuulemasi, mitä ympärilläsi olevat ihmiset sanovat, etkä ole aktiivisesti keskusteluissa.
Ratkaisu
Muiden ihmisten huomioiminen ja heidän sanojensa kuunteleminen on ensiarvoisen tärkeää keskinäisen ymmärryksen ja keskusteluvirran saavuttamiseksi. Nyt on paljon neuvoja siitä, kuinka näyttää kiinnostuneelta, kuten usein tekemällä silmäkosketusta tai nyökkäämällä päätäsi sopusoinnussa. Mutta suosikkini on huolehtia vähemmän näyttävistä kiinnostuneista ja itse asiassa virittää. Kuten Celeste Headlee sanoi äskettäisessä TED-puheessa, ”Ei ole mitään syytä oppia osoittamaan, että kiinnität huomiota, jos todella kiinnität huomiota. ”
Joten minimoi häiriötekijä ja laita puhelin pois. Testaa itsesi yrittämällä toistaa toisen henkilön kohta lauseella, kuten ”Jos ymmärrän mitä sanot…”
2. Et pääse kohtaan
Olet joko droneamassa ja jatkamassa jotain merkityksetöntä, tai jaat muuten tietoja, jotka eivät ole tarpeellisia. Seurauksena on, että tarkoituksesi on vino ja toinen henkilö menettää kiinnostuksensa.
Ratkaisu
Yritä kommunikoida mahdollisimman lyhyesti ja tiiviisti. Tämä on tehokasta monista syistä. Ensinnäkin, se pakottaa sinut ymmärtämään, mitä todella yrität päästä läpi: Jos et anna itsellesi tilaa vaikeutua tai pohtia aiheita, pidät kiinni tärkeimmistä tiedoista. Toiseksi se vähentää väärän viestinnän mahdollisuutta. Jos kirjoitat vain kaksi virkettä, merkityksen menettäminen on paljon vaikeampaa kuin jos kirjoittaisit kuusi kohtaa. Kolmanneksi se osoittaa kunnioituksen toisen henkilön ajan suhteen. Lopuksi se kannustaa vastavuoroisuutta. Olemalla ytimekkäämpi, rohkaiset organisaatiosi tai ryhmäsi muita olemaan samalla tavoin ytimekkäitä. Joten kirjoitatko sähköpostia tai aiotko puhua, kysy itseltäsi, voitko leikata ylimääräistä pörröistä.
Aiheeseen liittyviä : 5 vinkkiä lyhyempien sähköpostien kirjoittamiseen, jotka eivät tule yhtä röyhkeiksi tai äkillisiksi
3. Et kannusta kaksisuuntaista viestintää
Jos olet pomo, joka antaa vain komentoja, tai työntekijä, joka ei koskaan kysy kysymyksiä, suljet oven merkitykselliseen vuoropuheluun. Suurin osa työstä vaatii jonkinlaista vaihtoa, ja et halua, että sinut nähdään tavoittamattomana.
Ratkaisu
En ehdota, että vastaat jokaiselle sähköpostiviestille, tai että sinun on valtuutettava kaksi kysymystä jokaisesta määrittämästäsi tehtävästä. Keskity sen sijaan siihen, että ihmiset tuntevat olonsa tervetulleiksi esittämään kysymyksiä tai antamaan lisätietoja. Vihje: Yksi tapa rohkaista tätä käyttäytymistä on mallintaa sitä. Jos otat ensimmäisen askeleen, muut ihmiset tuntevat olonsa mukavammaksi tekemällä saman.
4. Et käytä oikeaa alustaa
On olemassa kymmeniä erillisiä välineitä viestin välittämiseen, ja suurin osa meistä käyttää niitä kaikkia päivittäin, olipa kyse sitten keskusteluista ystävien, rakkaidemme, työtovereidemme tai tuttavien kanssa. Ja useimmilla ihmisillä on etusija (“En saa Twitteriä!” “En soita, lähetän vain tekstiviestejä.” “En koskaan tarkista henkilökohtaista sähköpostiosoitettasi.”)
Ratkaisu
Oman suosikin valitsemisen sijasta sinun on aina pyrittävä valitsemaan tilanteeseen sopivin väline. Esimerkiksi, sinun ei ehkä tarvitse kutsua henkilökohtaista kokousta ilmoittamaan työntekijöillesi uudesta politiikan muutoksesta, kun sähköposti riittää. Voit ohittaa pikaviestit kollegoillesi myöhään illalla, kun et tarvitse vastausta vasta työaikoina. Ennen kuin valitset sähköpostia, puheluita, henkilökohtaisia tapaamisia, pikaviestejä, tweettejä tai tekstejä, harkitse, vaikuttaako viestintätapasi toisen henkilön reaktioon.
5. Et kysy palautetta
Kukaan ei ole täydellinen. Saatat seurata kaikkia Internetistä löytyviä "parhaiden käytäntöjen" neuvoja, mutta parannusta varten on aina pieniä henkilökohtaisia alueita.
Ratkaisu
Kysy ikätovereilta ja esimiehiltä palautetta (tämä voi olla niin muodollinen tai epävirallinen kuin haluat). Voit esimerkiksi pyytää osoittimia vuotuisen suoritusarvioinnin yhteydessä, tai voit ottaa satunnaisesti mukaan asiakkaasi keskusteluun ja kysyä, onko jotain mahdollista tehdä kumppanuuden vahvistamiseksi tai parametrit selkeämmiksi, tai voit jopa kysyä kollegoiltasi. miten he mieluummin saavat tietoa. Et koskaan ole täydellinen, mutta jokainen askel, jonka otat paremmaksi parantamiseksi, on askel oikeaan suuntaan.
Kun aloitat näiden strategioiden soveltamisen, älä lannistu, jos et näe välitöntä käännöstä. Kuten kaikki muutkin taidot, viestintä vaatii harjoittelua nähdäkseen parannuksen; ja jopa parantaessasi muutokset ovat pieniä ja hienovaraisia aloittamaan. Johdonmukaisten, mitattujen ponnistelujen jälkeen saat paremman ensivaikutelman ja tunnet kuin pystyt saamaan pisteesi läpi. Ei vain sitä, mutta myös ympärilläsi olevat huomaavat, ja se tekee kaikesta kovasta työstäsi sen arvoista.
