En ole matemaatikko, mutta arvioisin, että saan 100–4 miljardia sähköpostia päivässä. Ja niin paljon kuin haluaisin vastata jokaiselle, se ei vain ole mahdollista. Ei, jos haluan tehdä muita asioita elämäni kanssa, kuten päästä tehtäväluetteloni läpi ja luoda silmäkosketuksen muihin ihmisiin.
Joten, kuinka pääsen siitä, kuka saa vastauksen ja kuka eksyy postilaatikkooni ikuisesti? Laitan jumalapuvuni, sulje silmäni ja katso mitä tapahtuu.
Lapsi, että tuottavuushack osoittautui täydelliseksi rintakuvaksi. Sen sijaan työskentelen parhaillaan parhaillaan viesteilläni. Pääpaino parhaisiin tarkoituksiin, koska esineet liukuvat halkeamien läpi. Ja jos he tekevät, se tapahtuu yleensä seuraavista syistä:
1. Et ole ottanut huomioon saatavuutani
Näen tämän ponnahdusikkunan ja ajattelen ”Toki!”. Avatan kuitenkin liitteen ja näen, että se on 65 sivua. Ja se on noin 64 sivua enemmän kuin voin lukea tänään käydyissä kymmenessä ylimääräisessä minuutissa.
Ihanteellisessa maailmassa puhdistaisin aikatauluni, kehitän taitoa kaksinkertaistaa lukunopeuteni ja antaa sinulle loistavin palaute. Mutta on paljon todennäköisempää, että oletan kykeneväni “löytämään aikaa” jossain vaiheessa, en sitten pysty tekemään sitä, ja en muista vastaanottaa muistiinpanoa, ennen kuin kokouksesi on ohi.
Heti kun tiedät haluavasi jonkun ”ajatuksia”, lähetä tämä: Olisin kiitollinen, jos saisit palautetta 65-sivuisesta esityksestäni ensi perjantaina. Tiedän, että se on paljon luettavaa, joten kerro minulle, kun minun olisi hyvä aika lähettää se.
2. Et kysynyt mitään
Sanoit, että seuraavan viikon esitelmäsi on täällä. Ja todellakin, se on täällä, liitettynä tähän viestiin luvatulla tavalla.
Mutta en ole oikeasti varma mitä tarvitset minulta nyt. Haluatko yleistä palautetta? Vahvistus siitä, että näin sen? Ehkä hurja kasvot emoji?
Jokaisen sähköpostin tulisi sisältää seuraava vaihe (vaikka se ei olisi vastausta ei tarvita). Et koskaan halua jättää vastaanottajaa ajattelemaan: "Hyvä, kiitos?"
Kokeile tätä koon mukaan: Tässä on ensi perjantaina esitelmäni. Rakastan asiantuntemustasi sopivan SFW-meeman valinnassa. Kerro minulle, jos sinulla on ideoita!
3. Et ole tehnyt selväksi miksi minut kutsuttiin CC-puolueeseen
Hei, hei, miksi olen täällä? Vaikka on aina kunnia kuulua siihen, mikä muuttuu todennäköisesti loputtomaksi sähköpostiketjuksi, joka kummuttaa unelmani, näen tämän ja olen heti sekava. Tämä on ensimmäinen kerta, kun kuulen tästä projektista, ja ilman mitään asiayhteyttä voin päätellä melkein mitään siitä, miksi minut silmukoidaan.
Sen sijaan, että "kiinnittäisit ihmisiä sisään" ja toivoisitko he selvittävän sen, sano, mitä haluat kaikilta: Jenni: Toimiiko alla oleva aikajana joukkueellesi SFW-meemien luomiseen? Tom: Voitko tarkistaa, ovatko he todella turvallisia töihin?
4. Et käyttänyt eräpäivää
Vaikka aionkin vastata tähän, en todennäköisesti aio. Eikä se siksi, että pyysit lainaamaan kissan, jolla ei ole mitään asiayhteyttä. Mutta pikemminkin siksi, että ennen kuin voin edes ajatella vastaamista, minun on palattava kaikille, jotka putosivat postilaatikkooni selkeällä määräajalla. Joten tämä jatkaa törmäämistä luettelooni, kunnes unohdan mitä "lähettää Dave kissan tiedot" edes tarkoittaa.
Tee itsellesi palvelus ja heitä aika tai päivämäärä, johon tarvitset vastauksen. Se on niin helppoa kuin voitko ilmoittaa minulle torstai-iltapäivään mennessä, jos sinulla on kissa, jota voin lainata perjantai-esitykseeni?
5. Et käyttänyt tarpeeksi sanoja, joita tiedän
En vastaa tähän, koska en voi vastata tähän.
Osittain siksi, että en edes tiennyt mistä aloittaa vastauksessani, ja osittain koska en ole varma, johtaako tämän tekeminen virukseen mistä tahansa robotista, joka hakkeroi postilaatikkoosi.
Anna sähköpostiosoitteesi nopeasti uudelleen ja varmista, että jokaisella sanalla on vähintään yksi vokaali. OK, hyvin, olet kiireinen - varmista, että useimmat sanat tekevät.
Hyvin harvinaisella poikkeuksella, työtoverisi eivät ole mielenlukijoita. Ne eivät myöskään ole täydellisiä. He ovat kuin sinä ihmisiä, jotka yrittävät pysyä postilaatikonsa päällä tekeessään työnsä ja keskustelemalla siitä, mitä he syövät päivälliselle, koska lounas oli tunti sitten ja he ovat jo nälkäisiä (oi, vain minä?).
Vaikka en voi taata, että kaikkien suositusteni ottaminen antaa sinulle 100%: n vastausprosentin, se antaa sinulle paljon paremman kuvan. Ja jos saat sen kirjoittamalla muutaman ylimääräisen sanan, miksi et ota sitä?
Jätinkö mitään pois? Kerro minulle Twitterissä!
