Sähköpostietiketti on hankala. Mistä tiedät, oletko ärsyttävä? Saako tämä viimeinen huutomerkki sinusta siirtymään innostuneelta kuulostamatta ääneen? Onko viestisi tarpeeton? Avataanko se jopa, jos lähetät sen klo 17.00 jälkeen?
Ennen kuin vietät aikaa keskustelemaan siitä, sisällytetäänkö hymiö vai tutkitaan päivän parhaimpia ja pahimpia aikoja viestin lähettämiseksi, tiedä, että on jotain muuta, joka voi heikentää sähköpostiasi kokonaan: Sanasi. (Dun, dun, dun.)
Tässä on viisi sanaa, jotka saavat sinut kuulostamaan vähemmän itseluottavalta ja epävarmemmalta itsestäsi kuin edes tajuat. Joten tee itsellesi palvelus ja pudota heidät.
1. Vain
Amanda Hesser ja Merrill Stubbs, Food52: n perustajat, kommentoivat kerran, että lisäämällä "vain" sähköpostiisi, sinusta tuntuu vähemmän itseluottavainen. Tutkittuaani aiemmin lähettämiäni sähköposteja, minun on todellakin hyväksyttävä se.
Sanomalla esimerkiksi "Vain sisäänkirjautuminen" tai "Halusin vain kysyä kysymyksen" minimoidaan pyyntösi. Et vain kirjaudu sisään; olet tärkeä henkilö, joka ansaitsee tietää mitä tapahtuu! Pudota ylimääräinen sana ja kirjaudu sisään kuin pomo.
2. Toivottavasti
”Toivottavasti” on toinen sana, jota en tajunnut voinut merkittävästi haitata sähköpostin tehokkuutta, kunnes joku huomautti sen minulle. "Sinun ei tarvitse olla toiveellista mihinkään ", mentori kertoi minulle kerran. "Ihmisten täytyy vain saada asiat hoidetuksi."
Ajattele sitä tällä tavalla: Jos sanot jollekin, että toivottavasti saat jonkin aikaan määräajassa tai että toivottavasti asiat hoituvat, osoitat alitajuisesti, ettet hallitse tilannetta. Tai vielä pahempaa, että olet epäluotettava.
3. Oikeastaan
"Oikeastaan" on hitaasti tulossa uudeksi "kirjaimellisesti" tai "pohjimmiltaan" sähköposteissa, ihmisten heittäessä sen sinne, missä sillä ei ole tyylillisesti järkeä. En tajunnut kuinka ongelmallista tämä oli, kunnes sain sähköpostin julkaisijalta, joka käytti sanaa kolme kertaa viiden lauseen sähköpostissa (joista yksi oli vihattu lause "mutta tosiasiassa"), ja kaikki kolme kertaa olivat täysin tarpeettomia. ! Sanomattakin on selvää, että minulla ei oikeastaan ole aavistustakaan siitä, mitä hän yritti edistää, koska olin niin hajamielinen.
4. Tällainen
Tämä on melko suoraviivainen: "Tällaisen" (tai "eräänlaisen") käyttäminen sähköpostissa on epämääräistä tai epäselvää, kuten et ole täysin sitoutunut tai et tiedä mitä tapahtuu. Ja jos niin todella on? Selvitä tilanne ennen kuin edes aloitat sähköpostin lähettämisen.
5. Anteeksi
Kun kysyin useilta ammatillisilta yhteyshenkilöiltä ja kollegoilta, mikä sana heidän mielestäsi on sähköpostien tarpeettomuutta, melkein kaikki osoittivat "anteeksi" ja selittivät, että 99 prosenttia ajasta ei anteeksipyyntö ole tarpeen. (Ajattele: "Anteeksi, en voi tehdä maanantaia - toimiiko tiistai?") Ja rehellisesti, jos todella teit jotain väärin, sinun pitäisi ottaa puhelin ja sanoa pahoillani kuin tarkoitit sitä.
Et välttämättä pysty naulaamaan kaikkia sähköpostiviestejä (väitettyjä "sääntöjä" on niin paljon!), Mutta poistamalla muutamia tarpeettomia sanoja saat viestit heti kuulostamaan kiiltävämmältä, suoraviivaisemmalta ja luottavaisemmalta. Se on kaikki mitä todella voi kysyä, eikö niin?
