Olet tunnollinen sähköpostin suhteen. Itse yrität vastata aina 24 tunnin sisällä. Raaputa se - hetkessä saapuvaa viestiä.
Ja useimmiten se ei, se on hienoa. Mutta joskus ensimmäisen mieleen tulevan sähköpostin lähettäminen voi palautua - iso aika. Tässä on joitain merkkejä siitä, että sinun pitäisi astua pois tietokoneesta ja palata viestiin myöhemmin.
1. Vastauksesi on todella pitkä
Valitettavasti ei ole mahdollista diplomaattisesti kertoa jollekin, jonka arvelet olevan idiootti. Joten jos kirjoitat sähköpostiviestin, joka tanssii loistavasti sen ympärille, että halveksit työtoverisi ajatuksia, voin luvata sinulle, että sähköposti kääntyy karkeasti seuraavalle: ”Tässä on joitain fluffaita lauseita. PS Luulen, että ideasi imee. ”
Jos voisit kirjoittaa ajatuksesi yhdestä lauseesta (esim. ”En koskaan käyttäisi tätä lähestymistapaa”) ja sähköpostiosoitteesi on edelleen kolme kappaletta pitkä, olet vaikeuksissa. Saatat ajatella, että on suositeltavaa omistaa yksi osio siihen, miten ymmärrät miksi toinen henkilö voi sekoittaa, ja toisen siihen, kuinka tiedät mitä puhut, ja kolmannen siihen, kuinka suunnitelmasi on parempi. Kuitenkin, se on oikeastaan vain lisää rivejä, joita toinen henkilö saattaa lukea väärin (tai nähdä läpi).
Yritä sen sijaan olla mahdollisimman ytimekäs. Jos olet eri mieltä jonkun kanssa, lyhyt ”En ole varma, että olemme samalla sivulla” tai “Minulla oli erilainen lukeminen siitä” on oikeastaan paljon mukavampaa - ja tehokkaampaa.
2. Vastauksesi on täynnä välimerkkejä
Ellet kerro jollekin, että jokin on parasta uutisia, jonka olet koskaan kuullut - ja niin se todella on -, sinun tulee olla varovainen painotetun sähköpostin suhteen. Jos jokainen toinen sana on lihavoitu tai kursivoitu tai kaikilla isoilla kirjaimilla ja välimerkit ovat kolmena kappaleena; toinen henkilö olettaa sinun merkityksen olevan äärimmäinen. (Edellisessä työssä minulla oli asiakas, joka kirjoitti kaikki sähköpostit, jopa arkit, kaikissa korkeissa. Henkilökunta viittasi rakkaudella hänen kirjeenvaihtoonsa lunnaasehdoiksi.)
Mutta se ei ole kaikki hauskaa ja pelejä. Jos tunteesi eivät ole positiivisia, toinen henkilö voi helposti ajatella yrittävänsä välittää vihaa - toisin kuin sanoa, yksinkertaista sekaannusta. Esimerkiksi, “en ole varma, mitä tämä tarkoittaa ??? !!!!” vaikuttaa suorastaan vihamieliseltä. Onneksi korjaaminen täällä on aika helppoa. Rajoittamalla yhden välimerkin ja ilman kursivointia (”En ole varma mitä tämä tarkoittaa.”) Ilmaisee silti, että olet epäselvä jostakin, mutta se on paljon mitatummalla tavalla.
3. Vastauksesi on epäselvä (jopa sinulle)
Lasket minuutteja, kunnes työpäivä on ohi. Tai olet uinut työtä ja yrität vain pitää pään veden yläpuolella. Olipa syy mikä tahansa, et ole keskittynyt, ja olet lukenut sähköpostiviestin, jonka olet kirjoittanut kuusi kertaa.
Ja varmasti, voit tarkistaa sen seitsemännen kerran ja painaa sitten lähetä. Mutta jos kysyt edelleen itseltäsi, onko linjalla järkeä, se on merkki siitä, että ei, se luultavasti ei.
Jos voit palata sähköpostiin, sano sen jälkeen, kun olet syönyt lounasta tai seuraavan kokouksen jälkeen, joka vaarantaa kaikki energiasi, odota. Jos joudut vastaamaan ASAP: hen, lähetä lyhyt vastaus, jossa luvataan lähettää lisätietoja myöhemmin. Usein nopea muistiinpano, joka vahvistaa vastaanoton ja ilmoittaa jollekin, että otat yhteyttä lisätietoihin, pitää viestintälinjat auki - ja antaa sinulle hengitystilan kirjoittaa vastauksesi, kun sinulla on enemmän kaistanleveyttä.
4. Vastauksesi vaatii sinua ylittämään ja ylittämään velvollisuutesi
Tiedät, millaisia viestejä tyypillisesti on postilaatikossasi. Mutta toisinaan jotain tulee tiellesi ja ajattelet jotain, "Hmm, se on outoa …" - "Odota, onko tämä minun työni?"
Voit haluta palauttaa pikavastauksen useista syistä. Ehkä et usko, että asia on esimiehen aikaa arvoinen. Ehkä mielessä tulee loistava vastaus, ja vain etsit sitä, tajutaan, että sen nähdään olevan aloite.
Oletetaan esimerkiksi, että asiakas lähettää sinulle sähköpostia projektista, joka on työtaakkasi ulkopuolella. Joten kuvittelet, näetkö löydät vastauksen, ja jos ei, lähetä hänelle sähköpostia henkilön kanssa, joka käsittelee sitä. Se on hyödyllistä, eikö niin? No, ei, jos sinulla on taustatieto, josta et tiedä. Vaikka sinulla oli hyviä aikomuksia, saatat asettaa työtoverisi tai pomosi kovaan kohtaan.
Hyvä vaihtoehto on välittää sähköposti asianmukaiselle henkilölle talossa tarjous auttaa. Näyttää siltä, että ”Arthur ABC Corporationista kysyi, voinko välittää yhteystietosi. Olisiko se kunnossa? ”Tai“ Mark kysyi XYZ-projektin yksityiskohdista. Olisiko minulle hyödyllistä yhdistää hänet kanssasi tai jakaa aikajanaamme? ”Se saattaa viivästyttää vastausta, mutta tiedät, että lähetät oikean.
Etkö ole varma, onko sähköposti osumassa oikeaan huomautukseen? Pidä tauko ja palaa takaisin siihen.
