Pelkästään siksi, että Googlen äskettäin käyttöön ottama "kumoa lähetys" -ominaisuus ei tarkoita, että olet selvä sähköpostivirheiden suhteen. Loppujen lopuksi, kun työskentelet niin nopeasti kuin et, on vain järkevää, että alat liukastua aina uudestaan ja uudestaan. Vaikka oletkin perfektionisti.
Itse asiassa on joitain asioita, jotka kaikki ammattilaiset tekevät jossain vaiheessa uransa aikana (ellei kerran vuodessa). Joten paniikkinnan sijaan noudata vain esimerkkiämme.
1. Napsauta Lähetä, ennen kuin sinut oletetaan
On vaikea pysyä rauhallisena, kun olet vahingossa lähettänyt jollekin puoli sähköpostia - varsinkin kun aiot tarkistaa, koska se on täytetty kirjoitusvirheillä, liiallisilla huutomerkillä ja joillakin sanamuotoilla, jotka voidaan helposti väärin tulkita.
Älä vie seuraavia 10 minuuttia sähköpostinseurantasovellusten tutkimiseen nähdäksesi, onko vastaanottaja avannut viestin. Sen sijaan viimeistele alkuperäinen sähköposti nopeasti (et enää ole ylellinen viettämään useita minuutteja sen muokkaamiseen) ja kirjoita seuraava yläosa:
2. Vastaaminen vahingossa kaikille
Tämä virhe esiintyy kahdessa tilanteessa: Yksi, lähetät jotain, joka ei ole luottamuksellista, mutta joka ei ole tarkoitettu kaikille lukemiseen - kuten sähköpostin pomollesi lomaajasta. Tai kaksi, lähetät koko yritykselle haisevan kommentin kollegasta, joka oli tarkoitettu vain läheiselle ystävälle nähdä.
Kokeile ensimmäistä skenaariota:
Sen lähettäminen on alku, mutta et ole vielä koukussa. Tämä ei ole rento liukastuminen, joka voidaan kiinnittää niin helposti. Ota yhteyttä mihin tahansa, onko loukannut henkilökohtaisesti (tai puhelimitse), ja anteeksi - riippumatta siitä, kuinka epämiellyttävä se on. Lue tämän jälkeen askel askeleelta ohjeet siitä, kuinka toipua tällaisesta vakavammasta työvirheestä.
3. Valtavan kirjoitusvirheen luominen
Suurin osa kirjoitusvirheistä ei vaadi seurantatietoa, mutta olemme kaikki kompastelleet sellaisia sivellisiä, jotka vaativat selityksen. Ehkä kirjoitusvirhe muuttaa sen merkitystä, jonka yrität sanoa. Tai ehkä niitä on niin paljon, että se saa sinut näyttämään vain lukutaidottomalta.
Sen sijaan, että uskoisit, että vastaanottaja jättää virheen, kirjoita hänelle:
4. Väärälle henkilölle sähköpostitse lähettäminen
Tämä virhe tulee jälleen kahteen eri tilanteeseen. Joko lähetät yrityksiin liittyvän viestin kollegalle Two kollega One -sovelluksen sijasta, tai lähetät vahingossa arkaluontoisia tietoja yrityksen ulkopuolelle.
Kirjoita ensimmäinen skenaario:
Jälkimmäinen skenaario on tietysti paljon vakavampi. Ennen kuin otat yhteyttä väärään vastaanottajaan, muista seuraukset ilmoittamalla esimiehellesi mitä tapahtui - ja selvittää kuinka arkaluontoiset tiedot olet vuotanut. Sitten anteeksi ylemmän tason ohjeiden perusteella anteeksi ulkopuoliselle ja pyydä kohteliaasti häntä poistamaan viestisi.
Mitä muita päivittäisiä sähköpostivirheitä on, ja miten palaute niistä? Kerro minulle heistä Twitterissä?
