Olet rivissä Starbucksissa. Olet ensimmäinen, joka saapuu kokoukseen. Olet vain heräämässä.
Mitä kaikilla näillä tilanteilla on yhteistä?
Tarkastelet myös sähköpostiosoitettasi - ja huokaat ajatustasi, että sinun pitäisi käydä kaikki läpi.
Kuka ei vie merkittävää osaa ajastaan poissa työpöydältä, hallinnoi - tai minun pitäisi sanoa, että yritän hallita - sähköpostin puhelinta? On mahdotonta päästä pois. Sen sijaan, että antaisit pienen ilmoittautumisnumeron (joka tulee yhä korkeammalle) stressaa sinut, voit kuitenkin muuttaa tapaa, jolla käsittelet sitä.
Tässä on neljä menetelmää, jotka olen oppinut auttamaan minua pysymään hieman järkevämpänä.
1. Saa puhelimesi lukemaan sinulle viestejä
Harkitse Talklerin käyttöä, jotta voit hyödyntää työmatkaasi kokonaan työhön ja töistä. Se on sovellus, joka lukee sähköpostisi sinulle. Se ei vain lopu tähän, vaan antaa myös mahdollisuuden poistaa ne matkan aikana tai vastata äänitteillä. Tämä tarkoittaa, että voit pitää molemmat kädet pyörällä (tai pitää metronapaa) ja olla silti tuottava matkalla toimistoon. Ja hyviä uutisia: Se toimii vaihtoympäristöissä samoin kuin useimmissakin yrityksen sähköpostipalveluntarjoajissa.
2. Lue ja toimi heti
Kuva tämä: seisot rivillä odottamassa kahvia. Joten, kurkilet sähköpostiasi, mutta sitten, ennen kuin voit edes lukea, sinun on tilauksesi. Sitten vilkaiset uudelleen odottaessasi noutoa - joka kerta lukemalla samat sanat uudelleen. Mutta tietysti sinulla ei ole koskaan aikaa vastata, joten tarkistat saman sähköpostin palaamalla toimistosi.
Sähköpostien lukeminen yhä uudelleen ei säästää sinua milloin tahansa. Sen sijaan, jos se ei ole kiireellistä, siirrän vastaukset vaativat viestit kansioon, jota kutsutaan ”sähköpostitehtäviksi”. Jos vaadittavat toimenpiteet on hoidettava jonkun muun ryhmästäsi, välitän viestin heille siellä sinne. Ja jos viesti ei vaadi mitään toimia, poistan sen heti tai arkistoin sen. Jos sinulla ei ole aikaa mille tahansa yllä olevista vaiheista - laita puhelin toistaiseksi pois.
3. Asenna suodattimet
Kaikkien arkistoinnin lisäksi sinun on myös otettava aikaa järjestelmän perustamiseen, joka suodattaa viestit automaattisesti tiettyihin kansioihin. (Jos tarvitset apua aloittamiseen, tutustu tähän tai tähän). Sinulle ei ole syytä lajitella manuaalisesti koko yrityksen kattavia sähköpostiviestejä kiireellisistä muistiinpanoista, kun puhelimesi on valmis toimimaan kuin henkilökohtainen avustajasi. Vaikka suosittelen tekemään tämä yleensä - se todella tekee maailmalle eron puhelimessa, koska yrität minimoida saapuvat sähköpostit.
4. Luo omistettu sähköpostiosoite
Mobiilisähköpostisi allekirjoitus voi olla sekä portinvartija että syntipukki. Puhelimen käytön selventäminen hallitsee toisen henkilön odotukset. Se varoittaa heitä siitä, että kaikki kirjoitusvirheet ovat todennäköisesti automaattisia ja että et pysty lähettämään työpöydälläsi olevaa liitetiedostoa.
Nyt tämä ei ole tekosyy kirjoittaa ”ur” tai “me 2” - vaan selitys, jos teet pienen virheen. Voit mennä peruskysymyksen kanssa: ”Anteeksi kirjoitusvirheet. Tämä on nopea matkaviestinvastaus ”tai vieläkin ytimekäs” Lähetetty puhelimestani. ”
Vaikka vasta aloittaisit jonkin näistä menetelmistä, näet välittömän parannuksen tapaan, jolla reagoit saapuviin sähköposteihin. Yhtäkkiä sen sijaan, että tunnet stressiä, kun jotain muuta tulee postilaatikkoosi, pystyt jatkamaan normaalisti, tietäen, että käytössäsi on vahva järjestelmä.
