Aikana, jolloin tuottavuussovellukset ja monitehtävät ovat uusi normaali, ihmiset kysyvät usein, mikä on minun ”salainen kastike” saadakseni niin paljon aikaan. Vaikka loputon tunti kovaa työtä voi rakentaa sitkeyttä, se voi myös johtaa uupumiseen - maailman tuottoisimmat työntekijät eivät ole niitä, jotka työskentelevät 18 tunnin päivinä ja kerskaavat siitä perjantai-iltana.
Jos haluat tulla erittäin tuottavaksi henkilöksi työssä tai elämässä, voin suositella vain yhtä asiaa: Opi siirtämään. Voimaa ei ole vain tehtävien purkamisessa, vaan voiman saamisessa valita, mikä on - ja ei - aikaasi arvoinen.
Tämä loppiaika tuli minulle yliopistossa, missä virtuaalisten avustajien käyttö antoi minulle mahdollisuuden ulkoistaa pienen verkkoyritykseni näkökohtia samalla, kun kävin samalla osana yritystä, josta todella nautin. Laadin luettelon kaikista asioista, joista piti työskennellä, tai tiesin, että minun piti tehdä itse, ja osoitin loput. Olin koukussa!
Itse asiassa uskon siihen niin paljon, että olen Zirtualin perustaja ja toimitusjohtaja, yritys, joka yhdistää kiireiset ihmiset virtuaalisten avustajien kanssa. Toivon, että - vaikka siirtäminen vaikuttaa pelottavalta tai tuntemattomalta - huomaat pian, että on nopea palata takaisin tekemään sitä, mitä rakastat eniten!
1. Tee asioista konkreettisia
Hahmota tavoitteesi, tavoitteesi ja odotetut tulokset päivässä, viikossa, kuukaudessa ja neljännesvuosittain. Tämä antaa sinulle kuvan haasteista, joita sinä ja ryhmäsi kohtaavat, ja viime kädessä organisaation yleiset tavoitteet.
Tehtäväluettelon purkaminen on muutakin kuin vain kuorman keventämistä. Delegointi tarkoittaa voimaannuttamista, koska se antaa tiimillesi mahdollisuuden kehittyä yksittäisiksi johtajiksi - samalla tavalla kuin voit olla vaikutusvaltaisempi johtaja.
Aivan kuten koulussa, yrityksellä onkin muodollisuutensa: Tietyt hankkeet on suoritettava erityisillä tavoilla. Vahvana johtajana voit pitää saman muodollisuuden pidämättä sinua mikrosuunnittelijana. Yksi vaihtoehto on ajoittaa yksi-viikoittain yksityiset kokoukset, joissa keskustellaan viikon esityslistasta, tavoitteista ja edistymisestä. Toinen asia on luoda ohjeet sille, mistä odotat lopullisen projektin näyttävän. Vaikka voit ehdottomasti sisällyttää ehdotetut vaiheet, anna työntekijöidesi löytää omat menetelmänsä saadakseen se aikaan.
Johtajille, jotka pelkäävät siirtämistä, tämä antaa sinulle mahdollisuuden tarkkailla tarkkaan projekteja, samalla kun tiimillesi annetaan tilaa hallita omia tehtäviään.
2. Muista, että ilman luottamusta tapahtuva delegointi on lastenhoito
Kun annat tehtävän työntekijälle, on tärkeää asettaa aika hänen asettamiseen menestykseen, jotta vältetään mikromahdollisuuksien tekeminen linjalta. Ihmiset kohtaavat tehtävän vaatimukset, jos annat heille mahdollisuuden tehdä niin. Jos tärkeän toimeksiannon antaminen pelottaa sinua (ja jos kyseessä on henkilö, jonka kanssa olet itse työskennellyt), aloita hitaasti. Määritä ensin osa tehtävästä tai aloita pienemmällä vastuulla. Kun huomaat, että työntekijäsi kykenee - ja hän on varmasti! -, tunnet olosi mukavammaksi luovuttamalla enemmän.
Päästä irti ajatuksesta, että voit tehdä kaiken - et voi. Ota tämä nöyryyskokeena ja hyväksy se tosiasia, että et voi menestyksekkäästi johtaa joukkuetta ilman purkautumista. Johtamista kutsutaan usein toimistolastenhoitoksi, mutta se on ehdottomasti sinun hallinnassasi, ja ensimmäinen askel todelliseksi johtajaksi muuttuessa on vastuun jakaminen.
3. Valloita pelko
Delegoinnin pelko osoittaa itsensä monin tavoin. Heikentävät ajatukset, kuten “voin tehdä sen paremmin itse” tai “En voi epäonnistua” tai “En halua olla riippuvainen ketään toista” tai “En voi luottaa heihin”, haittaa kykyjäsi tehdä se oikein. Hyväksyminen antaa sinulle mahdollisuuden, antaa sinulle mielenrauhan, antaa sinun olla vapaasti näkemässä isompaa kuvaa ja valmistaa sinut hallitsemaan sen.
Nopein tapa selviytyä peloista on arvioida tuotto. Ei ole se, pystytkö suorittamaan tehtävän yksin vai ei (jos todella haluaisit, pystyisit). Kysy kuitenkin itseltäsi: Mikä on sijoitetun pääoman tuotto tekemällä niin? Muista, että teet sen paremmin ja eri tavalla. Usein lopullinen tuote ei ole sitä mitä olisit tuottanut, mutta se ei tarkoita, että se ei olisi yhtä hyvä tai tehokas.
Keskitä henkilökohtainen energia ja huomio korkean tuoton tehtäviin: strategia, uudet palkat, kumppanuudet tai organisaatiorakenne. Olet päässyt tälle tasolle luottamalla itseesi ja muihin luottaen sinuun. Vapauta aikataulusi osallistuaksesi näihin korkean tason asioihin uskoen, että työntekijäsi tekevät matalan tuoton tehtävät puolestasi yhtä hyvin kuin sinulla olisi. Johtajalle delegointi voi usein olla silta rakentaa tiiviimpiä suhteita joukkueeseen, ja siitä voi tulla myös mahdollisuus mentorointiin.
4. Tee tottuman delegointi
Menestyneet edustajat suunnittelevat tehtävänsä katsomalla kohteita, jotka he voivat antaa muille. Jos purkaminen tuntuu luonnottomalta sinulle, muutamien uusien tapojen valitseminen helpottaa jaettavien tehtävien tunnistamista. Seurauksena on parempi tiimisi manager ja tehokkaampi ja keskittynyt johtaja.
Ensinnäkin, jos sinulla on ihmisiä, jotka ovat tukirooleissasi alla, anna heidän tehdä työnsä! Jos sinulla on avustaja, anna hänen hoitaa hallinnolliset tehtävät antamalla hänelle pääsy kalenteriin - ja antamalla hänelle mahdollisuus auttaa hallitsemaan sitä. Tai jos sinulla ei ole ihmistä auttamaan sinua hallinnollisissa tehtävissä, tutustu kaikkiin sovelluksiin, jotka on erityisesti suunniteltu päivän hallintaan ja asioiden järjestämiseen. Jopa eri tavoitteiden tallennusprosessi eri sovelluksissa auttaa harjoitella lokerointia ja antaa jonkun (tai tässä tapauksessa jonkun) auttaa sinua.
Hallinnollisten tehtävien purkaminen auttaa sinua keskittymään suurempiin tavoitteisiin eteenpäin. Delegaattorit ovat menestyviä, koska heillä on selkeä näkökulma ja he tietävät kuinka jakaa aika parhaiten.
Hyvänä johtajana sinun tehtäväsi on johtaa muutosta ja motivoida ihmisiä monin tavoin. Osa tehdä tehokkaasti tarjoaa työntekijöillesi uusia mahdollisuuksia oppia ja ottaa vastaan suurempia haasteita. Tiimisi on onnellinen, koska lisämahdollisuuksia kasvaa. Samalla olet vapauttanut enemmän aikaa keskittyä laajempaan kuvaan, joka johtaa joukkueesi tuottavuuden parantamiseen.
Joten ei, siirto ei ole vain kyky purkaa työtä jollekin toiselle. Se on mahdollisuus maksimoida koko ryhmän tai järjestelmän tuottavuus. Se on kyky levittää tärkeitä tehtäviä käsin, valita ja valita sopivimmat paikat.
