Kadotettua aikaa ei löydy enää koskaan.
Benjamin franklinAika on tärkeä voimavara, jota emme yksinkertaisesti pysty täydentämään. Jokaisen päivän 24 tuntia ovat kaikki, mitä meille annetaan - vietettyään nämä tunnit menetetään ikuisesti. Tämä tarkoittaa, että jos yrität sovittaa kaikki painopisteesi ja tehtävänne päiväsi, on aika etsiä menetelmiä näiden tuntien ja minuuttien tehokkaampaan käyttämiseen.
Tässä on muutama tutkimuksen tukema ehdotus, jotka voivat auttaa sinua hyödyntämään suurimman osan ajasta.
1. Arvioi jokaista minuuttia
Valmentajana olen tajunnut, että perustasolla meillä on taipumus myydä itsemme lyhyellä aikaosastolla. Monissa tapauksissa sallimme jopa muiden hyödyntää aikamme. Joten tärkein askel ajanhallinnassa on omaksumme aikamme, varaamalla tilaa merkityksellisille ja tuottaville toiminnoille ja eliminoimalla toiminnot, joilla ei ole yhtä pitkäaikaista arvoa.
Mikä erottaa arvokkaat tehtävät toisistaan, ovat aikainvestointisi tulokset. Voit esimerkiksi osallistua rutiininomaisesti kokoukseen, joka sisältää paljon edestakaisin, mutta ei paljon toimintaa. Voisiko kyseisen ajan kuluttaa paremmin vaihtoehtoiseen toimintaan, kuten yhteydenpito asiakkaiden kanssa tai yhteistyö työtovereiden kanssa? Usein on olemassa mahdollisuuksia "kaivoa" aikaa tuottavampaan toimintaan - me vain unohdamme ne.
Tätä varten tarkastele tarkkaan kuinka olet viettänyt aikaasi suorittamalla kalenteritarkistuksen. Aloita tästä harjoituksesta: Tallenna tunti kerrallaan harjoittamasi kaksi viikkoa. Tarkista sitten ilmoituksesi seuraavilla kysymyksillä: Oliko aika vietetty hyvin? Oliko vietettyyn aikaan liittyviä merkittäviä etuja? Menisitkö uudelleen samaa reittiä? Monissa tapauksissa "aika" -ongelma on oikeastaan "tehtävä" -ongelma. Joten suorita tehtävät, jotka lisäävät vähän tehokkuutta.
2. Tee tilaa enemmän keskittymistä
Soittoäänistä puhelimiin työtovereihin, jotka pysähtyvät pöydällesi keskustellaksesi, häiriötekijöitä on runsaasti useimmissa toimistoympäristöissä. (Ajo-ohjeiden käsittely voi olla todellinen haaste.) Vaikka näistä häiriötekijöistä on tullut hyväksytty osa työelämää, ne voivat tuhota tuottavuuden tasomme. Kun olemme stop-and-start-tilassa koko päivän, havaitsemme itsemme toistavan tehtäviä, menettämässä paikkamme ja pyörimällä pyöriemme. Itse asiassa voi kestää 20 minuuttia tai kauemmin tarkennuksen uudelleen keskeytyksen jälkeen.
Joissakin tapauksissa avoimet toimistot ovat syyllinen. Panostamme ongelmaan kuitenkin myös tekemämme valinnat. Psykologi Daniel Goleman keskustelee siitä, että meidän on otettava hallinta ja suojauduttava omalta aikataulultamme - rakentamalla aika työelämäämme keskittyäksesi syvästi tärkeisiin tehtäviin. Meidän on tunnistettava ajanjaksot, jolloin, kuten Goleman selittää, meillä on mahdollisuus “kookoa” ja keskittyä täysin.
Voit harkita matkapuhelimen hiljentämistä tai Googlen Saapuneet-tauko -ominaisuuden käyttöä sammuttamaan saapuvat sähköpostit noin tunniksi joka päivä. Voit myös kysyä esimieheltäsi kahden keskeytymättömän 30 minuutin ajanjakson varaamisesta työpäiväsi aikana, kenties päiväsi alkaessa, lounasaikaan tai päivän päättyessä, jolloin voit metsästää alas ja tehdä keskittynyttä työtä.
Saatat yllättyä siitä, kuinka paljon pääset tuosta ajasta.
3. Tallenna viivyttely
Viivästyminen on yksi yleisimmistä työpaikan haasteista - ja joillekin meistä; siitä voi tulla valtava aikahukkaaja. Vaikka viivyttely voi johtua tunteesta ylikuormittuneesta tai alivalmiudesta (tässä tapauksessa älä viivytä oppaan hakemista), tutkimus viittaa myös siihen, että viivyttely voi tapahtua seurauksena siitä, kuinka tarkastelemme tehtäviä ja tavoitteita. Erityisesti heitämme tiettyjä tehtäviä erittäin kielteiseen valoon - esimerkiksi “Saan valmiiksi raportin perjantaina, joten johtajani ei ole järkyttynyt minuun.” Näitä kutsutaan “välttämistavoitteiksi” - suoritat ne välttää kielteisiä seurauksia - ja mielenkiintoisella tavalla heillä on enemmän taipumusta korreloida myöhästymisen kanssa.
Mutta tässä on hyvä uutinen: Voit hillitä viivyttelyä yrittämällä tarkastella näitä tehtäviä eri tavalla, muotoilemalla ne ”lähestymistavan” tavoitteeksi verrattuna “välttämisen” tavoitteeseen. Jos ohjaat tiettyä tehtävää, yritä nähdä se mahdollisesti houkuttelevamman lopputuloksen yhteydessä. Voisiko sen suorittaminen osaltaan edistää suuremman, positiivisemman tavoitteen saavuttamista - esimerkiksi vakuuttaa asiakkaita tai nähdä sinut joukkuepelaajana? Tämä voi auttaa sinua pysymään tiellä. Lisätty bonus? Lähestymistavoitteet näyttävät tarjoavan enemmän tyytyväisyyttä, kun ne lopulta saavutetaan.
Kokeile yhtä näistä strategioista ja katso muuttuuko asiat parempaan suuntaan. Kerro meille miten menee Twitterissä @dailymuse ja @MRGottschalk.
Haluatko saada enemmän irti päivästäsi? Tilaa Hack Your Work Life -luokka Muse-yliopistossa!
