Kutsu sitä kiireisen aikataulun, lisääntyneen tekniikan yhteyden tai paistettujen huomionvälitteiden tuotteeksi, mutta jostain syystä, kun kokoat ryhmän kokoukseen, melkein jokaisella on vaikea hajauttaa häiriötekijöitä ja pysyä käsillä olevassa tehtävässä. Itse asiassa 47% työntekijöistä mainitsee hajamieliset työtoverit suurimpana esteenä produktiivisten kokousten järjestämiselle.
Jos otat työtäsi vakavasti, teet todennäköisesti jo parhaasi osoittaaksesi sitoutumista: kuuntele aktiivisesti, sovitat sisään tarvittaessa ja pidät puhelimesi pöydältä. Mutta vaikka hyvä tapaamisohjeet ovat mielesi kärjessä, on helppo liukastua huonoihin tapoihin.
Pysyäksesi työtovereidesi hyvissä armoissa ja saadaksesi jotain arvokasta jokaisesta kokouksesta, sinun on kuitenkin pidettävä seuraavat tarkistuksessa.
1. Älä ota yhteyttä silmiin
Silloin silmäkosketuksen merkityksestä kokouksen aikana on tullut melkein klisee - mutta syystä. Sen ylläpitäminen osoittaa sitoutumista, kiinnostusta ja kunnioitusta. Sen on jopa osoitettu lisäävän itsetuntemustasi. Se voi tuntua aluksi epämiellyttävältä, mutta siellä on tonnia helppoja hakkereita, joilla parannetaan silmäkontaktejasi hiipimättä ihmisiä ajovalojen tuijottamalla.
Yksi parhaimmista vinkistäni on varmistaa, että kokouksesi kokoonpano johtaa silmäkontaktiin get-go-palvelusta: Kokeile järjestää ryhmäsi ympyrään tai puoliympyrään, jotta kaikki näkevät toisensa ilman rasitusta. Vaikka joku ei olisi samassa fyysisessä tilassa kuin sinä, silmäkosketuksen merkitys on silti totta.
Jotta videopuhelun kautta valittavat osallistujat mahtuvat kameraan, aseta kamera tavalla, joka on luonnollisen näkölinjan sisällä, niin että näytät siltä, että etsit toisiamme silmissä, kun puhut.
2. Kannettavan tietokoneen käyttäminen
Kannettavan tietokoneen käyttö alkaa usein parhaista tarkoituksista: muistiinpanojen tekeminen, asiaankuuluvien tietojen hakeminen verkosta ja niin edelleen. Mutta on liian helppoa siirtyä kokouksen kirjoittamisesta yrittämään selvittää sen kappaleen nimi, jonka eilen illalla juuttunut päähän edes ymmärtämättä sitä. Siksi suosittelen kannettavien tietokoneiden välttämistä kokonaan. Monet asiat, jotka yleensä tehdään yhdellä, voidaan helposti tehdä käsin, kuten muistiinpanojen tekeminen paperityynylle tai tietojen jakaminen tulostetulla laskentataulukolla. Mutta jos tietokone on ehdottoman välttämätön, voit silti minimoida sen käytön. Esimerkiksi käydessäsi esityksen aikana rohkaise puhujaa jakamaan näytönsä televisiossa, jotta kaikki voivat seurata.
Vaikka kokousjärjestäjäsi ei ole ehdottomasti kieltänyt kannettavia tietokoneita, jätä se pöydällesi tai pidä se suljettuna keskittyessäsi asialistaan auttaa sinua pitämään mielettömät häiriötekijät (puhumattakaan sähköpostista ja chat-ilmoituksista) loitolla. Lisäksi sen ojittamaton jättäminen jättää ehdottomasti myönteisen vaikutelman työtovereihisi ja ehkä rohkaisee heitä tekemään samoin.
3 Osallistuminen merkityksettömään kokoukseen
Elämässä on kolme asiaa, joista voit olla varma: kuolema, verot ja tarpeettomat tapaamiskutsut. Ja vaikka on niin helppoa, että napsautat vain "Kyllä" kutsussa ja näytetään vain siksi, että sinulta kysyttiin, teet itse asiassa karhunpalveluksen joukkuetovereillesi. Kun sinulla ei ole mitään osallistumista kokoukseen, niin puolueettomien tapaaminen on käytännössä väistämätöntä. On paljon parempi pysyä pöydälläsi ja olla tuottava kuin osoittaa ja tylsää.
Tämän torjumiseksi varmista, että saat selville siitä, mistä kokous on kyse, miksi järjestäjä haluaa sinut sinne, mitä (jos jotain) sinun on valmisteltava etukäteen ja mitä toivot saavuttavan loppuun mennessä. Tämän tilanteen ansiosta on helpompaa päättää, hyötyisikö kokous läsnäolostasi todella vai viettäisikö aikaasi paremmin muualle. Usein nämä tiedot sisältyvät esityslistalle tai kokouskutsuun, mutta jos ei, ota rohkeasti yhteyttä kokouksen järjestäjän kanssa etukäteen. Jos päätät, ettei läsnäolo ole välttämätöntä, selitä valintasi kohteliaasti järjestäjälle. Jos käsittelet sitä oikein, hän todennäköisesti arvostaa rehellisyyttäsi.
Tietyssä määrin häiritseminen on vain osa ihmistä. Kukaan ei voi pysyä radalla 100% ajasta, ja se käy ilmi kokouksissa joka kerta. Mutta jos joudut tahattomasti poistumaan jokaisesta kokouksesta ilman aavistustakaan siitä, miksi olit siellä, on syytä esitellä rutiiniin joitain muutoksia.
