Kuten useimmat teistä, en muista työelämää (paljon vähemmän henkilökohtaista), jossa en vastannut sähköpostitse. Suurimmaksi osaksi se on tehokas ja yksinkertainen tapa kommunikoida, ja kun sitä käytetään oikein, se säästää aikaa, vastaa kysymyksiin ja muodostaa yhteyksiä. Riittää, kun sanon, en usko, että voisin elää ilman sitä.
Valitettavasti sähköpostin helppoudella ja nopeudella, johon monet meistä ovat tottuneet lähettämään, edelleenlähettämään tai vastaamaan, tulee muutamia tienhaavoja, jos haluat. Minulla ei ole juurikaan suvaitsevaisuutta huolimattomiin virheisiin, kuten väärin kirjoitettuihin sanoihin (useimmat ohjelmat varoittavat sinua tällaisista kirjoitusvirheistä, joissa on suoraviivainen punainen viiva), ja sanon, että menet CC: n joku ja unohdat sitten CC: n häntä. Se on amatööri alue. (Vaikka äidilleni on annettu anteeksi siitä, että hän on lähettänyt minulle viestejä ajoittain.)
Vakavasti tosin, koska foorumi on usein numero yksi tapa kommunikoida asiakkaan, pomo tai verkostoituneen kanssa, on välttämätöntä, että saat sen oikein. Eikä pelkästään siellä toimivien kiinniottajien, vaan myös itsesi suhteen - vihaat vastaanottajaa menettämään viestin kohta, koska hän on keskittynyt (vältettävissä olevaan) virheeseen. Nykyään kirjoitusvirhe menettää sinulta jonkin verran kunnioitusta työtoverin kanssa, huomenna se voi hyvinkin menettää sinulle työmahdollisuuden konferenssissa tapaamasi henkilön kanssa.
Edessä kolme uskomattoman perusvirhettä, joita saatat tehdä, ymmärtämättä, kuinka epäammattimaisia he tekevät sinusta odottamaan lukijaa.
1. Unohdat kiinnittää
Uravalmentaja Rajiv Nathan on syvästi kiitollinen Outlookin ja Gmailin kehotuksista, jotka ilmoittavat sinun lähettävän viestin ilman liitetiedostoa, kun ilmoitat nimenomaisesti liittävän jotain. Miksi? Koska ennen heidän olemassaoloaan hän teki säännöllisesti törkeän virheen olla kiinnittämättä - ei kerran, ei kahdesti, mutta kolme kertaa!
Nathan myöntää, että uransa alkuvaiheessa hänellä oli hirvittävä tapa ajautua läpi työn. Tämän seurauksena hänet lähetettiin usein sähköposteja sanomalla: "Katso liitteenä oleva tiedosto", ilman että itse liitettäisiin sitä. Nathan muistaa lähettäneensä tarvittavat jatkotoimet: “Anteeksi siitä! Täällä voit mennä! ”Valitettavasti se ei aina päättynyt siihen. "Lopuksi, kolmannessa seurannassa (ja neljäs sähköpostiosoite), liitin pirun", Nathan muistelee.
"Ehdottomasti ole hyvä näyttää", Nathan myöntää. Itse asiassa se oli niin säännöllinen ongelma, että yhden hänen suoritusarviointinsa aikana hänet liputettiin tarvitsevan parannuksia tällä alueella. Tästä eteenpäin Nathan nauhoitti paperinauhan näytön yläosaan seuraavasti: "Liititkö tiedoston?"
Ole erityisen ahkera mainitsemalla ”liitteenä” niin, että kätevät kehotteet (“Sanoit liitteenä? Lähetä anyway?”) Ilmestyvät ennen sähköpostisi lähettämistä. Kaikilla on lupa liikkua täällä tai siellä, mutta tapana tehdä tämä huolimaton käyttäytyminen ja saat maineen, koska et pysty suorittamaan tätä perustehtävää.
2. Sinä jatkat ja jatkat
Yksi lähimmistä ystävistäni on asianajaja, joka laskuttaa tunti. Sellaisenaan hän on tottunut kirjoittamaan säästeliäästi eikä droneamaan. Voisin ottaa oppiaiheen häneltä.
Musein uravalmentaja Jenny Foss painottaa, että on tärkeää sanoa, mitä sinun täytyy sanoa, eikä enää. Hän selittää: "Kyvyttömyys sanoa, mitä sinun täytyy sanoa - tiukasti ja vastaanottajan aikaa huomioon ottaen, voi helposti ärsyttää ketään, joka on ehkä halunnut kuulla sinut tai jopa iloinen kuullessasi sinut."
Tämä on erityisen totta, jos "lähetät sähköpostia, jossa etsit suositusta, syöttöä tai tukea - tai jopa vain koskettaaksesi tukikohtaa tai kysyäksesi kysymystä." Huolimatta siitä, kuinka hyödyllisiä edestakaisten viestien kuvaaminen voi olla, se on saanut olla todellinen veto joillekin ihmisille, ja Foss varoittaa sinua “pitämään mielessä, että vastaanottopäässä oleva henkilö voi löytää sähköpostin (yleensä) hänen olemassaolonsa kielen. Tämä henkilö voisi olla melkein keskiyöhön asti vain yrittää kaivaa itsensä sähköpostiviestien palosta. ”Siksi hän sanoo, että sinun on esitettävä ideasi siististi tai riski näyttää" epäammattimaiselta tai suorastaan huomaavaiselta ". Ja kuten Nathanin väärinkäyttö, jonka seurauksena lähetettiin useita peräkkäisiä liitetiedostoja sisältäviä muistiinpanoja, “älä lähetä taivaan vuoksi kolme sähköpostia toisiinsa. Ota ajatuksesi yhteen ja lähetä yksi ”, Foss toteaa lopuksi.
Harjoittaminen vain, että tarvitset vain mitä tarvitset suoraviivaisesti, voi harjoitella, mutta se on vaivan arvoista pitkällä tähtäimellä. Lue läpi kirjoittamasi tiedot ennen lähettämistä ja leikkaa tarpeeton, kuten sanat, rivit tai jopa kokonaiset kohdat, jotka vain toistavat tai palauttavat jo sanomasi. Voi olla houkuttelevaa selittää ylimääräisesti, mutta useimmiten yrittämiset vaikuttavat vain toistuvilta. Kirjoittamisen oppiminen tarkoituksella ja suuntaan auttaa palvelemaan sinua monissa ammatillisissa sähköpostiviestissäsi. Lukijasi kiittää sinua lyhyydestä ja vastaa paljon todennäköisemmin luontoissuorituksena sen sijaan, että antaisi liian pitkän viestin lukematta kilpailukykyisessä postilaatikossa.
3. Kirjoitit henkilön nimen väärin
Ei vaan ei. Ei ole mitään syytä kirjoittaa jollekin ja kirjoittaa hänen nimensä väärin. Meillä kaikilla on lemmikkisi kissa, ja tämä on minun, mutta olen varma, etten ole yksin. Tässä on asia, nimeni ja oikein oikeinkirjoitus - allekirjoituksessa ja sähköpostiosoitteessani, jotka ovat oikein avoimessa tilassa, jotta lähettäjä voi nähdä. Suhtaudun asiaan niin herkästi, että tarkistan säännöllisesti niiden nimien oikeinkirjoituksen, joilla on yleensä enemmän kuin yksi vaihtoehto (Kristin, Stephen, Mark, Carrie ja niin edelleen, niin monet muut), ennen kuin painan Lähetä.
Kestääkö se kaksi ylimääräistä sekuntia? Varma. Mutta tietysti asioiden suuressa järjestelmässä se ei ole aika ollenkaan. Haluaisin mieluummin saada sen oikein ensimmäisellä kerralla kuin joutua anteeksi huolimattomasta virheestäni. Jos olet niin kiireinen, että et voi edes saada oikein osoittamasi nimeä, mitä muuta sinun on tehtävä kiireellisesti? Sitä lukijasi ihmettelee. Tämä pieni ja kiistatta yksinkertainen virhe puhuu paljon muista ominaisuuksista. Joten tarkista työsi ja osoita henkilölle oikein.
Voit todennäköisesti lähettää ja vastaanottaa paljon sähköposteja tietyssä päivässä. Vältä tekemästä pieniä, huolimattomia virheitä, jotka lähettävät ennen kaikkea viestin, että et ole niin ammattimainen kuin olet. Älä uhra laatua nopeuden nimissä, ja Peten tähden (vai onko se Pietari?) Älä menetä kunnioituspisteitä vältettävissä olevan sähköpostivirheen takia.
