Joinakin päivinä ei ole mitään ärsyttävää kuin sähköpostivirhe. Vietät aikaa vetämällä yhteen harkittuja viestejä, ja tapahtuu yksi seuraavista asioista:
- Toinen henkilö palauttaa pikavastauksen, joka saa sinut kysymään, lukeeko hän edes sinun.
- He kirjoittavat jotain salaista, joten sinulla ei ole aavistustakaan siitä, mitä he ajattelevat.
- He eivät vastaa ollenkaan.
Tässä vaiheessa olet valmis vannomaan sähköpostin kokonaan - ja ainoa asia, joka estää sinua, on tietää, että se on täysin epärealistista.
Joten, tässä on aikaasi parempi käyttö: Tarkista kirjoittamasi ja katso, saatatko aiheuttaa tämän tapahtumaketjun.
En sano tätä saadaksesi sinusta tuntemaan olosi pahaksi (ja voi todella olla, että saat arvoton vastauksen ilman omaa syytä).
On kuitenkin syytä tutkia, mitä lähetät; koska jos pystyt tunnistamaan tavan vahvistaa viestejäsi, saat yhtäkkiä paljon suuremman paluun kuin tarvitset. Ja se on niin yksinkertaista kuin teeskennellä vastaanottajaasi ja esittää seuraavat kaksi kysymystä:
1. Miksi saan tämän?
Fakta: Keskimääräinen henkilö viettää 1/3 työpäivästään tarkistaakseen sähköpostin. Ja niin, jokainen viesti ei kerää heidän huomionsa kokonaan. (Ajattele sitä: Onko sinulla taipumus vain naurata niitä ryhmäsähköposteja, jotka on osoitettu kaikille?)
On täysin hienoa lähettää yleinen päivitys tai FYI ilman vastausta. Koska tällaisia viestejä on kuitenkin, kun lähetät sähköpostia ja tietylle henkilölle tietystä syystä, haluat tehdä sen selkeästi ja nopeasti.
Mikä tahansa helppo tapa tehdä tämä on kysyä selkeä kysymys ja lyödä se ylös. Mieti seuraavia esimerkkejä:
Vaihtoehto 1
Vaihtoehto 2
Parhaat,
Kuten voitte kertoa, toinen versio eroaa pelkästään aloitusriviltä, mutta se tekee heti selväksi, että tämä on enemmän kuin yleinen päivitys, jota ei tarvitse seurata. Kirjaamalla muistiinpano tavoitteesi kanssa (sen sijaan, että teet vain sen kanssa tekemistä), annat työtoverillesi helpon nähdä, että haluat kuulla niistä, ennen kuin siirryt eteenpäin.
2. Mitä minun pitäisi tehdä seuraavaksi?
Yhdistämällä "haluaisin ajatuksesi toiseen muutokseen, johon tein …" saavutetaan myös toinen tavoite. Se kertoo myös lukijalle tarkalleen, mitä etsit: palautetta tietystä kohdasta.
En voi korostaa tätä tarpeeksi, koska toisen henkilön seuraavan askeleen korostaminen on avain etsimäsi vastauksen saamiseen (ja se säästää sinut siitä hankalalta hetkeltä, kun tarvitset tarvitsemasi sijasta tonnia ideoita jotain, josta olet jo päättänyt).
Jokaisessa lähettämässäsi sähköpostiviestissä tulisi olla tällainen rivi:
- Rakastan sinua ajatuksia / Mitä ajattelet?
- Tarvitsen voidakseni edetä.
- Lähetän tämän vain tiedoksi: mitään toimia ei tarvita.
- Halusin jakaa, vain niin, että sinulla olisi päivitys.
- Voisitko lähettää takaisin on?
Hyvin kirjoitetut sähköpostit voivat auttaa sinua olemaan tuottavampia, kun säästät tapaamisista ja puhelimista, jotka pystyit suorittamaan muutamassa lyhyessä kappaleessa. Jotta ne olisivat vielä tehokkaampia, muista vain pitää mielessä, mitä toinen ihminen ajattelee vastaanottaessaan niitä, ja vastata ensisijaisiin kysymyksiin.
Haluatko löytää lisää tapoja parantaa sähköpostiasi? Tässä on kolme artikkelia, jotka on nyt tarkasteltava:
- 10 tapaa kirjoittaa parempia sähköposteja
- Toimittajan opas naurettavan hyvien sähköpostien kirjoittamiseen
- Yllättävä temppu vastausten saamiseen tarkoitettujen sähköpostiviestien kirjoittamiseen
