Kutsu minua hulluksi, mutta olen aina mieluummin nukkunut kofeiiniin. Mutta epämääräisillä aikatauluilla ja tiukeilla määräajoilla kuuden tai useamman tunnin unen saaminen yötä kohti ei ole helppo tehtävä konsulttille - kysy vain keneltä tahansa ruokavalion soodasta ja kahvista riippuvaisista kollegoistani. Vaativan työn ja vieläkin vaativamman koti-elämän välillä olen viettänyt paljon aikaa yrittäessään erilaisia tuottavuushakkeja puristaakseni niin paljon kuin pystyn joka päivä.
Oma suosikki työkalu asioiden saamiseksi? 10 minuutin ajastin puhelimessani.
”10 minuutin sääntöni” on melko suoraviivainen: Jokaisen tehtäväluettelossa olevan tehtävän suorittamiseen ei saa kulua enempää kuin 10 minuuttia. Jos se vie yli 10 minuuttia, sinun olisi pitänyt jakaa se pienempiin tehtäviin tai siirtää se jollekin toiselle. Tämän säännön avain on sen täytäntöönpanossa, mikä tarkoittaa puhelimen ajastimen asettamista menemään 10 minuutin merkille. Nopeuden ja keskittymisen taso, jonka tämä tuo päiväsi, ei ole mitään hämmästyttävää.
Kun haastan ryhmäni ensimmäisen kerran 10 minuutin säännön toteuttamiseen, olen tyypillisesti skeptinen. Kysymyksiä, kuten “Se on hullua - voinko todella rakentaa tämän suuren Excel-mallin 10 minuutin välein?” Ja “Sanotko, että teet tämän myös kotona, otat 10 minuutin suihkut ja teet 10 minuutin harjoittelua? ”Runsaasti. (Vastaus molempiin kysymyksiin on muuten ”kyllä!”)
Haluatko kokeilla sitä? Tässä on kolme vinkkiä 10 minuutin säännön toimivuudelle.
1. Valtuutettu
Ylivoimaisesti tehokkain tapa löytää lisäaikaa päivässäsi on ulkoistaa tehtäväluettelossa olevat asiat, jotka joku muu voi helposti tehdä 10 minuutissa tai vähemmän. Esimerkiksi, minulla on erittäin menestyvä ja arvostettu kollega, joka väittää, että hänen menestyksensä keskeinen tapa on, että hän ”sanoo” kyllä ”kaikelle, mutta suorittaa vain tosiasiallisesti tehtävät, jotka vain hän osaa parhaiten.” Kaiken muun hän delegoi.
Delegointi ei ole niin helppoa kuin miltä se kuulostaa. Voi olla vaikea päästä irti tehtävästä, kun pelkät, että toisen henkilön työ ei ole yhtä hyvä kuin oma. On hyödyllistä muistaa, että ”tehty on parempi kuin täydellinen”, ja ainoa tapa edetä urallasi on, jos päästät irti hallitsemastasi asioista ja vastaat uusiin haasteisiin. Toinen ajattelutavan muutos, joka auttoi minua, oli ymmärtää, että delegointi luo mahdollisuuksia muille. Nyt mietin aktiivisesti, mitä tehtäviä ja projekteja voin luoda ryhmälleni, jotka auttavat heitä oppimaan, kasvamaan ja edistämään uraa (mikä auttaa kätevästi myös levyn puhdistamisessa). (Tässä on vielä muutama delegointivihje.)
Yksi haasteista, joita näen eniten ihmisten kanssa, joilla on vaikeuksia delegoida - etenkin lähtötason tehtävissä - on, että unohdetaan, että he voivat ja pitäisi siirtää. Jos sinusta tuntuu epämukavalta pyytää esimiestä tai esimiestä tekemään jotain, kokeile tätä: Aloita osoittamalla mitä teet ja aseta kyselysi apupyynnöksi. Esimerkiksi sen sijaan, että "tarvitsen sinun soittaa ryhmän johtajille", voisit sanoa "Pyrin etsimään tietoja tätä analyysiä varten. Voisitko auttaa minua soittamalla muille ryhmän johtajille?"
Johtajana voin kertoa teille, että huomaan usein ryhmäni pyytävän ryhmiäni delegoimaan jotain itselleni, ja rakastan sitä, kun he luovat mahdollisuuksia auttaa minua.
2. Etsi helppo, 10 minuutin tehtävä
Saatat olla aluksi skeptinen, mutta yksinkertaisesti muuttamalla tapaa, jolla määrität tehtäviäsi, huomaat, että melkein kaikki voidaan jakaa 10 minuutin tehtäviin. Onko sinun tutkittava uutta aihetta? Aloita 10 minuutin kuluttua Google-uutiskirjeiden skannaamisesta, sen jälkeen 10 minuutin muistiinpanolla kaiken tietämäsi kanssa ja muutamiin tärkeimpiin kysymyksiin, joihin sinun on vielä vastattava, ja sitten 10 minuutin kuluttua jokaiselle soittavalle henkilölle neuvoja vastaamiseen avoimiin kysymyksiisi (bonuspisteet olit riittävän taitava huomaamaan, että puhelu on eräs valtuuskunnan muoto!).
Voilà! Olet juuri puristanut tehtävän, joka on muuten viipynyt tunteiksi 30 minuutiksi.
Tämä lähestymistapa toimii myös tuntien jälkeen. Minulla on kollega, joka oli niin kiinnostunut 10 minuutin säännöstä ja kuinka se auttoi häntä työaikana, että hän päätti kokeilla sitä kotona. Hän otti ajastimen muutaman aamuun aikataulunsa edeltävän rutiininsa suhteen, ja 10 minuutin suihkulla, 10 minuutin aamiaisella jne. Hän huomasi kykenevänsä lyhentämään tavallista valmistautumisaikaansa, käydä kauppaa se halutun unen sijaan. Hän ei ollut koskaan ajatellut, että suihku olisi mahdollista 10 minuutissa - kunnes hän yritti sitä ja huomasi, että se oli todella melko helppoa!
3. Käytä tätä ajastinta
Ajastimen käyttäminen on kriittinen osa sääntöä, joten älä unohda sitä. Kuten kaikki yritysmaailman tietävät, "teemme mitä mittaamme".
Tämä pätee myös 10 minuutin sääntöyn - sinun on käytettävä ajastinta tai kelloa seurataksesi kuinka kauan vietät asioihin. Älypuhelimet helpottavat tätä sisäänrakennettujen ajastinohjelmien avulla, mutta mikä tahansa minuuttipisteinen kello tekee sen. Mitä tahansa teetkin, älä arvaa - koska jos noin 10 minuutistasi tulee aina 20, et maksimoi tuottavuutta.
Joskus vietät vähemmän kuin 10 minuuttia tehtävään (enemmän aikaa takaisin - yay!), Ja joskus hälytys soi ja olet silti puhelimessa (ei, en ehdota, että vain ripustat kun hälytys sammuu). Älä tunne huonosti ajamista yli - tee se muistiin seuraavaa kerrosta varten.
Esimerkiksi, jos yhdellä työtoverilla on taipumus mätäillä, esittele seuraava keskusteluesi sanomalla hänelle, että sinulla on 10 minuuttia aivoriihen. Entä jos tarvitset todella enemmän aikaa? Sekin on hienoa: vietetyn ajan seuranta antaa käsityksen työstäsi, jotta voit suunnitella päiväsi paremmin seuraavalla kerralla.
10 minuutin sääntö toiminnassa
Yksi suosikkini esimerkkeistä tästä käytännöstä tapahtui muutama vuosi sitten, kun työryhmäni, jonka kanssa työskentelin, sai pelätyn kuusitoista puhelinsoiton asiakkaalta, joka ohjasi työtä, jonka esittelemme seuraavana aamuna. Uhh, niin paljon rentouttavaa iltaa!
Mukana oli kaksi isoa työtä, joten jaoimme neljään joukkueemme puoliksi. Kummallakin alaryhmästämme oli suunnilleen sama määrä PowerPoint-dioja uudistaakseen, samoilla määrin analyysejä, joten meidän olisi pitänyt viedä meille suunnilleen sama aika suorittaa.
Sanoin joukkuetoverilleni, että halusin todella lopettaa kello 18.00 mennessä, jotta voisimme mennä päivälliselle, ja hän suostui, mutta epäili kykyämme saada se aikaan. Joten tiivistimme sivut jaettuna päivällä jäljellä olevilla kahdella tunnilla ja huomasimme, että jos voisimme saavuttaa 10 minuutin nopeutta sivua kohden, meillä olisi tarpeeksi aikaa sen suorittamiseen - ja puskurin kaikelle, mikä osoittautui olla erityisen hankala. Energiatehokkuus, me jaksomme sivut, asetimme ajastimen ja aloimme pyöriä. Jotta pelistä päästäisiin siitä, pidimme taululla laskelmaa, kuinka monta sivua jokainen meistä valmistui 10 minuutin merkinnän alle tai yli.
Kello 18 mennessä olimme valmis - ja olimme siitä todella hyviä. Toinen joukkue, joka ei käyttänyt 10 minuutin sääntöä? He valmistuivat noin 9.
Haaste on päällä. Ota tänään pois ajastimesi seuraavaa tehtävää varten ja kokeile sitä itse. Kello tikittää!
