Johdessani tutkimusmatkaa Balille, siemin teetä ja katselin auringonnousua, kun rauhallinen aamu keskeytyi: Kollegani juoksi luokseni ja sanoi: "Meillä on vakava ongelma." Kolme ryhmäni jäsentä eivät löytäneet heidän passit ja käteisellä puuttui myös. Huoneiden nopean tarkastuksen jälkeen huomasin, että oven lukot oli käsitelty ja joku oli murtautunut huoneeseen nukkuessaan nopeasti.
Pikaisen matkan jälkeen konsulaattiin ja muuton turvallisempaan hotelliin, kaikki näytti olevan kunnossa, mutta loukkaantumisen tunne kuului joukkueeseen, ja keskittyminen takaisin työhön kesti muutaman päivän.
Meillä on taipumus tuoda esiin uskomattomia hetkiä matkoillamme, mutta joskus unohdamme pohtia, kuinka vaikeat hetket myös muotoilevat kokemuksemme. Jos otat joukkueen ulkomaille, sinun on tiedettävä, kuinka hallita odottamatonta ja tehdä tarvittaessa vahvoja päätöksiä. Ja kyse ei ole vain oikean matkavakuutuksen pitämisestä tai oikeiden ihmisten tuntemisesta. Osaaminen hallita vaikeaa tilannetta voi tarkoittaa eroa pienen hikkaan ja täyden kriisin välillä.
Matkojeni aikana olen käsitellyt kaikkea vaarallisesta sairastumisesta juuttumiseen maahan poliittisten mielenosoitusten vuoksi tiimin jäsenten ryöstämiseen kentältä. Mutta vain koska nämä asiat ovat tapahtuneet, se ei tarkoita, että olen lopettanut matkustamisen tai pelkään edes. Sen sijaan olen tullut vahvemmaksi navigoida tilanteissa, kun ne tapahtuvat, ja olen auttanut joukkueita pysymään yhdessä, kun he selviävät suurimmista ongelmista.
Joten mitä teet, kun jokin menee pieleen ja olet kaukana kotoa? Tässä on tärkeimmät asiat, jotka muistetaan, kun odottamaton tapahtuu.
Onko suunnitelma paikallaan
Pakkaan aina kaksi laukkua: yhden matkalaukun kaikilla vaatteillani ja matkaliikkeilläni ja kannettavan “Ole siellä huomenna laukun”, josta voin silti elää viikon kokousten ja seikkailun takia tarvittaessa. Tämä laukku on pelastanut minut kadonneiden matkalaukkujen, viivästysten ja kriisitilanteiden aikana, kun minun on oltava liikkeellä nopeasti.
Samaa lähestymistapaa tulisi soveltaa matkasuunnitteluun: Suunnittele ennen matkojasi varautumissuunnitelma useille erilaisille skenaarioille. Muutamia suuria on syytä harkita: jos kadotat dokumentit, jos joudut jumiin maassa, jos joukkueen jäsen sairastuu, jos ryöstät tai joudut jonkinlaiseen uhkaan, ja jos tapahtuu onnettomuus tai katastrofi. Se kuulostaa vähän pelottavalta, mutta näiden skenaarioiden suorittaminen etukäteen voi auttaa sinua reagoimaan tehokkaasti ja nopeasti.
Varmista erityisesti, että sinulla on 2-3 värillistä kopiota kaikkien passeista, ja vaihda ne ryhmän eri jäsenten kanssa, niin että ainakin yhdellä henkilöllä on kopio, jos jokin menee pieleen. Sinun tulisi aina hankkia matka- ja sairausvakuutus (laatu vaihtelee, mutta työmatkalle suosittelen huippuluokan vaihtoehtoja, mukaan lukien lääketieteellinen evakuointivakuutus). Ole kopiot alkuperäisistä vakuutuskorteistasi ja matkavakuutuskorteistasi.
On myös tärkeää tietää etukäteen, mihin mennä hätätilanteessa. Jos kadotat esimerkiksi asiakirjan, joudut lähimpään suurlähetystöön ja konsulaattiin korvaamaan ne, joten tiedä tarkalleen missä ne ovat.
Sairauden tai onnettomuuden sattuessa tiedä, mihin sairaaloihin on turvallisin ja hyvämaineisin käydä. Usein matkavakuutuksesi voivat auttaa tässä (ja voit saada vakavasti uskomattoman hoidon monissa osissa maailmaa - tutustu Forbesin luetteloon maailman parhaimmista sairaaloista. Ne saattavat yllättää sinut!).
Suosittelen myös ”näppärän” lompakon kantamista pienellä määrällä paikallista käteistä (ehkä 20 dollarin arvoinen ja jotkut vanhentuneet luottokortit) varkauden tai ryöstön tapauksessa. Ihmiset tarttuvat todennäköisesti siihen, mihin he pääsevät ensin, joten pidä oikea lompakkosi turvallisessa paikassa ja tutti lompakko on helposti saatavilla.
Nämä pienet toimet menevät pitkälle kentällä, ja tulevaisuuden suunnittelu ja tietäminen mitä voi auttaa pitämään rauhallisena vaikeassa tilanteessa.
Pidä rauhallisena, toimi nopeasti
Johtaessaan ryhmää Intiassa päiväretki historialliseen palatsiin vuorilla sai aikataulun, ja kuuden tunnin matka takaisin kaupunkiin piti suorittaa yöllä. (Ajattele hiusneulakäyrällä varustettuja maantietä, joilla ei ole katuvaloja, ja ajaminen suurempaan osaan ajo-ohjattavaa liikennettä.) Jos yöpyisimme, jouduimme unohtaa tapaamisen mahdollisten rahoittajien kanssa kaupungissa ja jos teimme matkan yöllä turvallisuus olisi vaarassa. Ryhmäni ihmiset alkoivat harhautua ja syyttää toisiaan pysymään liian pitkään.
Kun asiat eivät mene suunnitellusti, on helppo reagoida liian nopeasti ja alkaa osoittaa sormea. Mutta yritä varmistaa, että joukkueesi välttää syyllisyyspelin pelaamista hinnalla millä hyvänsä --- se ei koskaan auta asioita, ja se melkein aina pahentaa asioita. Ja olipa tilanne mikä tahansa, älä anna tunteiden hämärtää arviointiasi. Joskus asuminen uudessa paikassa voi saada asiat vaikuttamaan enemmän työltä kuin ne ovat.
Heti kun opit mahdollisesta ongelmasta, kuuntele ja työskentele ymmärtämään mitä tapahtui ja siihen liittyvät olosuhteet. Kun sinulla on kaikki yksityiskohdat ja selkeä kuva tilanteesta, pysy rauhallisena, keskustele ryhmäsi kanssa ja aloita sitten päätöksenteko. Jos sinulle tehdään vaikea päätös - esimerkiksi pitäisikö sairaan kollegan pysyä maassa tai suunnata kotiin - muista, että sinun ei tarvitse käydä siinä yksin. Haluat puhua lääkäreiden, yksilön, hänen perheensä ja muiden terveys- tai matkavakuutusyhtiöiden kanssa ja pyrkiä keräämään mahdollisimman paljon tietoa.
Päätimme tapauksessamme, että turvallisuus oli tärkein joukkueelle, ja työskentelimme perustaaksemme videokonferenssin rahoittajien kanssa ja seuraamme myöhemmin matkalla henkilökohtaista illallista. Se oli ehdottomasti oikea päätös - se tehtiin olemalla rauhallinen ja joustava.
Ota yhteyttä oikeisiin ihmisiin
"Hei äiti, minua pidetään karanteenissa Japanissa." Kyseisiä sanoja ei kukaan vanhemmista halua kuulla, mutta sairaita matkustajia koskeva pöytäkirja pakotti minut pysymään maassa vankka neljä päivää, kunnes lääkäri allekirjoitti, että olen hyvin tarpeeksi matkustaa. Vaikka raportit kotona tekivät vanhempani hermostuneiksi, matkavakuutusasiamieheni viesti perheelleni siitä, että minusta huolehdittiin hyvin ja että kaikki meni hyvin.
Kun jotain tapahtuu, sinun on tiedettävä kenelle tiedottaa kotona - kuten esimiehellesi, työtovereillesi tai matkakumppaniesi perheenjäsenille. Nämä ovat vaikeita päätöksiä, ja siitä tulee hieno tasapaino; Käytä harkintasi tiedottaaksesi ja neuvomaan ihmisiä kotiin. Pienessä snafussa, kuten joku menettää matkapuhelimen, on todennäköisesti parasta vaihtaa se ja odottaa, kunnes saavut kotiin, kertoa ihmisille. Jos tapahtuu onnettomuus (vaikkakin pieni), kansallinen kriisi tai rikos, sinun tulee soittaa ja kertoa ihmisille, mitä tapahtui (ja vakuuttaa heille, että tilanne on hallinnassa).
Kun vietin opiskelijoita ulkomaille, käytämme usein sosiaalista mediaa tavoittaaksemme ystäviä ja perheenjäseniä (“Automme juuttui hiukan, mutta olemme taas tiellä!”). Tai aikoina, joissa maassa tapahtui sellaisia tapahtumia kuin poliittiset mielenosoitukset tai luonnonkatastrofit, jotka saivat uutiset takaisin kotiin, pitämällä ystäviä postitettuna sähköpostin ja Facebookin kautta tai osoittautuneet riittäviksi.
Ja älä luota vain älypuhelimeesi puhelinnumeroihin - sinun pitäisi silti pitää mukana pieni musta kirja, kun matkustat kaikkien yhteystietojen kanssa. Ennen kuin lähden matkalle, minulla on jokaisen koota luettelo vanhemmista, puolisoista ja muista merkittävistä sekä luettelo hotelleista, poliisista, suurlähetystöistä ja vakuutusyhtiöistä.
Sinun tulisi myös tietää, kenen puoleen tulee ottaa yhteyttä tapahtuman sattuessa. Varsinkin jos olet kokenut rikoksia tai häirintää, on tärkeää tietää, milloin jättää raportti paikallisille viranomaisille ja milloin ei. Muutamia ohjeita: Jos ryöstyt tai joku yrittää satuttaa sinua, sinun on mentävä poliisiin. Jos olet tekemisissä päivittäisen kadun häirinnän kanssa tai jos sinulla oli taskussa muutamia dollareita, se ei todennäköisesti ole sen arvoista. Tiedä myös, että joskus etenkin konfliktialueiden maissa poliisi voi olla tehoton ja pyytää usein lahjaa työstään (lue: lahjus). Jos sinun on jätettävä raportti, on aina hyvä kysyä luotettavaa paikallista kollegaa tai ystävääsi mukaan, jotta asiat eivät eksy käännöksen yhteydessä.
Tarjoa tukea ja kannustusta
En koskaan unohda matkaa Burmassa erityisen kömpelön aikana minulle (jolloin olin järkyttynyt maadoittamattomasta sähkövirrasta ja kärsinyt aivotärähdöstä muutamassa päivässä). Kollegani havaitsen, että se ei todellakaan ollut minun viikkoani, järjestivät ryhmäillallisen ja kaikki pitivät paikassa saadakseni minulle ensiapupakkauksen ja pieniä lahjoja. Vaikka nämä olivat asioita, jotka voimme saada niin helposti osavaltioissa, kentällä nämä esineet ja niiden tuki tarkoitti maailmaa. Ja meillä oli suuri naurama epäonnistumisistani.
Kannusta kollegoitasi harjoittamaan aktiviteetteja, jotka pitävät moraalin korkeana kriisin aikana riippumatta siitä, helpottaako ryhmäkeskustelua, illallista tai juhlistaako joukkueesi saavuttamaa menestystä. On vaikea olla yksi, joka joudut keskittymään joukkueesi kriisiaikoina, varsinkin jos he tuntevat olonsa järkyttyneiksi tai järkyttyneiksi jotain tapahtuneesta. Varmista, että sinulla on aikaa neuvotella ryhmäsi kanssa ja keskustella strategioista, joilla eteenpäin siirrytään ja työn suorittaminen, jonka aiot tehdä, kun kaikki lajitellaan.
Jos kyse on lyhytaikaisesta hätätilanteesta, yritä olla asumatta, muista oppia siitä ja lopeta sitten työsi kentällä. Yritä pitää moraalia korkeana ottaen lohtua tietäessäsi, että olet kaikki tässä yhdessä.
Hätätilanteessa on helppo ymmärtää kuinka reagoida, mutta sinun on luotettava suolistoosi ja tehtävä paras ratkaisu tällä hetkellä. Kriisiksi valmistautuminen ei tarkoita sitä, että joudut elämään pelossa tai ajattelemaan aina pahimman tapahtuvan, se tarkoittaa vain tietämistä, mitä tehdä ja miten reagoida olosuhteiden ja kulttuurin perusteella. Oikealla valmistelulla ja näkemyksellä, voit hallita kaikkia haasteita, jotka tulevat kentällesi.
