Kun ensin hallitsin muita, muistan seisonani kärsivällisesti, kun ryhmäni analyytikko yritti löytää tarvitsemansa asiakirjan hänen tietokoneeltansa. Kun - viisi minuuttia myöhemmin - hän sanoi, että ei löytänyt sitä ja lähettäisi sen minulle heti, kun hän oli löytänyt tiedoston, se jätti minulle todella huonon vaikutelman (ja sai minut ihmettelemään, mitä muita palloja hän pudottaa) ).
Joten ota se minulta: Vaikka tiedostojesi ja kansioidesi nimeäminen ja järjestäminen ei välttämättä ole seksuaalisin aihe, jota olen käsitellyt (sanoo budjetti- ja Excel-vinkkejä tuonut nainen), lupaan sinulle, että se on tärkeä. Sen lisäksi, että virtaviivaistettu online-tallennusjärjestelmä tekee elämästäsi helpompaa ja säästää paljon aikaa, se myös saa sinut näyttämään järjestäytyneemmältä ja tavaroidesi päältä pomollesi ja kollegoillesi. Tässä ovat ohjeet elää.
1. Työpöytäsi on virtuaalinen työpöytäsi
Tiedät kuinka ihmiset sanovat pitävän pöydäsi riittävän selkeänä, etteivät pomo usko sinun olevan slob? Tämä pätee myös tietokoneesi työpöydälle. Se on paikka laittaa tällä viikolla työskenteleviä tiedostoja, ei paikka, johon sinun pitäisi vetää kaikki liitteet, jotka olet koskaan saanut.
Suosittelen työpöydän sijoittamista mahdollisimman harvoihin kansioihin. Ota yksi jokaisesta suuresta projektista, jolla parhaillaan työskentelet, samoin kuin päätyökansiosi, johon pääset helposti kaikkeen muuhun. Jos et vielä ole, aseta työpöytä ruudukkoon (niin kuvakkeet eivät koskaan mene päällekkäin) ja löydä pikanäppäimien suuri ilo.
Jos tarvitset ylimääräistä apua rakenteen tuomisessa aloitusnäyttöön, kokeile työpöydällä järjestettäviä sovelluksia, kuten Puhdista tai DragThing Macilla tai Aidat PC: llä.
2. Kansioilla tulisi olla strategia
Olen huomannut, että suurin osa ihmisistä on joko kansioissa liian vähän tai liian vähän, mutta harvat saavat sen oikein. Kuinka tietää mihin putoat? Katso joitain yleisimmistä tai äskettäin käytetyistä kansioista ja laske ne sisältävät asiakirjat. Jos tiedostoja on kymmeniä ja kymmeniä, voit käyttää hieman enemmän rakennetta; kun taas, jos sinulla on vain yksi asiakirja kohdassa Tiedostot> Asiakas A> 2012> marraskuu> myyntiraportti, olet ehdottomasti krooninen ylikansio.
Tässä on muutama sääntö, jonka yritän noudattaa:
3. Tiedostonimillä on tarkoitus
Kun nimeät tiedostoa, valitse lause, joka tarkoittaa jotain. Jos saan liitteen nimeltä DSC1045.jpg tai Draft Idea.doc , minulla ei ole helppoa tapaa tietää mikä se on - tai mikä tärkeintä, etsiä sitä myöhemmin. Hyvä testi: Kuvittele tiedostojen löytämistä työpöydältäsi muutaman kuukauden kuluttua. Voisitko helposti kertoa mikä se on? Jos ei, nimeä uudelleen.
Säännöllisesti luomiesi asiakirjojen, kuten kuukausittain pidettävien hallintoneuvoston kokousten muistiinpanojen kohdalla voi olla helpompaa erottaa asiakirjat kokouksen päivämäärän kuin aiheen sijaan. Älä koskaan käytä kuukautta-päivä-vuotta, koska se lajitellaan ensin kuukauden, sitten päivän ja seuraavan vuoden mukaan. Käytä sen sijaan vuosi-kuukausi-päivämäärä (kuukauden numeroina), jotta voit lajitella helposti kronologisesti. Esimerkiksi: Käytä 2012-10-27 Board Presentation.pdf Oct27-12 Board Presentation.pdf tai 10-27-2012 Board Presentation.pdf sijasta. Se säästää paljon aikaa, kun selaat ja haet myöhemmin.
4. Version hallinta, version hallinta, version hallinta
Jos muistat jotain tiedostojen nimeämisestä, anna se olla versionhallinta. Tämä on helppoa. Kun luot asiakirjan ensimmäistä kertaa, sen pitäisi päättyä v1: ään. Haluaisin esimerkiksi nimetä ehdotuksen: ClientA Ettepanek_v1.ppt . Aina päivittäessäsi muutokset ja lähettämällä ne asiakkaille tai kollegoille, päivitä versio 2, 3, 4 ja niin edelleen. Kun asiakirja on valmis, sinun kannattaa tallentaa ClientA Ettepanek_vf.ppt tai ClientA Ettepanek_final.ppt helppoa käyttöä varten myöhemmin. Koska ei ole mitään pahempaa kuin sinun tarvitsee ihmetellä, onko olemassa versio 14 vai onko versio 13 todellakin viimeinen.
