Kuinka usein huomaat, että epäonnistuit pääsemään tehtäväluettelosi läpi?
Ja ei, mukaan lukien ”Kirjoita tehtäväluettelo”, joka antaa vain itsellesi jotain, jonka haluat välittää heti, ei ole voitto.
Tietenkin, se ei ole aina sinun syytäsi - jokainen esiintyvä paloharjoitus tekee vain listasta pidemmän ja pidemmän.
"Olemme vain liian kiireisiä elämämme läpi, yrittäessämme pitää pallot ilmassa ja päämme veden yläpuolella: Onko tämä parempi tapa?" Kertoo Maura Thomas, RegainYourTime.com-sivuston perustaja ja henkilökohtaisen kirjoittajan Tuottavuussalaisuudet .
Osoittautuu, että on - jos otat kärjen Dwight D. Eisenhowerilta.
Stephen Covey on suosinut, mutta entisen presidentin tuottavuusperiaatteiden perusteella Eisenhower-matriisi auttaa sinua luokittelemaan tehtäväsi tärkeysasteen ja kiireellisyyden mukaan, jotta voit päättää, mihin suunnaat energiasi.
Lajittelemalla tehtäväsi neljään selkeästi määriteltyyn luokkaan, Eisenhower-matriisi pakottaa sinut arvioimaan, mikä on aikaasi todella arvoinen - ja mitä voidaan delegoida tai jopa pienentää kokonaan.
Alla tarjoamme esimerkkejä erilaisista toimista, jotka kuuluvat jokaiseen luokkaan. Katso, kuinka jaat tehtäväluettelosi; noudata sitten Thomasin neuvoja siitä, kuinka käsitellä kutakin tyyppiä, jotta voit saavuttaa enemmän vähemmässä ajassa.
Luokka # 1: Tärkeää ja kiireellistä
Assistentti ilmoittaa hänelle - ja hänen viimeinen päivä on huomenna. Kiireinen asiakaspyyntö heittää jakoavaimen projektiin, joka meni sujuvasti. Näitä tehtäviä pidetään kriiseinä tai niille on asetettu kriittiset määräajat.
Kuinka käsitellä niitä
Koska et voi ennustaa, milloin kriisit ilmaantuvat, oleta, että ne tapahtuvat ja jätä tilaa niille aikataulussa.
"Suurin osa ihmisistä ylittää itsensä, mutta jos jotain menee pieleen, kaikki suunnitelmasi putoavat kuin domino", Thomas sanoo. Ratkaisu? Älä täytä yli 60% produktiivisesta ajasta.
Jos esimerkiksi työskentelet kello 8.00–18.00, jätä kalenteriin noin neljä tuntia tyhjäksi hätätilanteiden varalta. Jos kyseisenä päivänä ei ole hätätilanteita, olet onnekas ja voit edetä seuraavan päivän tehtävissä.
Kategoria # 2: Tärkeä, mutta ei kiireellinen
Verkko lounaan aikataulutus vuokrauspäällikön kanssa. Peräloman suunnittelussa nouseminen. Aivoriihi pitkän aikavälin tavoitteet joukkueellesi. Nämä tehtävät vaikuttavat suurikokoisiin tavoitteisiisi, mutta niillä ei välttämättä ole polttava määräaika.
Kuinka käsitellä niitä
Suurin osa näistä esineistä on pikemminkin suuria hankkeita kuin päivittäisiä tehtäviä, joten jaa jokainen pureman kokoisiin määräaikoihin, jotta pääset alkuun, sanoo Thomas.
Määritä kaikille kohteille, joita et voi hajottaa, määritä aika, jonka mukaan voit työskennellä niillä, jotka tuntuvat lyhytltä, joten tehtävä itse tuntuu vähemmän raskaalta.
Thomas ehdottaa myös sisällyttävän päivittäiseen tehtäväluetteloosi vain kolme tärkeää, mutta ei kiireellistä tehtävää, jotta jätät aikaa sähköposteihin, kokouksiin ja kriiseihin - ja työskentele niiden kanssa aina, kun mahdollista, päivinä, jolloin sinusta tuntuu olevan virtaa.
Luokka # 3: Ei tärkeä, mutta kiireellinen
Sähköpostit, puhelut, työtovereiden kysymykset - näihin asioihin, joihin sinun on puututtava heti, vaikka ne eivät auttaisi sinua suurempien tavoitteiden saavuttamisessa.
Kuinka käsitellä niitä
”Helpoin tapa hallita häirintääsi on hallita tekniikkaasi”, Thomas sanoo.
Tarkista ensin sähköpostisi erissä vain muutaman kerran päivässä - toisin sanoen kolmen tunnin välein tai sen jälkeen, kun olet suorittanut tärkeämmän tehtävän. Jotta pysyt kiinni siinä, sulje sähköpostiviestisi kokonaan, jotta et haluaisi tarkistaa hälytyksiä.
Sama koskee puhelintasi: Hiljennä se kokonaan - aseta se sitten laatikkoon tai puoli alaspäin pöydällesi, jotta et näe hälytyksiä.
Ja jos saat liian paljon puheluita tai kyselyjä työtovereilta niille varatun ajanjakson ulkopuolella, sulje toimistosi ovi, laita kuulokkeet tai aseta älä häiritse -merkki. tuoli tai kaapin seinä.
Kategoria # 4: Ei tärkeä eikä kiireellinen
Olipa kyse kustannusraporttien kirjaamisesta, sopimusten luomisesta tai arkistoimisesta, "nämä ovat tehtäviä, joilla ei ole suurta vaikutusta työhömme, kun teemme ne, mutta ne eivät katoa", Thomas sanoo.
Kuinka käsitellä niitä
Ulkoista niin monta näistä tehtävistä kuin mahdollista siirtämällä ne nuoremmalle työntekijälle tai henkilökohtaisia askareita varten virtuaaliassistentille, Thomas ehdottaa.
Vaikka joudut maksamaan ulkopuolisesta avusta, tärkeät tavoitteesi saavuttamiseen tarkoitetut tunnit - kuten eteneminen lopulta eteenpäin seuraavalle suurelle uramuutolle - voivat auttaa sinua tulemaan taloudellisesti eteenpäin pitkällä tähtäimellä.
Aiheeseen liittyviä: 6 ihmistä, 6 tasapainottavaa toimintoa: Loistava työ- ja elämäntapaus, joka säästää terveyttä
