Suurin osa yrittäjistä suhtautuu liiketoimintaansa väärin. He orjaavat pitkiä tunteja tekemällä kaiken voitavansa, jotta kaikki yrityksen yksityiskohdat toimisivat oikein.
Orjuuttaminen ei kuitenkaan todennäköisesti ole miksi perustit yritystäsi - eikä sitä, kuinka yritystä tulisi johtaa. Sen sijaan, että työskentelisit yrityksellesi, yrityksesi pitäisi toimia sinulle . Itse asiassa sen pitäisi pystyä ajamaan ilman sinua. Ei siksi, että sinua ei tarvita - vaan jotta voit viettää aikaa kasvattaaksesi yritystäsi sen sijaan, että sotkeutuisit kaikkiin pieniin yksityiskohtiin.
Joten miten voit luoda yrityksesi, joka toimii sinulle? Vastaus on käyttää suunnittelua ja järjestelmiä.
Aloita suunnitelmasta
Ensimmäinen askel on aloittaa visiolla siitä, mitä haluat yrityksesi lopulta saavuttavan. Vastaa erityisesti avainkysymyksiin, kuten:
Näihin kysymyksiin vastaaminen pakottaa sinut ajattelemaan pitkän aikavälin tavoitettasi, ja sen avulla voit luoda toimivan suunnitelman, jonka avulla pääset sinne.
Kun sinulla on tämä tavoite (joka on usein vuosia tulevaisuudessa), sinun on selvitettävä yhden vuoden suunnitelmasi - mitä sinun on suoritettava tänä vuonna saavuttaaksesi edistystä. Mieti esimerkiksi, mitä uusia tuotteita tai palveluita sinun on kehitettävä seuraavana vuonna. Mitä uusia palkkaa sinun on tehtävä? Kuinka monta uutta asiakasta sinun on hankittava?
Yksi asiakkaista tuli luokseni kahdeksan vuotta sitten pienenä liiketoimintaprosessien ulkoistusyrityksenä, jonka liikevaihto oli hiukan yli 100 000 dollaria. Teimme tämän tarkan tehtävän selvittääksemme, missä hän halusi yrityksen olevan kymmenessä vuodessa ja mitä hänen oli tehtävä tulevana vuonna aloittaakseen edistymisen. Nykyään hänen yrityksensä tuottaa 150 miljoonaa dollaria vuosituloja ja sillä on yli 2000 työntekijää. Kyllä, tämä todella toimii!
Luo järjestelmiä
Yksi tärkeimmistä asioista, jotka sinun on tehtävä tänä vuonna, ja joka vuosi, on luoda järjestelmiä. Vaikka suurin osa ihmisistä ajattelee “järjestelmiä” hienostuneina prosesseina, jotka yleensä vaativat ohjelmistoja, ne ovat tosiasiassa vain toimenpiteitä tai prosesseja tehtävän suorittamiseksi, dokumentoitu siten, että tehtävä voidaan suorittaa menetelmällisesti.
Esimerkiksi - mieti, kuinka yrityksesi tulisi käsitellä saapuvia puheluita. Tiedät todennäköisesti kuinka haluaisit kuhunkin puheluun vastaamisen, mutta käytössä oleva dokumentoitu järjestelmä voisi osoittaa:
Kun sinulla on vakiintuneet järjestelmät yrityksesi prosesseille, se voidaan suorittaa ilman sinua. Kaikki työntekijät tietävät tarkalleen, mitä tehdä, ja uusien työntekijöiden kouluttaminen on pala kakkua verrattuna kaiken selittämiseen joka kerta.
Aloita tunnistamalla ensin rakennettavat järjestelmät. Mieti tätä varten miettiä missä yrityksessäsi on eniten ongelmia, missä virheitä tehdään useimmiten tai missä huomaat viettävän paljon aikaa. Järjestelmät auttavat ratkaisemaan nämä toistuvat ongelmat ja vapauttavat näin aikaa.
Ajan myötä sinun pitäisi rakentaa järjestelmä jokaiselle yrityksessäsi tapahtuvalle prosessille, joka suoritetaan usein ja joka, jos se saatetaan päätökseen ennustettavalla ja johdonmukaisella tavalla, lisäisi yrityksesi arvoa ja voittoja.
Kumoa suunnitteluaika
Suuri ”kana ja muna” -haaste on, että järjestelmien suunnittelu ja rakentaminen vie aikaa, jonka suurin osa yritysomistajista viettää tällä hetkellä päivittäisen toiminnan ylläpitämiseen. Ratkaisu on yksinkertaisesti pakottaa itsesi varaamaan 15 minuuttia joka päivä askel taaksepäin ja dokumentoimaan järjestelmiäsi. Vain kuukauden lopussa näet yrityksesi sujuvamman. Se alkaa toimia sinulle. Ja niin sen pitäisi olla.
Yogi Berra sanoi kerran: ”Jos et tiedä mihin olet menossa, et todennäköisesti pääse sinne.” Tämä on erittäin totta, etenkin yrityksesi kannalta. Joten selvitä, mihin haluat yrityksesi menevän, ja luo suunnitelma päästä sinne. Rakenna matkalla yhä enemmän järjestelmiä, joiden avulla voit viettää aikaa kasvattaaksesi yritystäsi samalla kun työntekijäsi hoitavat asiantuntevasti päivittäistä toimintaa.
