Kuten kaikki todennäköisesti tiedät jo toistaiseksi, olen valtava sähköpostinhoitaja. Haluatko tietää kuinka järjestää postilaatikkosi, tyhjentää se viikonloppuna tai tehdä täysi keväänpuhdistus, olen sinun tyttösi. Mutta on yksi asia, josta emme ole vielä puhuneet: Kuinka käsitellä yksittäisiä sähköposteja niiden saapuessa.
Tässä on kauha. Paras tapa hallita postilaatikoitasi on päättää, mitä tehdä jokaiselle sähköpostille ensimmäistä kertaa näkeessäsi sen sijaan, että vain vilkaisisi sitä ja lupaat käsitellä sitä myöhemmin. Tällä on kaksi etua: Se varmistaa, että postilaatikkosi ei ensinnäkään muutu sotkuiseksi sekaksi, ja se säästää aikaa, koska sinun ei tarvitse tarkastella samaa sähköpostia useammin kuin kerran.
Kuulostaa kovalta, mutta se ei ole - se vie vain suunnittelun ja muutaman yksinkertaisen kysymyksen. Aloitetaan.
Valitse aika
Ensinnäkin, ellei työsi edellytä reagointia välittömästi sähköposteihin, suosittelen käydä läpi kaikki uudet postisi muutaman kerran kerrallaan päivässä. Tämä aika voi olla erilainen joka päivä, sen on oltava vain tarkoituksellista: Esimerkiksi tänään varaan kello 9–10 siirtyäkseni postilaatikoni läpi, katson sitä uudelleen 4-5. Sillä välin etsin tärkeitä sähköpostiviestejä, mutta sivuutan loput.
Tiedän, että tätä on vaikea tehdä (ja kyllä, olen tiedetty napsauttavan ympäri tapahtuvaa GIF-tiedostoa!), Mutta jos noudatat tätä aikataulua, huomaat, että postilaatikkosi läpi käyminen on paljon vähemmän pakottavaa. Puhumattakaan siitä, että sinulla on suuria paloja aikaa, jotta pääset tosissaan töihin.
Kysy itseltäsi tämä
Seuraava vaihe on käydä läpi postilaatikkosi, lukea jokainen sähköposti yksitellen ja kysyä itseltäsi tämä nopea kysymysluettelo jokaiselle viestille:
1. Pitäisikö minun saada tämä sähköposti?
Tiedän kuulostavan rikki levyltä, mutta sinun pitäisi kysyä itseltäsi tämä joka kerta. Se on hyvä muistutus tilaamisesta, suodattamisesta ja poistamisesta itsesi tarpeettomista luetteloista ja uutiskirjeistä. Sähköpostin vähentäminen on aina kirjani voitto.
2. Pitääkö minun vastata tähän lainkaan?
Yllättäen vastaus ei ole aina kyllä. Jos se on tietosähköposti tai ryhmäsähköposti, joka ei vaadi vastausta, lue se, muista kaikki hyödylliset tiedot ja arkistoi tai arkistoi se.
3. Olenko oikea henkilö käsittelemään tätä vai pitäisikö minun antaa se pois?
Muista samalla tavalla, että sinun ei tarvitse kantaa taakkaa tehdä kaikkea mitä sinulta vaaditaan. Tiedät mitä tarkoitan: Ne numerot, joita vedit, kunnes he palkkasivat nuoremman analyytikon, mutta että pomosi pyytää sinut sen sijaan, matka-aikataulut, joiden pitäisi todella käydä eri osaston läpi, numeroiden rappaus, jota sinulta pyydetään vaikka se ei ole työtehtäväsi kuvauksessa. Antakaa nämä oheislaitteiden tehtävät oikealle henkilölle. Et vain tyhjennä postilaatikoitasi, vaan jätät enemmän aikaa ydintehtäväsi tekemiseen.
4. Tarvitsenko jonkun muun vastausta koskevia tietoja?
Jos vastaus on kyllä, kysy kyseiseltä henkilöltä tietoja nyt, jotta voit siirtää sähköpostin levyltäsi. Haluat ehkä vastata, ilmoittamalla lähettäjälle, että työskentelet sen parissa, ja tehdä muistiinpano kirjautuaksesi sisään odottavan henkilön kanssa muutamassa päivässä. Sillä välin arkistoi sähköposti tai käytä Boomerangia saadaksesi se takaisin postilaatikkoosi oikeaan aikaan.
5. Voinko vastata sähköpostiin heti - alle 5 minuutissa?
Täältä suurin osa ihmisistä kompastuu. Suuri määrä sähköpostiviestejä ei vaadi lisätietoja sinulta tai keneltäkään muulta, ja niihin voidaan vastata melko nopeasti. Jos näin on, vastaa heti sähköpostiin; se säästää aikaa lukea, käsitellä ja miettiä sitä toisen kerran. Bonus: Mitä nopeammin vastaat sähköpostiin, sitä hyväksyttävämpi erittäin lyhyt vastaus on.
6. Onko se kiireellistä?
Kiireellisyys ei valitettavasti ole sinun käsissäsi, joten jos sähköposti on kiireellinen, päätä, haluatko käsitellä sitä nyt tai hoitaa sen, kun olet tyhjentänyt postilaatikkosi. Kannatan viimeksi mainittua, koska menetät askeleen hieman, jos siirryt kuluttamaan muutaman minuutin jokaisesta sähköpostista yhdeksi aiheeksi.
Selvitä loput - ehdoissasi
Entä muut? Jos sähköposti tarvitsee yli viiden minuutin vastauksen eikä se ole kiireellinen, päätä, milloin paras aika käsitellä sitä.
Käsittelen yleensä sähköpostiviestejä, jotka vaativat pitkän kirjallisen vastauksen postilaatikon pyyhkäisyn lopussa. Tai jos minulla on kiireinen päivä, Boomerangin heidät päivälle, jolloin luulen saavani enemmän aikaa. Lisää viestejä, jotka vaativat enemmän työtä (mallin koottaminen, jonkin verran Excel-numeron rypistämistä), panen nämä tehtävät tehtäväluettelooni ja suunnittelen ne aikataululle, joka ei sisällä sähköpostia.
Pro-vinkki: Jotta tämä prosessi etenee vieläkin nopeammin, aseta sähköpostiosoitteesi siten, että kun olet käsitellyt yhden sähköpostin ja jättänyt sen pois tai poistanut sen, siirryt suoraan seuraavaan postilaatikkoosi sen sijaan, että palaat sähköpostiluettelo. (Gmailissa voit tehdä tämän Google Labsin automaattisen edistymisen avulla.) Näin varmistat, että saat läpi kaikki sähköpostisi sen sijaan, että kulutat aikaa päättääksesi mihin viestiin kiinnittää huomiota seuraavaan!
