Tässä on tilanne, joka ei ole täysin epärealistinen: Kuvittele, että postilaatikkosi hallinta on viime aikoina vienyt niin paljon aikaa ja energiaa, että alat tuntea, että sen pitäisi vain olla tällaista. Ne online-temppuja, joita näet verkossa, eivät koskaan koske tilannettasi, koska kirjoittajat eivät voi ymmärtää tietyn työn monimutkaisia yksityiskohtia tai siihen liittyviä vastuita.
Jos tämä kuulostaa tutulta, saatat joutua kokeilemaan kuinka sähköpostiosoitteesi hallitsematon on saanut. Itse asiassa on mahdollista, että postilaatikkosi on täydessä tantern-tilassa, ja syytät itseäsi sen virheellisyydestä, kun voisit välttää ongelman kokonaan. Lue lisää merkkejä siitä, että et ole yksin kamppailuissasi, sekä tapoja korjata ne!
Muista: Voit ottaa hallinnan takaisin.
1. Saat enemmän sähköposteja kuin voit vastata
Miksi on, että joka kerta kun vastaat yhteen viestiin, 10 uutta esiin tulee? Aiemmin olet viettänyt tunteja kerrallaan käymällä läpi ja vastaamassa, vain jäädäksesi jäljelle tehtävälistallasi olevista tosiasioista, jotka odottavat huomiota. Ei ole mitään tervettä tasapainoa ajan tasalla pysymisen ja hyvin kaiken muun välillä elämässäsi hoitamisen välillä. Ehkä suhde postilaatikkoosi ei vain ole sitä, mitä se oli ennen.
Miksi tämä tapahtuu
Käsittelet sähköpostiasi ikään kuin niiden kaikkien paino olisi sama. Ehkä sinulla on "ensin sisään", "ulos" -käytäntö, jossa vastaat mihin tahansa, joka on odottanut vastausta pisimpään, ja työskentelet tietäsi tänään. Tai ehkä sinulla on viimeinen sisään, ensin ulos -käytäntö, jossa aloitat ylhäältä ja työskentelet alaspäin.
Kuinka korjata se
On aika aloittaa viestien priorisointi kiireellisesti. Kysy itseltäsi nämä kysymykset joka kerta kun saat uuden:
- Onko tämä kiireellinen?
- Onko mukana muita ihmisiä, joilla on paremmat valmiudet käsitellä sitä?
- Vaatiiko se vastausta?
- Onko se vastaus, jonka annat usein?
Jos se ei ole kiireellinen, tallenna se myöhempää käyttöä varten. Ei TBD myöhemmin, mutta todellinen aika, jonka asetat joka päivä kuljettamaan postilaatikkosi. Jos se on kiireellinen, mutta mukana on paljon ihmisiä, jotka ovat paremmin valmiita vastaamaan - anna sille muutaman minuutin ja katso jos joku niistä tekee. Jos vastausta ei tarvita: Älä vastaa. Ja lopuksi, jos se on vastaus, jonka annat usein, miettiä ominaisuuden, kuten säilytettyjen vastausten käyttämistä Gmailissa tai sellaisen asiakirjan luomista, jossa kaikki mallisi ovat yhdessä paikassa.
2. Saat liian paljon uutiskirjeitä
Heräät joka aamu monilla lukemattomilla viesteillä, mukaan lukien vähintään 30 erilaista uutiskirjettä (rikkoo otsikoita! Myynti! Alueen parhaat ravintolat! Teollisuusuutisia!). Makaat sängyssä, silmät tuskin aukeavat ja pyyhkäise jokainen suoraan roskakoriin. Tämä on välttämätön osa kokemusta, kerrot itsellesi. Kirjoitin nämä ja nyt minun on maksettava tämä hinta.
Miksi tämä tapahtuu
Saan sen: Uutiskirjeet ovat houkuttelevia. Kun siellä on niin paljon hienoja, yrität valita, mikä on todella arvokasta, siitä, mikä on vain mielenkiintoista . Aina kun löydät uuden päivittäisen tiivistelmän tai viikoittaisen kirjeen, joka vaikuttaa todella hyödylliseltä, kysy itseltäsi, oletko todella varma, ennen kuin luovutat kultaiset avaimet postilaatikkoosi - ja olet. Joten tilaat. Mutta ennen kuin tiedät sen ja edes ilman, että sinä tarkoitat sitä, tilauksesta tulee nopeasti jälleen yksi pitkä aikainen aamunpoisto.
Kuinka korjata se
Estää tämän tapahtuvan tilaamalla tarkoituksellisemmin tilaukset. Joka kerta kun tilaat uuden uutiskirjeen, anna itsellesi kokeiluviikko. Jos viikon lopussa et ole innostunut avaamaan sitä (tai et ole edes tehnyt sitä vielä), peruuta tilauksesi. Ei kysymyksiä. Tiedän, mitä ajattelet: Kenellä on aika tehdä kaikki tämä? Teet niin sovelluksilla, kuten Unroll.Me (uutiskirjeille) ja BoxBe (ihmisille).
3. Kadotat usein sähköpostilankoja tai unohdat ne kokonaan
Työskentelet viiden muun työtoverin kanssa tulevassa projektissa, ja joku aloitti säikeen selvittääkseen seuraavan viikon kokousajat. Kun otat huomioon kaikki muut levylläsi olevat tehtävät, mielestäsi on hienoa ajaa tämä pieni aikataulutus yksityiskohta myöhemmin - vielä paremmin, kun keskustelu on kehittyneempää ja sinulla on enemmän työtä. Muutaman tunnin kuluttua menet etsimään viestejä, ja ne ovat poissa. Ei väliä mitä hakutermejä yrität.
Miksi tämä tapahtuu
Kaksi mahdollisuutta: Saapuneet-kansio on aivan liian sotkuinen tai aivan liian järjestetty. Puhun ihmisistä, jotka joko päästävät eroon kaikesta auringon alla tai keräävät tuhansia tuhansia lukemattomia viestejä. Jokainen sähköpostisi, jonka saat - pomolta, naapuriltasi, kumppaniltasi ja isoäitiltäsi - karkotetaan arkistoihin tai istuu ikuisesti postilaatikossasi.
Kuinka korjata se
On aika puhdistaa postilaatikkosi. Varaa tunti päivässä ja vie se tekemättä muuta kuin viestien lajittelua. Voit: siirtää säikeitä kansioihin, käyttää tunnisteita, merkitä tähdellä mitä tarvitset takaisin myöhemmin, tarkistaa Boomerang tai kokeilla mitä tahansa näistä mahtavista työkaluista. Älä valitse menetelmää vain sen valitsemiseksi, vaan valitse menetelmä, jonka tiedät olevan sinulle järkevää. Sinun on ehkä testattava muutama järjestelmä ennen kuin löydät täydellisen vaihtoehdon, mutta luota minuun, muutama tunti tekemällä säästää tonnia pitkällä aikavälillä.
Jos jokin näistä skenaarioista kuulostaa sinulle tutulta, se on ok. On normaalia tuntea, että postilaatikkosi hallitsee elämääsi. Mutta se ei tarkoita, että joudut luopumaan. Aloita sen sijaan ongelman ratkaiseminen, lähetä sähköpostia sähköpostitse, kunnes olet jälleen hallinnassa.
Onko sinulla sähköpostihallinnan temppuja, joita minun pitäisi kokeilla, joita ei sisällytetty? Tweetit minulle @caroqliu ja kerro minulle!
