Kynistä välipalloihin toimistojuoriin - kun olet istumassa viiden metrin päässä työtoveristasi, kaiken jakaminen on helppoa. Ja kuitenkin, keskustellaksesi lopullisista yksityiskohdista esityksestä, jonka annat yhdessä 30 minuutissa, lähetät hänelle sähköpostia? Tässä kuvassa on jotain vikaa.
Sähköposti, neuvottelupuhelut, online-kalenterit ja chat-sovellukset auttavat meitä pitämään yhteyttä ja seuraamaan tietä, kun olemme kaukana toisistaan. Työkalu on kuitenkin vain yhtä tehokas kuin käsi, joka sitä käyttää. Kun tiedät milloin käyttää kaikkia käytettävissänne olevia sovelluksia ja kuinka saada niistä eniten hyötyä, ero kuluu usein tuhlattujen tuotteiden ja lähetettyjen tuotteiden välillä.
Blinkistissä pyrimme lukemisen ja oppimisen tehostamiseen, joten virtaviivaistaminen on DNA: ssa. Kun huomasimme, että viestintä oli tehoton pienessäkin joukkueessamme, aloitimme miettimään mitä tapahtui, joka piti meitä toimimasta parhaamme mukaan. Huomasimme, että optimoimalla päivittäisten työkaluidemme käytön voimme tehdä paljon enemmän.
Alla tunnistamme neljä yleistä työkalua, joita myös todennäköisesti käytät väärinkäyttäjinä, ja kuinka voit korjata lomakkeen.
1. Sähköposti
The Fumble
Niin helppoa kuin sähköposti on, on olemassa monia tapoja erehtyä väärin: sähköpostin käyttäminen ajoneuvona pitkään keskusteluun ja yksisanaisiin vastauksiin, jotka voidaan lähestyä tai välittää henkilökohtaisesti, aloittelijoille. Ja niin houkuttelevaa on käyttää sähköpostiketjuasi paikkana laajalle argumentoinnille dokumentoinnin avulla, sähköposti ei ole paikka kriittisille keskusteluille projektin yksityiskohtien ympärillä. Se, mitä teet kaikissa näissä tapauksissa, lisää komplikaatioita ja viivettä toimintoihisi ja vastaanottajiisi.
Korjaus
Tapaa tärkeät tai kiireelliset tehtävät tapaamalla kasvokkain, jotta voit käsitellä asioita eteenpäin ja saada vastauksia nopeammin. Tekemällä sitä elävästi, et vain suojaa omaa aikaa, autat myös työtovereitasi. Jos kaikki tietävät, ettei kiireellisiä uutisia koskaan saapu sähköpostitse, ei ole mitään syytä jatkuvalle päivitykselle postilaatikossa, ja ihmiset voivat keskittyä asioiden tekemiseen sen sijaan.
Ajattele sähköpostia tapaksesi aloittaa keskustelu tai asettaa esityslista, joten kun istut ryhmäsi kanssa taikuuden toteuttamiseksi, se voi tapahtua.
2. Neuvottelupuhelut
The Fumble
Neuvottelupuhelut ovat kauniita - voit tehdä niitä milloin tahansa ja missä tahansa - mutta koska he voivat tuntea olonsa rentoisemmiksi kuin henkilökohtaisiksi kokouksiksi, ne voivat myös aiheuttaa tehokkuuskysymyksiä.
Ensinnäkin, koska he tuntevat olonsa epävirallisina, liian monien ihmisten on helppo päästä juurtumaan sisään. Seurauksena on, että sen sijaan, että kykenisit osallistumaan kriittiseen työhön, jonka vain he tekevät, tiimisi on loukussa epäilyttävän hyödyllisen kokouksen luona.
Toiseksi, on helppo jättää huomiotta, että vaikka ne saattavat tuntua rentoimmalta, ne voivat verottaa hyvin henkisesti. Neuvottelupuhelut vaativat valmistelua ja intensiivistä kuuntelua, mikä vie suuren pureman pois päivittäisestä keskittymissuunnistasi. Aikataulu liian aikaisin aamulla, ja se voi hidastaa päivän keskittymistä. Lyijy se muutaman tunnin kuluttua, ja sinulla on päivä, jonka määrittelee odottaessasi latenssityöistuntoasi.
Korjaus
Ensinnäkin, muista, että kaikkia ei tarvitse kutsua. Sen sijaan ota mukaan ihmiset, joille on tietoa projektista ja jotka ovat kriittisiä avustajia. Pyydä yhtä kokouksessa olevaa henkilöä tekemään muistiinpanoja ja jakamaan tietoja muun ryhmän kanssa, jotta muut voivat keskittyä työhön.
Ja muista valita puheluaika viisaasti. Aina kun mahdollista, älä ajoita neuvottelupuheluita ensin aamulla tai myöhään illalla. Kun löydät ajanjakson välille, suojaat keskittymistäsi.
3. Keskustele
The Fumble
Toimistojen välinen keskustelu, erityisesti yrityksille, jotka sijaitsevat useammassa kuin yhdessä kerroksessa tai eri paikoissa, on erittäin hyödyllinen korvike henkilökohtaisesti: Se tapahtuu reaaliajassa, se mahdollistaa tiedostojen välittömän siirron ja helpottaa spontaanisuutta. Mutta kuten neuvottelupuheluissa, myös chatin hyveet ovat sen puutteita.
Toimistokeskustelujen pääongelma on, että ihmiset voivat vapaammin kirjoittaa mansetin ulkopuolelle jääviä kysymyksiä, koska ne eivät keskeydy teknisesti - vastaanottaja voi silti valita, vastaako hän. Asia on, että olemme reaktiivisia olentoja, ja mielestäni meidän on lopetettava tekemämme toiminta ja osallistuttava ihmisiin, jotka pingistävät meitä. Vaikka aikomuksesi ottaa yhteyttä chattiin on olla huomaamaton, sinulla ei ole juurikaan hallintaa siitä, keskeytetäänkö työtoverisi työ. Jos hän näkee viesti-ilmoituksen, on todennäköistä, että hän näyttää. Vaikka hän ei reagoisi suoraan, huomio tai kysymys siirtää nyt osan hänen keskittymästään.
Korjaus
Yleensä chattia tulisi käyttää vain nopeisiin kysymyksiin, jotka estävät sinua siirtymästä eteenpäin työsi kanssa, tai asettaa aikaa työtoverin kanssa keskustellaksesi suuremmasta aiheesta. Jokin muu, kirjoita sähköposti, jotta et häiritse kollegoitasi.
Ja jos olet vastaanottamassa liian monta keskustelua? Sammuta ilmoitukset samalla tavalla kuin sähköpostissa. Monet chat-palvelut antavat käyttäjän myös mennä "näkymättömäksi", mikä on hieno tapa pysyä mukana (etenkin jos olet osa jatkuvasti päivitettävää ryhmäkeskustelua) tuntematta velvollisuuttaan vastata.
4. Kalenterit
The Fumble
Kalentereiden väärinkäyttö # 1 kohtelee heitä kuin tehtäväluetteloita. Jos katsot kalenteriasi ja näet jotain, joka muistuttaa "poimi maitoa" tai "ajoittaa hiuksenleikkaus", on aika miettiä, kuinka käytät sitä.
Toinen kalenterin väärinkäyttö on käyttämättä sitä aikaasi suojelemiseen sen sijaan, että järjestäisit sitä. Kun sinulle lähetetään ehdotus uudesta projektista ja kalenterisi kertoo, että voit sopia siihen, muista, että se ei välttämättä tarkoita sitä, mitä sinun pitäisi. On tärkeää tarkastella ensin tavoitteita ja arvoja.
Korjaus
Pyrki pitämään kalenteriasi pyhänä tilanna kokouksille ja tapahtumille, jotka on joko sidottu tiettyyn päivämäärään ja kellonaikaan tai joihin osallistuu muita ihmisiä kuin vain sinä. Voit aloittaa kalenterikäytäntöjen vaihtamisen tehtäväluettelolla tehtäviin, kuten lääkärille soittamiseen tai kukien noutamiseen. Pienten tehtävien ylittäminen on erittäin tyydyttävää, ja asettamalla ne hallittavissa olevaan luetteloon, he saavat toisenlaisen luonteen - sellaisen, jonka avulla voit nähdä niiden sovittavan tärkeiden tapahtumien väliin sen sijaan, että niistä tulisi tapahtumia itselleen.
Ja älä unohda mukauttaa uusia mahdollisuuksia aina roolisi ja tavoitteidesi kanssa. Mikään, joka ei täsmää täällä ja nyt tai toivotulle tulevaisuudelle, ei kuulu ohjekirjaan (tai kalenteriin).
Muutamalla yksinkertaisella säädöllä voit käyttää käytettävissäsi olevia työkaluja saadaksesi enemmän aikaan. Jaa nämä vinkit toimistossa, ja koko työpaikkasi on paljon tehokkaampi, ennen kuin tiedät sen!
