Vapaaehtoiset saavat paljon huomiota hyvästä työstään ympäri maailmaa, mutta optimaalisen vapaaehtoistyökokemuksen luomiseksi tapahtuu paljon kulissien takana. Olitpa palkattu työntekijä, jonka tehtävänä on johtaa vapaaehtoisia tai projektipäällikkö kenttäorganisaatiossa, sinun täytyy navigoida erilaisilla persoonallisuuksilla, taidoilla ja odotuksilla saadaksesi työ tehdä.
Vapaaehtoisten johtaminen ei ole kovin erilaista kuin toimiston henkilökunnan johtaminen, paitsi yksi suuri ero - vapaaehtoiset ovat yleensä palkkaamattomia ja joskus jopa maksavat kokemuksesta. Ja monissa tilanteissa odotukset ovat korkeat, eikä aina ole selkeitä tuloksia. Joten miten varmistat, että vapaaehtoiset saavat kaiken irti kokemuksestaan ja tekevät työn? Tässä on muutamia strategioita, joita olen käyttänyt varmistaakseni, että sekä johtajilla että vapaaehtoisilla on hieno kokemus.
Ole realistinen ajoituksesta
Keskustelu jatkuu edelleen vapaaehtoisten tehokkaimmasta ja vaikuttavimmasta ajasta sitoutumiseen projektiin. Jotkut sanovat, että 3–6 viikkoa riittää, ja toiset väittävät, että 6 kuukaudesta vuoteen on paras aika varmistaa vapaaehtoisten kasvu ja vaikutus maahan. Joten pohdi, mikä on organisaatiosi kannalta paras, ja kerro, kuinka realistinen aika organisaatiollesi on, ennen kuin tuo vapaaehtoiset mukana.
Punnitse vakavasti vain yhden tai kahden päivän oleskelevien ”pyöröovien” vapaaehtoisten kustannukset ja hyödyt. Ellet todella tarvitse työvoimaa tai rahoitusta tai he voivat todella tuoda resursseja organisaatiollesi, “osu ja käy” -tyyppinen vapaaehtoistyö tarkoittaa sitä, että organisaatiosi antaa usein enemmän kuin pitäisi mahtaa vapaaehtoisille. Se ei aina ole hyvä organisaation pitkän aikavälin tavoitteiden kannalta, ja se edistää ehdottomasti skeptisyyttä paikallisissa yhteisöissä.
Suunta uuteen ympäristöön
Kun vapaaehtoiset saapuvat, sinun on ensin tehtävä isännöidä suuntausta sekä organisaatiossasi että kulttuurissa, jossa työskentelet. (Olisit yllättynyt siitä, kuinka moni ihminen saapuu ilman maan sisäistä perustietoa.) Monet organisaatiot ohittavat tämän vaiheen, mutta suuntautuminen on kriittistä - ne toimivat vapaaehtoisten perustana ja auttavat heitä ymmärtämään päivittäistä toimintaa, ryhmätavoitteita ja mikä on heiltä odotetaan.
Osana tätä prosessia voi olla hyvä, että jokainen vapaaehtoinen osallistuu haastatteluun arvioimalla heidän taitotasojaan ja kuinka he voivat olla tehokkaimpia. Tämä on myös aika selventää politiikkaasi organisaationa ja tärkeimpiä yksityiskohtia, kuten luottamuksellisuutta ja sosiaalisen median vastuullista käyttöä koskevaa politiikkaa. (On hienoa, että vapaaehtoiset käyttävät sosiaalista mediaa tietoisuuden lisäämiseen, mutta on tärkeää varmistaa, että vapaaehtoisten verkossa paljastama tieto ei vaaranna organisaatiota tai paikallista yhteisöä.)
Kattava suuntautuminen auttaa sinua myös luomaan avoimen viestinnän kulttuurin saapumishetkestä lähtien, antamalla vapaaehtoisille tietää, että olet siellä kuuntelemassa, jos heillä on ongelma tai jos he tarvitsevat selvennystä. Tämän kulttuurin ylläpitämiseksi yritä perustaa viikoittaisia vapaaehtoistyötapaamisia keskustelemaan odotuksista ja asioista, tai käytä aterioiden aikana annettua ilmoittautumista lämpötilaan, missä kaikki ovat.
Hallitse heidän odotuksiaan
Kambodžassa työskennellessä olen johtanut vapaaehtoisryhmää, joka kertoi minulle tutkimusmatkan puolivälissä ”Haluamme rakentaa kirjaston”. Tämä oli outo pyyntö, koska kylä pyysi maatalouden työkaluja, ei lukemista. Se oli hyvin tarkoituksellinen ehdotus, mutta kuka todella huolehtii tästä kirjastosta, kun lähdimme - ja jolla on alhainen lukutaito, kuka tosiasiallisesti lukee kirjoja? Puhumattakaan siitä, että se ei ollut meidän tarkoituksemme kentällä, eikä yhteisö halunnut kirjastoa.
Vapaaehtoisilla voi olla paljon odotuksia: organisaatiosi tulisi toimia saumattomasti, että sen tulisi toimia kuten länsimainen organisaatio tai että sen tulisi toimia jotain enemmän tai erilaista. Näistä odotuksista johtuvien konfliktien estämiseksi sinun on oltava hyvin selvä siitä, mitä pystyt tarjoamaan ja mitä et voi tarjota, mitkä tavoitteesi ovat ja mitkä eivät ole ja mitä resursseja sinulla on, etkä pääse. Mitä enemmän vapaaehtoiset ymmärtävät organisaatiosi, sitä enemmän he ovat mukana projekteissa ja tavoitteissa.
Samoin on tärkeää hallita vapaaehtoisten odotuksia matkan lopputuloksesta: He tekevät jotain hienoa, mutta eivät aio muuttaa maailmaa yön yli. Joskus tuoreet vapaaehtoiset masentuvat ja turhautuvat, kun he eivät näe välitöntä muutosta, ja he voivat nopeasti syyttää isäntäorganisaatiota tai vapaaehtoispäällikköä. Asettamalla odotukset eteenpäin, voit auttaa heitä ymmärtämään, että tämä työ vie aikaa ja että he ovat osa paljon suurempaa päämäärää tai liikettä myöntämällä aikansa.
Luo arviointi- ja vastuuvelvollisuusjärjestelmä
Vaikka vapaaehtoistyöntekijöitä ei makseta, he ovat usein askel muihin voittoa tavoittelemattomiin tehtäviin, joten on tärkeää varmistaa, että vapaaehtoistyöntekijät oppivat ja kasvavat prosessin aikana. Samoin, vaikka et hallinnoi palkattuja työntekijöitä, sinulla on tehtävä työ, joten sinun on luotava järjestelmä varmistamaan, että vapaaehtoiset lopettavat suunnitellun projektin.
Aivan kuten toimistossa, sinun olisi asetettava tavoitetavoitteet ja määräajat, pidettävä seurantakokouksia ja pidettävä keskipitkällä tarkistuksia. Voit myös harkita vapaaehtoisten allekirjoittamista käytännesäännöissä tai asiakirjoissa, jotka korostavat heidän sitoutumistaan (enemmän symbolista kuin laillista), joten voit muistuttaa heille, mitä he aikoivat tehdä saapuessaan.
Jos sinulla on vaikeuksia vapaaehtoisten kanssa, puhu heille suoraan kuin työntekijällesi, ja jos muutosta ei tapahdu, puhu heidän sponsoroivan organisaationsa kanssa (yleensä sen koulu tai harjoitteluyritys). Jos tämä ei toimi, ja he tuhlaavat aikaa ja resursseja, ovat rikkoneet politiikkaa tai eivät yksinkertaisesti vedä painoaan, kyllä, voit ampua heidät. Tämä on vaikeaa monille esimiehille (koska vapaaehtoistyön ajatuksena on olla epäitsekäs oleminen), mutta joskus vapaaehtoinen tekee enemmän haittaa kuin hyötyä, eikä siitä ole hyötyä kenellekään.
Ole rehellinen seurannasta
Kyyneleistä ja halauksista vapaaehtoiset sanovat usein paikalliselle yhteisölle ja henkilökunnalle: "Lupaan tulla takaisin, en koskaan unohda sinua". Mutta riippumatta siitä, kuinka he ovat liikuttuneita kokemuksen perusteella, heillä ei ehkä ole resursseja tai aikaa palata palaamaan kotiin. Ei, mutta rohkaise heitä olemaan realistisia sen suhteen, mitä he voivat tehdä palattuaan kotiin - onko kyse pienen varainkeruun järjestämisestä, pitämällä muutama keskustelu muiden vapaaehtoisten kannustamiseksi vai ei ollenkaan. Voi olla hyvä kehittää toimintasuunnitelma aikajanalla ennen lähtöä, joten molemmat tiedät mitä odottaa ja voivat seurata sitä. Voit kuitenkin kannustaa vapaaehtoisia pysymään mukana ja ylläpitämällä ylläpitämällä ListaServ-, Facebook-ryhmä- tai Twitter-syötettä.
Ja sivuhuomautuksena, varmista, että olet rehellinen jatkotoimista, joita voit tehdä vapaaehtoisten puolesta. On hienoa olla referenssi tai kirjoittaa suosituskirjeitä vapaaehtoisillesi, jos pystyt, mutta jos aikasi ei salli suositella kaikkia (tai jos et ole tyytyväinen), ole rehellinen ja kerro heille.
Vapaaehtoisille suuren kokemuksen saaminen vaatii paljon suunnittelua, seurantaa ja viestintää. Ole käytännöllinen, valmistautunut ja rehellinen, ja sekä vapaaehtoispohjasi että organisaatio voivat hyötyä siitä, että tehdään hyvää.
