Kokoukset ovat kalliita. Ei siksi, että laskutat ihmisiä osallistumaan (ilmeisesti), vaan koska he käyttävät ihmisten aikaa; aikaa, joka voitaisiin käyttää tekemällä paljon muita tuloja tuottavia asioita. Itse asiassa yhdessä tutkimuksessa todettiin, että keskitason johtajien toistuva kokous maksoi yhdelle yritykselle 15 miljoonaa dollaria vuodessa.
15 miljoonaa dollaria vuodessa!
Puhumattakaan, sinun on myös otettava huomioon prep-aika sekä kontekstinvaihtoaika. Professori Gloria Mark Kalifornian yliopistosta, Irvine havaitsi, että työntekijän palaaminen alkuperäiseen tehtävään keskeytyksen jälkeen vie keskimäärin 25 minuuttia.
Tietäen nämä tilastot tarkoittaa, että kun keskustelen siitä, onko minun tarpeen kutsua kokous, kysyn itseltäni, minkä arvoinen (kirjaimellisesti). Onko tämä kaikkien käytettävissä olevan ajan paras käyttö, mukaan lukien minun? Ja ei niin harvoin, vastaus on "nopea".
Joten mitä sitten tehdä? Helppo! Lähetä yksinkertainen, mutta kriittinen sähköposti, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla ja oikealla tiellä.
Mitä sisältyy
Tarvitset kolme keskeistä asiaa, jotka sinun on katettava:
- Logistiikka : miksi kokous peruutettiin ja jos se on toistuva kokous, mitä voidaan odottaa seuraavalle kerralle
- Toimi : kaikki kriittiset toimenpiteet on suoritettu loppuun tai odottamassa
- Tiedot : ryhmän mahdolliset päivitykset tai yleiset FYI: t
Huomaa: Älä pudota ansaan, kun toiminta-esineet ja logistiikka jätetään viimeiseksi. Kriittisimpien tietojen saaminen korkeammalle varmistaa, että se näkyy, kun kollegasi määräävät sähköpostinsa. Voi, ja bonusvinkki sinulle: laita ihmisten nimet lihavoituna, jos heidän täytyy tehdä jotain varmistaakseen kolminkertaisesti, että he huomaavat.
Sähköpostinäyte Kokouksen muuttaminen sähköpostiksi
- Ota yhteyttä viiteen asiakkaaseen palautetta suunnittelusta - Maria
- Lähetä lopullinen markkinointisuunnitelman aikataulu hyväksyttäväksi - Jason
- Markkinointikopio lukittu
- Asiakasluettelo valmistui
- Budjettipyyntö lähetetty rahoitustiimille
- Käynnistyspäivä vahvistettu (14. marraskuuta!)
Se voi tuntua yksinkertaiselta, mutta lisäämällä kokousosoitteeksi osoitettu sähköposti ammattimaiseen temppusi on hieno tapa lisätä keskittymistä ja tuottavuutta joukkueeseesi. Kun kunnioitat muiden ihmisten aikaa ja varmistat aina seuraavien vaiheiden olevan selkeät, muut ympärilläsi tekevät todennäköisemmin saman. Ja kuka ei rakasta tuntia takaisin saadaksesi töitä tehdään kiireisenä päivänä?
