Olen pakkomielle siitä, että olen niin tuottavaa kuin inhimillisesti mahdollista riippumatta siitä, asetetaanko parempia määräaikoja tai etsitään tehokkain tapa ajoittaa päiväni.
Mutta postilaatikkoni oli edelleen valtava aika-ime. Ja kicker on: Lähetin paljon samoja sähköposteja yhä uudelleen.
Silloin aloin käyttää säilöttyjä vastauksia. Jos et ole perehtynyt niihin, voit tallentaa muotoilun vastauksen ja sitten sen sijaan, että kirjoitat sitä jatkuvasti uudelleen, napsauta ja lisää se sähköpostiin, säästää aikaa ja vaivaa.
Etkö ole vielä myynyt? Olen kirjoittanut viisi yleistä, aikaa säästävää mallia, joiden avulla voit vakuuttaa, että tämä on järkevää. (Mutta ensin, sinun on tehtävä asetukset. Jos olet Gmail-käyttäjä, löydät ohjeet täältä. Ja jos olet Outlook-käyttäjä, heitä kutsutaan ”Pikaosiksi” ja voit nähdä ne tässä.)
1. Vastaamisen lykkääminen
Joskus voit laukaista pikavastauksen. Mutta muina aikoina vastauksesi vaatii ylimääräistä ajattelua tai jalkatyötä. Koska et halua ohittaa henkilöä tällä välin, lähetä tämä ilmoittaaksesi heille, että vastaat kun mahdollista. Se näyttää tältä:
2. Tilanteen poistaminen
Tiedät, että yksi erittäin pahimmista asioista, joita voit tehdä, kun jännitteet ovat nousussa, on kertoa jollekin, mikäli sinusta tuntuu sähköpostitse. Sen sijaan, että riskisit sen jälkeen, kun tunteet ovat voimakkaita, käytä valmiiksi luotavaa mallia varmistaaksesi, että käytät työpaikalla sopivaa ääntä. Se näyttää tältä:
3. Ohjeiden jakaminen
Kerrotko jatkuvasti ihmisille, kuinka navigoida verkkosivustollasi tai käyttää tietokantaa? Sen sijaan, että kirjoitat ohjeet uudelleen ja uudelleen, kirjoita se kerran, sinun ei tarvitse huolehtia puuttuvista vaiheista, kun olet stressaantunut tai erittäin kiireinen (tai toistaa työtä koko viikon ajan). Se näyttää tältä:
4. Matala prioriteettityön tekeminen
Onko sinulla liikaa lautasellasi? Pidä sähköpostiosoitteesi tiivis ja rehellinen tarjoamalla vaihtoehtoja. Kokeile tätä:
5. Liitteen lähettäminen
”Ole hyvä ja löydä liitteenä…” on oltava yksi yleisimmistä sähköpostivastauksista, mikä tekee siitä täydellisen ehdokkaan säilöttyyn vastausmalliin. (Varmista vain liittää tiedosto ennen kuin napsautat Lähetä!). Kokeile tätä:
Sähköpostivastausten tallentaminen auttaa hallitsemaan postilaatikkoasi ja aikaa. Tällä tavalla voit kirjoittaa ne, kun tunnet olosi tasapainoiseksi ja ajattelet selkeästi, ja saada ne käteväksi stressaavalle, aikahaaroitetulle päivälle.
Viimeinkin, älä unohda, että pelkästään siksi, että he pelastuvat, ei tarkoita, että he ovat kivissä. Voit muuttaa niitä tarvittaessa, joten ne toimivat todella eteenpäin liikkumisen kannalta.
