On kaunis kesän perjantai-aamu, ja olet paikalla varhaiseen pakoon toimistolta. Sitten tarkistat postilaatikkosi ja hiukan. Ehkä vannon. Siellä se on - viestin otsikko punaisella, huutomerkki merkitsee sitä kiireelliseksi. Unelmasi aurinkoisesta perjantai-onnellisesta tunnista rannalla sulaa, kun luet pyynnön, jota tarvitaan tänään kello 16.00.
Olemme kaikki olleet siellä. Pelätty paloharjoitus - toimistoprofiili suunnittelemattomalle, odottamattomalle, korkean energian tunkeutumiselle rauhalliseen perjantaiisi. Koska katsotaan, palopolauksia ei tapahdu koskaan hyvissä ajoin, eikö niin?
Nämä kiireelliset tilanteet eivät vain sisällä suunnitelmia lähteä varhain perjantai-iltapäivänä - ne myös kopioivat loput tehtäväluettelosi murskaamiseen. Yhtäkkiä olet viettänyt koko päivän yhdessä paloporassa, kun taas loput velvollisuutesi putosivat tien varrella. Kuinka pidät sen yhdessä ja pysyt tiellä, kun nämä pommit putoavat tuottavuuteesi?
Riippumatta siitä, missä työskentelet, nämä hätätilanteet tulevat epäilemättä olemaan osa työelämää. Käytä näitä vinkkejä lähestyäksesi heitä uudella näkökulmalla, jotta voit liikkua niiden läpi tehokkaammin ja toipua nopeammin - ja mieluiten välttää niitä tulevaisuudessa.
Selvitä tehtävä
Ei ole mitään pahempaa kuin repiä läpi paloporan toimeksianto ja sitten kertoa: "Se ei ole juuri sitä, mitä halusin."
Kun muutat nopeasti, unohdat usein kysyä kysymyksiä, jotka tarjoavat selkeän aikomuksen siihen, mitä sinun pitäisi toimittaa. Ja kun esimiehesi on paniikissa, hän ei myöskään välttämättä ole täysin selkeä. Hyvien kysymysten esittäminen - kuten seuraava - voi säästää paljon aikaa:
-
Mikä on ongelma, jota yritämme ratkaista? Tämä auttaa sinua selventämään, minkä lopputuloksen pitäisi olla. Ennen kuin sukellat, haluat olla varma, että työsi aikoo ratkaista käsiteltävänä olevan asian.
-
Mikä on tarkka toimitus, joka meidän on tarjottava? Odotatko sinun tuottavan dioja, laskentataulukon, kertomuksen tai jotain muuta?
-
Mikä ajaa tarpeen suorittaa se kello 16.00 mennessä? Pomosi saattaa haluta nähdä sen kello 16.00 mennessä - vaikka se tapahtuisi vasta ensi viikon puolivälissä -, jotta hänellä on aikaa miettiä se. Jos näin on, se saattaa avata ikkunan neuvotella aikajanaa.
-
Mitä muita vaihtoehtoja meillä on? Ehkä on jo tehty työ, jota voidaan muuttaa ja päivittää, sen sijaan, että luodaan jotain tyhjästä.
-
Mitä lisätietoja tarvitaan tämän saavuttamiseksi? Kun olet noussut kiireellisestä tehtävästä, mieti, ketä muuta sinun täytyy vetää sisään, ja sitten viedä ne valmiustilaan. Soita Meganille kirjanpidossa ja ota yhteyttä numeroihin, tai soita Dorindaan asiakaspalvelussa ilmoittaaksesi, että hänen on tartuttava viimeisimpiin kyselyihin.
- Mikä on vaihtoehtokustannus, kun kaikki siirretään tähän paloporaan? Kerro jollekin, mikä putoaa levyltäsi tämän kehityksen takia. Tämä auttaa sinua selvittämään, pitäisikö paloporauksen olla prioriteettisi vai pitäisikö toisen projektisi pitää huomion.
Neuvottele aikajana uudelleen
Työskentelin kerran johtajalle, joka oli päättänyt toimittaa ylimääräisiä toimitusjohtajille. Jos hänellä olisi kolme päivää aikaa kääntää jotain sisään, hän vaatii, että me hylätämme kaiken ja teemme sen muutamassa tunnissa. Vaikka nopea käännös on tarkoitettu vain vaikuttamaan korkeampiin asemiin, se tarkoittaa valitettavasti palokorjauksia kaikille muille.
Jos tunnet, että tämä saattaa tapahtua, keskustele pomosi kanssa. Katso, voitko neuvotella uudelleen aikajanan, jotta se ei ole täydellinen tuottavuuden romahtaminen, mutta tapahtuu silti tavalla, joka saa hänet näyttämään rocktäheltä. Jos voit ostaa itsesi jopa ylimääräisestä 24 tunnista, se tekee poran kestävämmäksi, mutta antaa sinulle silti aikaa osallistua alun perin suunniteltuihin töihin.
Älä ammu täydellisyyttä varten, jos “Ensimmäinen läpäisy” tekee
Varhaisessa uraani paloporaharjoitukset olivat tappaja, koska pakkomielleni työstäni varmistin sen olevan täydellinen. Sitten - vietettyäni muutaman kierroksen toistamalla sen - tajusin, että paloharjoitukset edellyttävät usein vain ”ensimmäistä läpimenoa” tai karkeaa alkuperäistä syväystä.
Ennen kuin aloitat paloporauksen työskentelyn, tarkista, mihin työ loppuu, kun olet valmis sen kanssa. Jos se ei ole toimeenpanijalle tai asiakkaalle (vielä), älä pakkomielle sitä yrittäessäsi tehdä siitä täydellistä. Paloporaharjoitukset sallivat ensimmäisen ohitusjakson tapahtuessa jotain, joka voidaan myöhemmin tarkistaa ja parantaa.
Palauta nopeasti
Paloporaharjat voivat heittää sinut pois tieltäsi, jonka parissa työskentelit, vaikka olisitkin valmis hätätilanteessa. Pidä sinut nopeasti takaisin raiteillesi pitämällä aina näkyvä ja reaaliaikainen tehtäväluettelo käsillä. Testaa parhaiten toimivasi ja käyttämäsi tablet-laitteita tai älypuhelimia seuraamalla sovelluksia, kuten todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist tai HabitRPG.
Kun käsittelet palokoreita, siirrä kohteita ylös- tai alaspäin luettelosta riippuen siitä, mitä sinulla on vielä aikaa suorittaa. Tämä auttaa sinua tuntemaan tuottavuuttasi siitä huolimatta, että menetät jonkin aikaa.
On myös hyödyllistä, että takataskussa on pari kokeiltua ja totta tuottavuuden hakkerointia, joiden avulla saat nopeuden takaisin nopeasti. Ehkä käytät esimerkiksi Pomodoro-tapaa asettaa ajastimen 25 minuutiksi ja panostaa sitten kaikki (välttämättömät) sähköpostiin liittyvät tehtävät. Tee sitten sama puheluihin, sitten valmistauduasi ensi viikon kokouksiin. Keräämällä ja kyntämällä samanlaisia tehtäviä saat takaisin tunteesi saada asiat hoidetuiksi paloporauksista huolimatta.
Suorita jälkitoiminto
Kun kuviollinen savu on puhdistunut, kun kaikkien muisti on raikas, keskustele ryhmäsi kanssa siitä, mitä tapahtui ja miksi. Onko joukkueella sokea piste? Onko huono suunnittelusta tullut kaikkien hätäapu? Oliko jotain, joka olisi voitu välttää?
Tulipaloharjoittelujen välttämiseksi tulevaisuudessa ryhmäsi on tutustua tapahtuneeseen ja selvittää, mitä voit tehdä estääksesi sitä tulevaisuudessa.
Keskustele pomoosi
Jos toimistossa on johdonmukainen paloporaamien malli, on aika käydä toisenlainen keskustelu. Harkitse pomosi rohkaisemista tutkimaan mallia ja selvittämään, mitä hän voi tehdä taajuuden alentamiseksi.
Ole tosiasiallinen ja suora: ”Carmen, viimeisen kolmen viikon aikana meillä on ollut seitsemän paloharjoitusta, jotka vetivät joukkueen pois tärkeimmistä prioriteetteista. Seurauksena on, että ABC-projektimme toimitukset ovat liukuneet, ja se ei näytä hyvältä meille tai sinulle. Mitä voimme tehdä vähentääksemme tätä riippuvuutta hätätilanteista ja rakentaa osan tästä työstä säännölliseen suunnitelmaamme? "
Osoittamalla näiden harjoitusten tiheyttä ja kustannuksia voit luoda uuden tietoisuuden tason. Ja ottamalla käyttöön palauttamisstrategia, et tunne kuin viettäisit koko päivän stressataen siitä, mitä et ollut tekemässä.
