Hyvät neuvottelijat,
Hämmentynyt yritysviestijä
Rakas hämmentynyt,
On kulunut 20 vuotta siitä, kun liikemiehet alkoivat käyttää sähköpostia, emmekä ole vielä keksineet tapaa välttää suurin osa sen aiheuttamista vaikeuksista.
Etelä-Kalifornian kliinisen psykologin tohtori Randi Guntherin mukaan vaarana on kommunikoida väärinkäytöllä toistensa kanssa, jos emme käytä yhtä viidestä viestintätavasta: sanoja, äänen ääntä, kosketusta, asentoa ja ilmeitä.
Puhuessamme puhelimella, säädämme mitä sanomme, ei vain vastauksena puhuttuihin sanoihin, vaan myös ääneen, jolla nämä sanat toimitetaan. Onko liikekumppanimme vaativa ja ankara, vaativa ja ohjaaja, kylmä tai lämmin, epäilyttävä tai varma, rento vai muodollinen? Säädämme enemmän tai vähemmän luonnollisesti omaa ääntä vastaamaan toista henkilöä tai laskemaan sitä, jos sen lämpötila tuntuu liian korkealta yhteistyöhön perustuvan ongelman ratkaisemiseksi.
Mutta jopa puhelin menettää ideoidemme täydellisen ilmaisun. Kun puhumme puhelimella, kaipaamme kehon kieltä ja kasvoilmaisuja, jotka molemmat voivat välittää epäilyksiä, kun korostamme varmuuttamme, vastustuskykyä, kun vaadimme vaatimustenmukaisuutta, tai huumoria, kun vältämme konflikteja.
Lisää näihin puutteisiin vastavuoroinen tietämättömyys tilanteesta, jossa kumpikin osapuoli kommunikoi, ja sinulla on mitä professori Raymond A. Freidman Owenin johtamiskoulussa kutsuu "syvästi asosiaaliseksi keskusteluksi".
Se on huono uutinen.
Hyvä uutinen on, että ”sanat yksinään” kykenevät kommunikoimaan kontekstin ja sävyn sekä empatiaa, intohimoa, uteliaisuutta ja epäilyksiä. Jos ei olisi niin, emme olisi itkeneet, kun vanhempamme lukevat meille Bambia , eivät olisimme vihaisia lukeessamme viimeisimmistä etnisistä puhdistuksista, emmekä nauraisi lukeessamme humoristista saraketta Facebook-syötteessämme. Se vie vain vähän enemmän huolta.
Tässä on vain muutamia tapoja lisätä asianmukainen sävy, rakenne, konteksti ja tunteet sähköpostitse käytyihin neuvotteluihin - esimerkkiskriptin avulla, jota voit mukauttaa omaan tilanteeseesi sopivaksi.
1. Aseta vaihe ja tuo tunne keskusteluun
3. Mainitse tunteet, jotka yritysviestinnällä yleensä puuttuu
6. Älä pelkää mainita omaa epäilyttäsi
7. Sulje korostamalla suurta luottamusta kykyyn löytää molemminpuolisesti hyödyllinen ratkaisu
Lyhyesti sanottuna, tuo niin suuri osa omasta persoonallisuudestasi, maltillisesta tunteestasi, kunnioituksesta neuvottelukumppanisi kohtaan ja optimismista kyvyssäsi päästä sopimukseen kuin pystyt. Mitä enemmän matkitte ”tosielämän” keskustelua sähköpostissa, sitä vähemmän tilaa epäilyille ja väärinkäsityksille on. Tämä esimerkkikeskustelu jättää paljon tilaa neuvottelukumppanillesi selventää, kysyä kysymyksiä ja tehdä lisäehdotuksia. Pelkästään tällä pitäisi välttää umpikujaan johtavat väärinkäsitykset.
Minulla ei ole syytä epäillä, että olette, kuten sanotte, hyviä yksitellen ja henkilökohtaisissa neuvotteluissa. Sisällytä sähköpostiisi kaikki ominaisuudet, jotka antavat näille neuvottelutilaisuuksille, olivatpa ne sitten miellyttävyyttä, auktoriteettia, selkeyttä, huolenaiheita kumppanisi hyvinvoinnista, jaettuja arvoja tai huipputason ongelmanratkaisutaitoja.
Onnea erityisiin haasteisiisi ja kirjoita meille takaisin saadaksesi lisätietoja, parempaa selitystä tai raportti uusien taitojen menestyksestä, jotka olet asettanut toimimaan sähköpostitse käydyissä neuvotteluissa.
Tämä artikkeli on osa Kysy asiantuntijasarjasta - sarake, joka on tarkoitettu auttamaan sinua ratkaisemaan urasi suurimmat huolenaiheet. Asiantuntijamme vastaavat innoissaan kaikkiin polttaviin kysymyksiisi, ja voit lähettää yhden lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen editor (at) themuse (dot) com ja käyttämällä Kysy asiantuntijalta -kohtaa.
