Kun lähettämämme ja vastaanottamasi sähköpostimäärät kasvavat, mukana tulee uusi ongelma: tietyn viestin tai tietyn tiedon löytäminen laajasta arkistostasi.
Onneksi muutamalla harkitulla näppäinpainalluksella ja edistyneellä hakutaidolla voit hakea tarvitsemasi tiedot sähköpostistasi helpommin kuin koskaan.
Temppu 1: Kirjoita nyt löytääksesi myöhemmin
Yksi ensimmäisistä asioista, jotka teen ennen sähköpostin lähettämistä, lukee sen etsittävyyden vuoksi. Mietin, mitä etsin löytääkseni tämän sähköpostin myöhemmin, ja varmistan sitten, että nämä sanat ovat sähköpostiviestissä.
En useimmissa tapauksissa en muuta mitään, mutta huomaan toisinaan, että olen kirjoittanut "kumppanuuden, josta keskustelemme tänä aamuna" sijasta "Mashable-kumppanuuden, josta keskustelemme tänä aamuna" tai "Muistiinpanoja tapaamisesta Jack ”sijaan” Muistiinpanot tapaamisesta Amazonin Jack Smithin kanssa ”. Etsiessään tätä säiettä tulevaisuudessa tiedän etsivän” Mashable ”tai” Jack Smith Amazon ”ja en ilman näitä nopeita korjauksia, en tekisi ovat löytäneet asian.
Temppu 2: Käytä tarroja ja kansioita
Jos olet Gmail-käyttäjä, voit käyttää tunnisteita - tai voit halutessasi arkistoida kaiken yhdeksi suureksi sähköpostien valtamereksi. Mielestäni paras syy harkita tarrojen käyttöä on haku.
Esimerkiksi: Perustajaini Kathryn ja minä lähetän sähköpostia Chicagon kaupungista suhteellisen usein. Jotkut sähköpostit liittyvät myynnin laajentamiseen kaupunkiin ja toiset eivät liity toisiinsa (kuten siellä järjestettävä konferenssi tai siellä asuva ehdokas). Mahdollisuus etsiä ”Kathryn Chicago” -merkinnästä ”Myynti” -etiketistä auttaa minua löytämään etsimäni paljon nopeammin kuin etsimään kaikista sähköpostistani samasta kyselystä.
Sama pätee muiden sähköpostiohjelmien, kuten Outlook, kansioihin. Mahdollisuus etsiä rajoitetummasta joukosta sähköpostia on helpompaa löytää etsimäsi.
Temppu 3: Tunne sähköpostihaun komennot
Lopuksi tiedä hakuvaihtoehdot. Ero sähköpostien, joissa on ”Kathryn” missä tahansa kehossa, ja Kathrynin lähettämien, Kathrynille lähettämien tai “Kathryn” aiheiden välillä etsimisessä on melko merkittävä. Nämä ovat Gmailin tärkeimmät hakukomennot:
-
Sähköpostien etsiminen tietylle henkilölle tai tietyltä henkilöltä: osoitteeseen: XYZ ja osoitteesta: XYZ
Pro-vinkki: Molemmille komennoille voit valita sähköpostiosoitteen, etunimen tai sukunimen, esimerkiksi seuraavista: [email protected], osoitteesta: jane, osoitteesta: smith. Jos jollakin on useita sähköpostiosoitteita, etunimen tai sukunimen kirjoittaminen tuottaa tulokset kaikista heistä. -
Jos haluat etsiä sähköpostia, jonka otsikkorivillä on tiettyjä sanoja: aihe: XYZ
Pro-vinkki: Jos haluat etsiä ilmausta, kirjoita se lainausmerkkeihin. Aihe: NYC-matka etsii sähköpostiviestejä, joissa otsikkorivillä on ”NYC” ja ”matkustaa” jonnekin vartaloon - tarvitset sen sijaan aiheen: “NYC travel”. -
Liitetiedoston etsiminen: has: liitteellä.
Pro-vinkki: Voit myös etsiä tiettyjä tiedostotyyppejä käyttämällä tiedostonimeä: doc, tiedostonimeä: ppt ja niin edelleen. -
Tietyn otsikon sisältävän sähköpostin etsiminen: tarra: XYZ
Ammatillinen vinkki: Jos napsautat tunnistetta Gmailissa, se lisää sen jo hakupalkkiin, joten voit käyttää sitä haun lähtökohtana. -
Haun rajoittaminen luettuihin tai lukemattomiin sähköposteihin: on: lukematon tai: on luettu
Katso lisätietoja Digital Inspiration upeista esimerkeistä näistä hakukomennoista toiminnassa.
Käytätkö muita temppuja pitääksesi sähköpostisi haettavissa?
