Muutama viikko sitten istuin pöydälleni määrätietoisesti päättäen olla erittäin tuottava työpäivä. Luulen, että samaa voitaisiin sanoa mihin tahansa työpäivään, mutta tämä maanantai oli hiukan erilainen. Minulla oli lyhennetty työviikko edessäni ja tiesin, että minun piti saada aikaan niin paljon kuin inhimillisesti mahdollista.
Aloin kirjoittaa tehtäväluetteloni alas. Aioin vastata joukkoon sähköposteja. Aion laatia neljä erilaista artikkelia. Aioin seurata useita eri lähteitä. Ja kun minulla oli lisäaikaa ( tietysti haluaisin), aioin jopa saada suunnittelijani kaikki valmiiksi seuraavalle kuukaudelle.
Otetaan eteenpäin. Arkipäivän loppu päättyi nopeasti, ja vilkaisin uutta luetteloa nähdäkseni, kuinka paljon olen todella saavuttanut. Kävi ilmi, että olin tarkistanut vain noin puolet luetteloni tehtävistä.
Olin järkyttynyt … ja sitten tappioitunut … ja sitten turhautuneena. Mitä?! Missä menin vikaan? Ja kuinka korjaan sen? Kävi ilmi, että tarvitsin todella Star Trekiä . Mutta menen eteenpäin itsestäni.
Onko sinulla liian paljon tekemistä ja liian vähän aikaa?
Valitettavasti olen valmis lyömään vetoa, että sinulla on ollut myös sellaisia päiviä - missä asetat parhaat aikomukset ja päädyt pelaamaan tuon takapuhelimen kelloa.
Toki, sinulle ei ehkä tule antaa tehtävää pelastaa Starship Enterprise katastrofista. Mutta tämä aivan sama periaate ei voi vain ansaita sinulle samanlaista mainetta pomoosi tai asiakkaidesi kanssa, se voi myös auttaa sinua olemaan järkevämpi tehtäväluettelosi suhteen.
Okei, mutta kuinka tarkasti Scotty-periaate auttaa tehtäväluettelossa?
Näin se kääntyy: Arvioi aika, jonka luulet tietyn tehtävän vievän. Tiedän, että tämä voi olla vaikeaa, joten suosittelen miettimään aikaisempia tapauksia, kun olet suorittanut tämän tai jonkin verran samanlaista tehtävää saadaksesi realistisemman käsityksen siitä, kuinka kauan se yleensä vie sinut.
Seuraava? Channel Scotty ja lisää 25-50% tähän arvioon (suosittelen 50%, vain ollakseni turvallinen) pitääksesi kunnianhimosi kunnossa. Joten jos uskot, että raportin valmistuminen vie tunnin, ota se käytöstä puolitoista tuntia. Ja sitten aloittakaa.
Paras tapaus? Sinulla on ylimääräistä aikaa saada aikaan vielä enemmän. Pahimmassa tapauksessa? Olet oikealla tiellä - ilman kovaa pettymyksen tunnetta päiväsi lopussa.
Olen toteuttanut tämän tempun itse parin viime viikon ajan. Vaikka se varmasti kesti vähän harjoitusta ja totuttelua (se on vähän laukaus egolle ymmärtääksesi, että et ole tarkalleen tuottavuuden supersankari, jonka pidät itseäsi olevan), se on ollut valtava apu varmistettaessa, että olen realistinen ja odotukseni työpäivälleni. Lyhyesti sanottuna, olen rakastanut sitä.
Olen jopa ottanut tämän askeleen pidemmälle kirjoittamalla mukautetut aika-arvioni jokaisen tehtäväluetteloni tehtävän viereen. Jos lisään ne ja huomaan, että minulla on suunniteltu 12 tuntia työtä kahdeksan tunnin päiväksi? Tiedän, että jotkut asiat on siirrettävä huomenna.
Tässä on Scotty-periaatteen mahtava asia: Se on erittäin nopea ja kivuton toteuttaa, ja se säästää sinulta siitä täydellisen pettymyksen tunteelta, kun keskeneräinen tehtäväluettelo tuijottaa sinua takaisin klo 18.00. Lisäksi voit rehellisesti väittää, että Star Trek on menestyksen salaisuus (tai ainakin yksi heistä).
Kokeile sitä ja valmistaudu kääntämään työpäiväsi tunteen vähemmän kuin slacker ja enemmän kuin “ihmetyöläinen”.
