Elävien tapahtumien suunnittelu kuulostaa unelmalta - ruuan ja sisustuksen valitseminen, työskenteleminen monien ihmisten kanssa, päivien viettäminen viileissä paikoissa työpöydän takana. Mutta menestyminen tällä nopeatempoisella kentällä vaatii muutakin kuin vain rakkauden suuren puolueen järjestämisen - sinulla on oltava yksityiskohdat ja kyky käsitellä jatkuvia määräaikoja ja painostusta.
Istuimme kahden ammatillisen tapahtumasuunnittelijan kanssa (jotka kyllä, rakastavat työpaikkansa) oppiaksesi lisää siitä, mitä sisäänajoon tarvitaan.
Jennifer Carver
Toimitusjohtaja, University Events, Etelä-Kalifornian yliopisto
Miksi valitsit tämän kentän?
Tiesin, että en ikinä kyllästy! Minun oli löydettävä jotain, joka pitäisi minut varpaissani eikä olisi yksitoikkoinen. Halusin nopeatempoisen uran, jossa tekisin jotain erilaista joka päivä eikä takertuisin pöydän taakse 40 tuntia viikossa. Tapahtumasuunnittelun avulla voit työskennellä niin monenlaisissa projekteissa, eikä kukaan ole täsmälleen sama. Vaikka suunnittelisitkin vuosittaista tapahtumaa, on aina haaste jatkaa sen parantamista ja tehdä siitä entistä parempi kuin vuotta aiemmin.
Mitä halusit tehdä yliopistossa?
Yliopistossa olin koko kartalla. Tiesin, mitä en halunnut tehdä, mutta minulla oli vaikeuksia rajata tarkalleen sitä, mitä halusin tehdä. Minua kiinnosti niin monta eri aluetta. Yhdessä vaiheessa ajattelin mennä lainvalvontaan, keskustelin psykologiasta, PR: stä, markkinoinnista ja työskentelystä viihdeteollisuudessa. Viime kädessä päätin pääaineena joukkotiedotusvälineiden viestintä ja valtiotiede. Molemmat olivat hieman leveitä ja tunsin, että voin käyttää näitä taitoja huolimatta siitä, mitä päädyin tekemään. Halusin vain valmistautua, kun oikea tilaisuus esiteltiin. Onneksi strategiani toimi!
Mikä oli ensimmäinen työsi tällä alalla, ja kuinka lasit sen?
Ensimmäinen ”todellinen” työni yliopistosta poissa ollessani oli MGM Studios kuluttajatuotteiden ja markkinoinnin osastolla. Pidän itseäni erittäin onnekkaana purkaessani työpaikan studiossa niin varhain ammatillisen urani aikana. (Tämä oli tietysti noin kuuden kuukauden kuluttua osa-aikaisista töistä, mukaan lukien palveleminen ravintolassa, työskentely catering-yrityksessä ja jopa kahden viikon puhelinmyynti auttamaan laskujen maksamista!)
Sain sisään hakemalla olla studion temp-allas. Vaikka se ei aina ollut yhdenmukaista kokopäiväistä työtä, se antoi minulle mahdollisuuden tavata yrityksen yrityksiä, työskennellä eri osastoilla koko studiossa ja löytää alueita, joista nautin eniten. Kahden kuukauden lukuisten erilaisten tehtävien suorittamisen jälkeen minut asetettiin avustaja-asemaan väliaikaisesti ja palkattiin kokopäiväisesti noin kuukautta myöhemmin.
Vaikka tapahtumien ja kokousten suunnittelu oli vain pieni osa työtäni, olin myös alttiina messujen valmistelulle ja suunnittelulle. Halun tulla tapahtumasuunnittelijaksi kasvoi sieltä ja tiesin, että tähän suuntaan halusin ottaa urani. Työskentely MGM Studiossa oli hieno kokemus, ja kahden vuoden kuluttua Pepperdine University palkkasi minut tapahtumakoordinaattoriksi.
Mitä neuvoja voisit antaa jollekin alallesi?
Hanki kokemus missä vain voit. Löydä tapoja osallistua tapahtumasuunnitteluun, rakentaa ansioluettelo ja aloittaa portfolio. Vaikka työskentelisit aivan eri kentällä, voit tehdä vapaaehtoistyötä paikallisen voittoa tavoittelemattoman organisaation kanssa ja auttaa suunnittelemaan varainkeruutapahtumaa tai tarjoamaan apua koordinoimaan yrityksesi retkiä tai lomajuhlia. Kokemuksen saaminen antaa sinulle myös paremman näkemyksen tapahtuman suunnittelusta alusta loppuun ja varmista, että se on jotain mitä haluat tehdä. Se ei ole aina niin hohtavaa kuin miltä se näyttää ja siihen liittyy paljon paineita, mutta on uskomattoman palkitsevaa nähdä, että kova työsi toteutuu ja luo loistavan kokemuksen vieraillesi.
Elizabeth Conway
Pääomasijoitusyhtiön viestinnän ja tapahtumien johtaja sekä Conway Amling -strategioiden ja -tapahtumien perustaja
Miksi valitsit tämän kentän?
Aloitin työtä voittoa tavoittelemattoman organisaation viestintä- ja kehitysosastolla. Syksyllä 2008 talouden vuoksi organisaation piti vähentää henkilöstöä, mukaan lukien varainhankintatapahtumien henkilö. Joten otin vastuulle vuotuisen huutokaupan suunnittelun.
Olin pääni päällä, ja tapahtuma kesti paljon pitkiä tunteja ja kerjäämistä, mutta kun näin hämmästyttäviä tuloksia (pystyimme keräämään yli 100 000 dollaria stipendeille), olin koukussa. Ei haittaa, että olen kasvanut rehtorin talossa yksityisessä koulussa - perheelläni oli noin 20 tapahtumaa vuodessa talossamme varainhankinnan tai uusien vanhempien vastaanottamisen suhteen, joten tottuin verkottumaan, auttamaan ateriapalveluita ja järjestämällä tapahtumia hyvin varhaisessa iässä. Uraani tuntui luonnolliselta.
Mikä on ollut yllättävin asia työskentelemällä alaasi?
Käsitys siitä, että olen ”juhlosuunnittelija”. Aina kun kerron ihmisille mitä teen, heidän vastauksensa on aina sama: “Se on niin hauskaa, toivon, että minulla olisi työtä, jossa voisin vain mennä juhliin.” Valitettavasti se ei ole tapaus. Luulen, että olen voinut osallistua vain 50%: iin suunnitelluista tapahtumista - yleensä joko työskentelen check-in-taulukossa tai valvoin sitä. Yleensä olet niin kiireinen varmistamaan, että kaikilla muilla on hauskaa ja asiat kulkevat suunnitellusti niin, että sinulla ei ole mitään syötävää tai juotavaa, ennen kuin 10 minuuttia on kulunut, ja sitten on aika hajottaa tapahtuma.
Älä mene tälle kentälle, ellet ole henkilö, joka järjestää jokaisen onnellisen tunnin, suunnittelee jokaisen matkan ystävien kanssa, väri koordinoi kaappisi ja saa nautinnon tehtäväluettelon laatimisesta. Kyse ei ole pöytäliinojen ja kukien poimimisesta; se on myös paljon tietoa ja yksityiskohtia.
Mitä neuvoja voisit antaa jollekin alallesi?
On niin paljon hyväntekeväisyysjärjestöjä ja voittoa tavoittelemattomia järjestöjä, jotka tarvitsevat vapaaehtoisia tapahtumiinsa, ja vapaaehtoisena oleminen antaa sinulle arvokkaan kokemuksen. Nämä organisaatiot haluavat kerätä mahdollisimman paljon rahaa, joten he tarvitsevat alhaisen ylikuormituksen tapahtumien heittämisessä - ja paras tapa heille tehdä se on maksamatta henkilöstölle. Tapahtuman työskenteleminen riippumatta siitä, istuuko se check-in-pöydässä, hankitaan hiljaisia huutokaupan kohteita tai autetaan levittämään sanaa saadakseen osallistujia, on kaikki helppo kokemus, jos haluat työskennellä sen hyväksi. Lisäbonuksena on, että autat tekemään hyvää samanaikaisesti.
Mikä on erilainen palkkausprosessissa omalla alalla kuin muilla aloilla?
Yksi tämän alan eduista on, että omistat kokemuksen hankkimisesta. Useimmissa muissa ura-alueissa olet yrityksen armoilla palkata sinut auttamaan sinua kokemuksen saamisessa tai arvolla saada jatkotutkinto tai läpäistä tietty testi. Mutta jos pystyt käymään haastattelussa 10 tapahtumaa vyön alla - vaikka olisit palkaton vapaaehtoinen jokaisessa - olet askeleen edellä kilpailijoitasi.
